HRworks wurde anhand des fiktiven Unternehmens La trust-Oria GmbH einem ausführlichen Praxistest unterzogen. Das wachsende Unternehmen möchte seine nun komplexer werdenden Personalprozesse, vom Recruiting bis zum Offboarding, in einer umfangreichen All-in-One-Lösung abbilden:

HRworks aus Sicht der Administrator:innen

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Verringern Sie manuelle Eingaben bereits bei der Anlage neuer Mitarbeiter:innen

Der erste Schritt mit Ihrer neuen Personalverwaltungslösung ist in der Regel das Anlegen Ihrer Mitarbeiterdatenbank. Dafür bietet Ihnen HRworks zwei Möglichkeiten: Entweder, Sie führen einen Massenimport Ihrer Daten durch, oder Sie lassen alle Mitarbeiter:innen ihre Daten per Onboarding-Formular einpflegen. Dafür benötigen Sie nur die E-Mail-Adressen Ihres Teams; HRworks kümmert sich dank automatischer Einladungen um den Rest.

Neue Mitarbeiter:innen füllen den Personalfragebogen selbstständig aus

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Die Angaben des Formulars überträgt HRworks automatisch in die digitale Personalakte. Vor allem für Unternehmen mit vielen Angestellten und einer hohen Fluktuation ist es nützlich, die Datenerfassung auf diese Weise “outsourcen” zu können.

Da das fiktive Testunternehmen La trust-Oria viele Werkstudent:innen beschäftigt und die Belegschaft in jedem Semester wechselt, hat sich die Redaktion diese Funktion genauer angeschaut. Das Ergebnis: Die 15 Test-Fragebögen waren innerhalb kürzester Zeit vorbereitet und verschickt. Auch das Ausfüllen hat nur wenige Minuten beansprucht. So wird das HR-Team effektiv entlastet und das Team gleich von Beginn mit einbezogen.

HRworks prüft Angaben auf Gültigkeit

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Top: Sollten Ihre neuen Mitarbeiter:innen Tippfehler ins Formular eintragen, prüft HRworks relevante Angaben zur Bankverbindung oder Steuer-Identifikationsnummer. Im Test hat die Software bei absichtlich falsch eingetragenen Angaben zuverlässig reagiert und das neue Personal mittels roter Markierungen auf Fehler hingewiesen.

Die digitale Personalakte ist bis ins kleinste Detail strukturiert

Eine zentrale Verwaltung aller Informationen, die das Personal betreffen, erfolgt in HRworks in der digitalen Personalakte, die in mehrere thematische Reiter gegliedert ist:

• Zeitwirtschaft
• Reisemanagement
• Stammdaten
• Personalverwaltung
• Lohn und Gehalt

Durch diese Struktur verwalten Sie die Informationen nicht nur zentral an einem Ort, sondern auch thematisch geordnet — ähnlich wie in einer physischen Akte. Aufgrund der detaillierten Ansicht fällt die Navigation allerdings wesentlich leichter als bei Papierakten und die Suche nach bestimmten Einträgen oder Dokumenten nimmt weniger Zeit in Anspruch.

Die digitale Personalakte ist gut gegliedert

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Auf den ersten Blick wirkt die Ansicht zwar recht überladen, dafür können Sie das jeweilige Menü bei Bedarf einfach auf- oder zuklappen. Innerhalb der einzelnen Unterkategorien finden Sie weitere Menüpunkte vor.

Ein Beispiel: In den Personalstammdaten erhielt das Testunternehmen La trust-Oria Einblicke zu den Lohndaten, zur Stellenhistorie bzw. Karriere und zu einem Protokoll. Im Protokoll sind übersichtlich alle Änderungen hinterlegt, die andere Personen im Profil des Personals vorgenommen haben. So behalten Sie den Überblick über alle relevanten Daten und Änderungen.

Erfassen Sie Änderungen und Fehlerquellen auf einen Blick im Protokoll

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Legen Sie Dokumente gezielt in der Personalakte ab

Innerhalb der digitalen Personalakte finden Sie verschiedene Möglichkeiten, wie Sie Dokumente strukturiert ablegen können. HRworks bietet Ihnen dafür verschiedene Ordner, beispielsweise “Personalakteneinträge” für Zertifikate, den Arbeitsvertrag oder Bewerbungsunterlagen. Neue Dokumente fügen Sie einfach per Drag-and-Drop oder manuell hinzu und geben die entsprechende Kategorie (Leistungsbewertung, Zertifikat etc.) an.

Importieren Sie Dokumente nach entsprechenden Kategorien

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Andere Dokumente, etwa für das Gehalt oder Belege für die Reisekostenabrechnung, fügen Sie im PDF-Format einfach den vorgefertigten Kategorien hinzu. Zum Beispiel eine Entgeltabrechnung der Lohnbuchhaltung in den Ordner “Gehaltsdokumente”. Der Dokumenten-Upload hat im Test mit nur wenigen Klicks funktioniert. Bei Bedarf ist auch ein Export einzelner Dokumente möglich, ebenfalls im PDF-Format.

Tipp der Redaktion: HRworks verfügt auch über einen Arbeitszeugnis-Generator. Diesen finden Sie in der jeweiligen Personalakte. Sofern Ihnen bekannt ist, wann das Personal Ihr Unternehmen verlässt, können Sie die Erstellung sogar terminieren.

Das Organigramm ist kaum anpassbar

HRworks liefert ein digitales Organigramm Ihres Unternehmens, um Hierarchien und Verantwortlichkeiten übersichtlich darzustellen. Laut Anbieter können Sie in HRworks auch mehrere Abteilungen und sogar Zweigstellen grafisch abbilden.

Die Darstellung der Aufbauorganisation klappt nur mit Unterstützung des Support-Teams

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Bei La trust-Oria ist der Aufbau in Abteilungen untergliedert, wie HR für Aufgaben im Personalwesen sowie IT oder Vertrieb. Schade: Im Test war eine entsprechende Abbildung allerdings nicht möglich. Selbst die Recherche in der Wissensdatenbank hat die Redaktion an dieser Stelle nicht weitergebracht.

Verwalten Sie bequem Rollen und Zugriffsrechte für Ihre Mitarbeiter:innen

Damit Ihre Fach- und Führungskräfte in Leitungspositionen entsprechend handeln können, haben Sie die Möglichkeit, die Rollenverwaltung und Zuweisung von Rechten direkt im Profil der Mitarbeiter:innen vorzunehmen. Die Funktion eignet sich besonders für Führungskräfte, die ein Team leiten und beispielsweise selbst Projekte anlegen oder ein Mitspracherecht bei der Personalauswahl haben sollen.

Legen Sie Rollen und Rechte direkt im Mitarbeiter-Profil fest

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Die Rechteverwaltung ist in HRworks sehr feinporig und erlaubt eine detaillierte Zuweisung auf Basis Ihrer individuellen Prozesse. Auch im trusted-Test profitierte das Testunternehmen davon und konnte mit nur wenigen Klicks Zugriffsrechte sowie Admin-Rollen zuweisen. So wurde definiert, dass Vertriebsleiter:innen eigene Projekte im System anlegen und Aufgaben verteilen dürfen.

Begrenzte Kommunikationsmöglichkeiten in der HR-Software

HRworks bietet Ihnen diverse Wege an, um mit Ihren Mitarbeiter:innen zu kommunizieren. Etwa ein internes E-Mail-Tool, in Outlook- oder iCal/Google Calendar planbare Mitarbeitergespräche oder Mitteilungen an Abteilungen. Hier profitieren besonders Unternehmen mit mehreren Standorten von einer zentralen Kommunikation.

Teilen Sie sich via Mails oder Mitteilungen im Unternehmen mit

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Schade: Während im Test die E-Mail-Funktion schnell gefunden war, musste die Redaktion erneut einen Blick in das Helpcenter werfen, um Mitteilungen für den internen Newsletter zu erstellen. Selbst nach längerer Suche hat die Redaktion die Funktion nicht wie im Artikel beschrieben gefunden. Auch eine Chat-Funktion, um sich direkt mit Mitarbeiter:innen und Vorgesetzten auszutauschen, hat HRworks nicht im Gepäck.

Bei der Teamverwaltung hat HRworks Nachholbedarf

Besonders für projektbasierte Unternehmen ist die Teambildung ein geeignetes Instrument, um Ziele zu erreichen. Hier hapert es in HRworks. Verantwortliche haben zwar die Möglichkeit, ihr Team in gewisser Hinsicht zu verwalten, etwa durch die Genehmigung von Anträgen. Im Test waren bereits alle Organisationseinheiten einer Person untergeordnet und eine eigene Teambildung, beispielsweise für Projekte, war nicht möglich.

Die Teamverwaltung war im Test nicht möglich

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Fazit: Der detaillierten Personalverwaltung mangelt es an Team-Features

HRworks bietet Ihnen als Administrator:in viele übersichtliche und zeitsparende Möglichkeiten für die Personalverwaltung. Nennenswert ist beispielsweise das gelungene Onboarding-Formular, mit dem zukünftige Mitarbeiter:innen Personalangaben einfach selbst ausfüllen. Auch das Dokumentenmanagement mit anpassbaren Vorlagen, Ablagemöglichkeiten oder dem Arbeitszeugnisgenerator ist gut umgesetzt.

Trotz der guten Verwaltungsmöglichkeiten für einzelne Angestellte fehlt es der Software allerdings an direkten Kommunikationsmöglichkeiten, wie Sie sie z.B. in rexx vorfinden. Ein direkter Chat wäre eine schöne Ergänzung. Auch schade: Während des Tests ist der Redaktion keine Option für die Teamverwaltung oder Gruppenbildung aufgefallen. Hier gehen Tools wie Factorial mit gutem Beispiel voran.

Die Verwaltungsfunktionen von HRworks im Überblick

• Massenimport: Mit HRworks nehmen Sie Mitarbeiter:innen massenhaft ins System auf
• Onboarding-Formular: Neue Kolleg:innen ergänzen Angaben auch ohne Zugriff auf die Software mit dem Onboarding-Formular
• Umfangreiche Personalakte: Verwalten Sie Angaben und Dokumente strukturiert und verfolgen dabei Änderungen im Protokoll
• Dokumenten-Im- und -Export: Importieren Sie Dokumente mithilfe von Kategorien gezielt in die Software oder laden Sie diese bei Bedarf herunter
• Individuelle Rollen und Zugriffsrechte: Vergeben Sie spezifische Zugriffsrechte an Ihre Mitarbeiter:innen und legen Sie Rollen für Führungskräfte fest
• Organigramm: Bilden Sie Ihre Organisation in Zusammenarbeit mit HRworks in der Software ab
• E-Mails: Senden Sie E-Mails direkt aus der Software heraus an Ihre Mitarbeiter:innen

Den Personalbedarf ermitteln Sie mit HRworks noch manuell

Personaler:innen in größeren Unternehmen müssen bei der Ermittlung des Personalbedarfs mit HRworks in den sauren Apfel beißen, denn: Die Software unterstützt Sie unzureichend mit spezifischen Kennzahlen zur Fluktuation oder kommenden Austritten. Immerhin stellt Ihnen das Tool Abwesenheitsberichte zur Verfügung, mit denen Sie den Ersatzbedarf ermitteln können. Hier sollte HRworks nachbessern.

HRworks versorgt Sie kaum mit Auswertungen zur Personalplanung

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Multiposting? Fehlanzeige

Um vielversprechende Kandidat:innen auf Ihr Unternehmen aufmerksam zu machen, bietet HRworks nur limitierte Optionen. Sie können zwar mit nur wenigen Klicks individuelle Stellenanzeigen erstellen, allerdings veröffentlichen Sie diese lediglich auf Ihrem hauseigenen Karriereportal. Eine Multiposting-Funktion gibt es nur mit der Schnittstelle zum E-Recruiting Anbieter softgarden. Durch die kostenpflichtige Erweiterung stehen Ihnen über 300 verschiedene Jobportale zur Verfügung, was im aktuellen Test aber noch relativ gering ist.

Verwenden Sie die generierten Links für Ihre Recruiting-Portale

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Stattdessen erhalten Sie über die Software Verlinkungen zu Ihrem anpassbaren Bewerbungsformular. Das ist schade, denn Recruiter:innen müssen hier mehr Zeit investieren, um Stellenanzeigen und das Bewerbungsformular auf den gewünschten Plattformen zu verbreiten. Ihre Stellenanzeigen sind zwar für Google for Jobs optimiert, andere Kanäle wie Xing, LinkedIn oder Monster deckt die Software aber nicht ab.

Erstellen Sie auch ohne Vorkenntnisse eine ansprechende Karriereseite

Ob schrill und bunt oder clean und dezent — HRworks bietet Ihnen eine anpassbare Karriereseite. Dabei wählen Sie aus diversen Schriftarten von Google Font und wählen Farben per Skala oder Hexa-Code für Hintergründe, Schriften und Buttons, ganz Ihrem Corporate Design entsprechend. Top: Selbst Anfänger:innen im Webdesign erstellen so ganz ohne Vorkenntnisse in HTML oder CSS ein ansprechendes Stellenportal.

HRworks bietet Ihnen ein anpassbares Stellenportal

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HRworks punktet hier in Sachen Anpassbarkeit und Kreativität. Von individuellen Header-Bildern über Textfarbe, -Art oder -Größe bis hin zu individuell gestaltbaren Texten über Ihr Unternehmen oder Ihr Leitbild – die Software bietet vielerlei Möglichkeiten und lässt kaum Wünsche offen.

Mit diesen Features unterstützt Sie HRworks bei der Personalauswahl

Im Test zeigt HRworks eine solide Auswahl an Tools, die Sie bei der Wahl der besten Kandidat:innen im Bewerbungs-, beziehungsweise Auswahlprozess unterstützen. Beispielsweise sehen Sie in der “Bewerberübersicht”, in welcher Phase sich Bewerber:innen befinden. Per Drag-and-Drop können Sie einzelne Kandidat:innen in die nächste Phase verschieben, beispielsweise, wenn Sie die Person zum Interview einladen möchten.

Verschieben Sie Bewerber:innen bequem in die nächste Phase

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Darüber hinaus bietet Ihnen HRworks die Möglichkeit, Interview-Einladungen via E-Mail aus der Software heraus an Bewerber:innen zu versenden oder positive sowie negative Kommentare als Bewertung zu hinterlassen. Praktisch: Durch die Einbindung von Google Maps sehen Sie auf einen Blick, welche Distanz Bewerber:innen von ihrem Wohnort zu Ihrem Standort zurücklegen müssen und ob ein Umzug notwendig wäre.

HRworks zeigt Ihnen die Distanz zwischen Wohn- und Standort

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In Sachen Onboarding hat HRworks nur wenig zu bieten

Unternehmen, die ihren neuen Mitarbeiter:innen einen strukturierten Start mit gelungenen Onboarding-Prozessen bieten wollen, kommen mit HRworks nicht weit. Abgesehen vom praktischen Onboarding-Formular für die Datenerfassungen hat die Software leider nichts zu bieten, womit Sie einzelne Prozessschritte abbilden oder sogar automatisieren können. Hier sollte HRworks unbedingt nachbessern!

Fazit: Im Recruiting ist HRworks noch ausbaufähig

Insgesamt zeigt HRworks eher durchwachsene Recruiting-Features. Die fehlende Multiposting-Schnittstelle ist im Vergleich zu den anderen Tools ein No-Go; so gut wie alle anderen Tools decken wenigstens eine Handvoll Recruiting-Kanäle ab, über die Sie Ihre Anzeigen automatisch ausspielen können. Während beispielsweise Personio mindestens 800 Job-Portale bietet, streuen Sie Ihre Stellenanzeigen mit HRworks mühsam per Hand.

Nicht nur das Multiposting ist in HRworks Mangelware. Der Software fehlt es zudem an On- sowie Offboardingprozessen. Beispielsweise in Kenjo oder Factorial finden Sie dagegen anpassbare Onboardingvorlagen. Eine ansprechende Karriereseite gelingt dafür in HRworks gegen Aufpreis und ohne Vorkenntnisse, diese ist in Anbetracht der groben Mängel aber nur ein kleiner Trost. Wenn Sie auf eine hohe Reichweite Ihrer Stellenanzeigen verzichten können, werden Sie mit HRworks glücklich.

Die Recruiting-Funktionen von HRworks im Überblick

• Abwesenheitsberichte: Finden Sie mit Berichten über Fehlzeiten heraus, welcher Ersatzbedarf in welcher Abteilung vorherrscht
• Individuelle Stellenanzeigen: Passen Sie Textart und Farben Ihrer Stellenausschreibungen an Ihre Corporate Identity an
• Link zum Bewerbungsformular: Hinterlegen Sie den Link zum Bewerbungsformular in Ihren Stellenausschreibungen für andere Kanäle
• Ansprechende Karriereseite: Sie bestimmen das Design Ihrer Karriereseite, auch ohne Kenntnisse in HTML oder CSS
• Bewerbungsphasen: Verschieben Sie Ihre Kandidat:innen je nach To-Do in die nächste Phase des Bewerbungsprozesses
• Bewertungen: Bewerten Sie Kandidat:innen mit positiven oder negativen Kommentaren
• Versenden Sie Interview-Einladungen: Planen Sie Gespräche bereits in der Software und laden Sie Bewerber:innen ohne externes Tool zum Interview ein
• Arbeitsvertrag-Generator: Erstellen Sie im Nu Arbeitsverträge für neue Mitarbeiter:innen mithilfe von Textbausteinen

Legen Sie Intervalle für Mitarbeitergespräche fest

Wenn es um die Terminierung von Mitarbeitergesprächen geht, richtet sich HRworks nach Ihren Bedürfnissen. In der Software legen Sie fest, ob Sie das Gespräch einmal, zweimal oder mehrmals jährlich führen möchten. Leider ist die Einstellung nicht für unterschiedliche Mitarbeiter:innen möglich, beispielsweise für neue Angestellte oder Auszubildende, die regelmäßige Feedbackgespräche mit kürzeren Intervallen benötigen.

Planen Sie Mitarbeitergespräche in regelmäßigen Abständen

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Dafür top: Sie können mit Ihren Teammitgliedern auch individuelle Gesprächstermine vereinbaren, unabhängig vom Beurteilungsgespräch. Das funktioniert auch andersherum seitens Ihrer Mitarbeiter:innen, sofern Sie die Berechtigung erteilt haben. Für das Testunternehmen war diese Funktion besonders praktisch, da eine regelmäßige Gesprächs- und Feedbackkultur von der Software unterstützt werden soll.

HRworks bietet ein durchdachtes Skill-Management

Sofern Sie die Berechtigung dazu haben, können Sie in HRworks relevante Skills bzw. Fähigkeiten definieren und Ihre Mitarbeiter:innen als Führungskraft entsprechend bewerten. Als Führungskraft sehen Sie auch die Skill-Entwicklungen gegenüber vergangenen Zeiträumen, die in der modernen Flow-Oberfläche gut ausgearbeitet sind. Im Rahmen der Personalentwicklung sehen Sie genau, wo Entwicklungsbedarf besteht.

Durch grafische Aufbereitungen erkennen Sie Entwicklungspotenziale auf einen Blick

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Fazit: Ihre Optionen für die Personalentwicklung sind rar

Für die Personalentwicklung hat HRworks für Sie nur die nötigsten Funktionen im Gepäck. Während das 360-Grad-Feedback oder ausgeprägte Entwicklungsmöglichkeiten für Talente in allen anderen Tools selbstverständlich wirken, beschränkt sich HRworks auf das altbekannte Mitarbeitergespräch.

Das ansprechende Skill-Management ist im Test nur ein kleiner Trost, denn sonst hat die Software im Performance-Bereich nichts zu bieten. Sehr viel umfangreicher gestaltet sich die Personalentwicklung mit Kenjo, rexx und Co. Dort finden Sie zum Beispiel auch Zielsetzungen, Kompetenzmessungen und verschiedene Feedback-Arten. Kleinen Unternehmen mit spontanen Feedback-Prozessen genügt der begrenzte Funktionsumfang jedoch.

Die Funktionen von HRworks für die Personalentwicklung im Überblick

• Planbare Mitarbeitergespräche: Legen Sie Intervalle für regelmäßige Gespräche fest
• Skill-Management: Vergleichen Sie die Skills aus den Leistungsbeurteilungen der Vergangenheit

Der Teamkalender enthält Dienstreisen, Feiertage und mehr

Als Führungskraft mit Teamverantwortung profitieren Sie von HRworks’ übersichtlichen Teamkalender, der Sie über Abwesenheiten, wichtige Termine, Feiertage oder Dienstreisen Ihrer Mitarbeiter:innen informiert. Gut gelungen ist, dass Sie zwischen zwei Ansichten wechseln können. Einerseits erhalten Sie die Ansicht des aktuellen Monats und andererseits die Planung der nächsten vier Wochen (etwa ab Monatsmitte) im Voraus.

Behalten Sie den Überblick über Abwesenheiten Ihrer Teammitglieder

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Da die La trust-Oria Vertriebsmitarbeiter:innen im Außendienst beschäftigt, war diese Funktion für die Planung von Außer-Haus-Terminen besonders praktisch. Beratungsunternehmen und andere mobile Teams haben dadurch den Vorteil, dass sie wichtige Kundentermine gut im Voraus planen können.

Individuelle Arbeitspläne, aber keine Schichtplanung

Für unterschiedliche Arbeitszeitmodelle können Sie in HRworks passende Arbeitspläne mit nur wenigen Handgriffen erstellen. Im Test konnte die Redaktion so ein Vollzeit-Modell von Montag bis Freitag als Standard setzen, für Werkstudent:innen allerdings auch individuelle Arbeitszeitmodelle einstellen. So bleiben Sie flexibel, können gleichzeitig aber auch auf einen vordefinierten “Normalfall” zurückgreifen.

Legen Sie individuelle Arbeitspläne fest

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Schade: Eine Schichtplanung oder explizite Überstundenverwaltung besitzt die Software nicht. Stattdessen können Sie durch eigene Abwesenheitsregelungen den Überstundenausgleich als Abwesenheits-Modell festlegen.

Mitarbeiter:innen erfassen Zeiten, Dienstreisen, Projekte und Spesen

Arbeitszeiten lassen sich in HRworks mit nur wenigen Klicks erfassen. Ihre Mitarbeiter:innen pflegen ihre jeweiligen Zeiten selbst im Self-Service und können dabei beispielsweise auch einstellen, ob die Zeiten direkt auf ein spezifisches Projekt oder beispielsweise auf eine Dienstreise tracken wollen.

Gelungen: Mit dem ausgeklügelten Reisemanagement von HRworks erfassen Ihre Mitarbeiter:innen nicht nur die zurückgelegte Strecke bei Dienstreisen. Ihre Angestellten laden Belege direkt ins System und stellen Anträge für Reisekostenerstattungen. Gestellte Erstattungsanträge für Reisekosten landen wieder bei Ihnen übersichtlich im Dashboard. Von dort müssen Sie nur noch die Genehmigung erteilen, das klappt sogar per E-Mail.

Im Reisekostenmanagement ist HRworks ganz vorn mit dabei

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Erkennen Sie Absentismus frühzeitig mit dem Bradford-Faktor

Sind die richtigen Einstellungen in HRworks erst einmal vorgenommen, müssen Sie nicht erst tiefgehende Analysen vornehmen, um Absentismus in Ihren Abteilungen zu erkennen. Mit dem sogenannten Bradford-Faktor zeigt Ihnen die Software an, ob Mitarbeiter:innen häufig unentschuldigt für kurze Zeit fehlen. Ist die Punktzahl besonders hoch, besteht für Sie dringender Handlungsbedarf.

Ein hoher Bradford-Faktor kann ein Hinweis auf Absentismus sein

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In der la trust-Oria zeigte eine Mitarbeiterin einen besonders hohen Score von 750. Besonders freitags häufen sich die Fehlzeiten (in diesem Fall 20 Prozent). Die vorgesetzte Führungskraft kann sich nun mit der Personalabteilung über weitere Maßnahmen beraten.

Fazit: Viele Anpassungen mit einem schönen Extra

HRworks stellt Ihnen eine ganze Reihe an Anpassungsmöglichkeiten für An- und Abwesenheiten bereit. Innerhalb der Einstellungen legen Sie neue Arbeitszeitkontingente fest und bestimmen, ob Dienstreisen und Projekte von Ihren Mitarbeiter:innen erfasst werden sollen. Besonders mobile Teams profitieren von diesen Funktionen, während Schichtbetriebe wegen der fehlenden Schichtplanung mit Factorial glücklicher werden.

Von der automatischen Berechnung des Bradford-Faktors war die Redaktion positiv überrascht, denn dieses Feature zeigte bislang keine andere Software in der Testreihe.

Die Zeitmanagement-Funktionen von HRworks im Überblick

• Zeiterfassung mit einem Klick: Ihre Mitarbeiter:innen stempeln bequem mit nur einem Klick ein
• Übersichtlicher Kalender: Mithilfe des übersichtlichen Teamkalenders planen Sie bis zu vier Wochen in die Zukunft
• Individuelle Arbeitsmodelle: Legen Sie für Werkstudent:innen, Freelancer und mehr personalisierte Arbeitszeitmodelle fest
• Zeiterfassung mit Terminal: Das Stempeln klappt auch am webbasierten Terminal mit Tablet und Co.
• Bradford-Faktor: Erkennen Sie es sofort, wenn jemand aus Ihrer Abteilung häufig für kurze Zeit fehlt

Erstellen Sie Entgeltabrechnungen manuell oder automatisch

Mit den Funktionen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung von HRworks haben Sie zwei verschiedene Möglichkeiten, um Entgeltabrechnungen vorzunehmen. Erstens: Sie erstellen Lohnberichte und lassen diese Ihrem Steuerbüro zukommen. Die fertigen Entgeltabrechnungen verteilen Sie via HRworks direkt an Ihre Mitarbeiter:innen.

Die Erstellung von Abrechnungs-Dokumenten ist nicht intuitiv

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Alternativ nutzen Sie die DATEV-Schnittstelle, die in HRworks bereits integriert ist. Dadurch sendet HRworks relevante Daten für die Abrechnung direkt an die DATEV-Cloud. Sind die Abrechnungen vom Steuerbüro freigegeben, sendet die Cloud die Entgeltabrechnung automatisch an Ihre Mitarbeiter:innen zurück.

Unternehmen sollten nach Möglichkeit auf die zweite Option zurückgreifen, da erstere im trusted-Test nur dürftig funktionierte. Selbst nach einer langen Recherche in der Wissensdatenbank des Anbieters konnte die trusted-Redaktion nicht alle wichtigen Daten selbstständig in der Tabelle sammeln. Diese war zudem teilweise mit Dopplungen versehen, was ebenfalls ärgerlich sein kann.

Legen Sie einmalige und wiederkehrende Zahlungen fest

Wiederkehrende Zahlungen (wie monatliche Gehälter) sowie einmalige Boni (wie das 13. Monatsgehalt) können Sie in der Software unkompliziert verwalten. HRworks überrascht dabei mit einem kleinen Extra; dem Jahresgehalts-Assistenten. Haben Sie mit Mitarbeiter:innen beispielsweise ein Jahresgehalt vereinbart, rechnet Ihnen der Assistent die monatliche Vergütung automatisch aus.

Passen Sie einmalige oder wiederkehrende Zahlungen an

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Für das Testunternehmen war es dank dieser Funktion sehr einfach, neben Fixgehältern auch Provisionen für die Mitarbeiter:innen im Vertrieb zu definieren.

Fazit: In Sachen Entgeltabrechnung kann HRworks noch etwas lernen

HRworks bietet Ihnen zwar die Möglichkeit, Entgeltabrechnungen durchzuführen. Diese sind aber größtenteils unverständlich und unhandlich gelöst. Erst mit einem Blick in das Helpcenter und durch Unterstützung eines Video-Tutorials war es der Redaktion möglich, eine Lohnabrechnungstabelle zu erhalten. Dafür nett: Mit dem Jahresgehalts-Assistenten benötigen Sie immerhin keinen Taschenrechner.

Mit etwas Übung kann HRworks durchaus ein Gewinn für kleine Unternehmen sein, die ihre Gehaltsabrechnung digital durchführen wollen. Gerade in Hinblick auf Komfort-Features wie eine Vorschaufunktion oder einfache Exporte von Lohn- und Gehaltsdaten sind Tools wie Personio oder rexx besser und übersichtlicher aufgestellt.

Die Funktionen von HRworks für die Lohn- und Gehaltsabrechnung im Überblick

• Vorbereitende Entgeltabrechnung: Erstellen Sie Berichte für Ihre Lohnbuchhaltung oder Ihre Steuerberater:innen mit den wichtigsten Abrechnungsdaten
• Vergütungsarten: Legen Sie einmalige Vergütungen wie Boni oder Provisionen fest oder wiederkehrende wie das 13. Monatsgehalt
• Automatische Lohndokumente: Dank der intelligenten DATEV-Schnittstelle erhalten Ihre Mitarbeiter:innen Abrechnungsdokumente automatisch
• Jahresgehalts-Assistent: Geben Sie das vereinbarte Jahresgehalt in einer kurzen Maske ein, um das fällige Monatsgehalt zu erhalten

Administrator:innen erhalten thematische Auswertungen

Um gezielte Auswertungen zu Ihren Personalkennzahlen zu erhalten, unterstützt Sie HRworks mit Berichten. Als Administrator:in finden Sie diese in der Software aber nicht an einer zentralen Stelle. Stattdessen beziehen sich die Reportings auf die vorgegebene Struktur der HR-Suite. So erhalten Sie beispielsweise Abwesenheitsauswertungen im Abschnitt Abwesenheiten, Entgelt-Kennzahlen im Gehaltsbereich und so weiter.

Erstellen Sie Berichte in verschiedenen Formaten

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Sie haben in den jeweiligen Berichten die Möglichkeit, Auswertungen zu einzelnen Personen (auch als Vergleich zwischen Ihrem Personal) oder zu einzelnen Organisationseinheiten zu erstellen. Das ist für Sie besonders praktisch, wenn Sie beispielsweise die Gehaltsentwicklung der Abteilungen Ihrer Zweigstellen betrachten möchten. Die jeweiligen Berichte exportieren Sie daraufhin im XML-, HTML- oder im PDF-Format.

Führungskräfte erstellen Reportings mit der Flow-Oberfläche

Während Administrator:innen auf dezentrale Berichte in HRworks zurückgreifen müssen, stehen Auswertungen für Führungskräfte an einer zentralen Stelle zur Verfügung. Mittels Filterfunktionen können Sie die einzelnen Berichte, etwa zu Reisekosten, An- oder Abwesenheiten, weiter verfeinern.

Die moderne Flow-Oberfläche wäre auch für Administrator:innen praktisch

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Im Test konnte die Teamleitung schnell Berichte erstellen und das mit nur wenigen Handgriffen. Führungskräfte sparen hier besonders viel Zeit dank der intuitiven Oberfläche. Für Administrator:innen wäre eine ähnliche Berichtsverwaltung wünschenswert gewesen.

Fazit: Administrator:innen benötigen mehr Zeit für die Erstellung von Reportings

Als Personalmanager:in sollten Sie mühelos Auswertungen zu spezifischen Kennzahlen Ihres Personals erstellen können, um entsprechende Maßnahmen abzuleiten. Beispielsweise zur Fluktuationsrate oder Abwesenheiten. HRworks stellt sich hier zumindest aus administrativer Sicht etwas quer, denn die passenden Reportings sind fest in die Struktur der Software eingebunden. Dadurch suchen Sie länger, bis Sie die richtigen Berichte entdeckt haben.

Teamleads hingegen erstellen Reportings aus einer zentralen Stelle der Flow-Oberfläche heraus. Eine solche zentrale Verwaltung, wie Sie sie auch in anderen HR-Lösungen wie Freshteam oder Personio vorfinden, wäre auch für Administrator:innen praktisch. So müssten Sie nicht zwischen einzelnen Menüpunkten hin und her wechseln, sondern hätten alle wichtigen Daten an einem Ort gebündelt.

Die Analyse- und Berichtsfunktionen von HRworks im Überblick

• Anpassbare Berichte: Erstellen Sie Auswertungen zu einzelnen Personen oder zur ganzen Organisation
• Zentrale und dezentrale Erstellung: Je nach Rolle finden Sie Berichte an unterschiedlichen Orten im System vor

Ein umfangreicher Employee-Self-Service

Ihre Mitarbeiter:innen können mit entsprechenden Berechtigungen weitgehend selbstständig in HRworks agieren. Beispielsweise können Sie eigene Zeiten eintragen, Stammdaten ändern, Lohn- und Gehaltsdaten einsehen und mehr:

• Abwesenheiten beantragen
• Reisekosten-Abrechnungen einreichen
• Spesenbelege ins System laden
• Arbeitsmittel beantragen
• Steuererklärungs-Daten einsehen

Für viele Arbeitnehmer:innen ist Letzteres besonders spannend. Im eigenen Profil erhalten Ihre Angestellten Zugriff auf relevante Steuererklärungs-Daten, beispielsweise für die Kilometerpauschale oder für Reisekosten zur Vorlage beim Finanzamt. Diese können Ihre Mitarbeiter:innen mit nur einem Klick im PDF-Format exportieren und zur Vorlage ausdrucken.

Der umfangreiche Self-Service ist intuitiv

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Der durchdachte Self-Service lohnt sich aber nicht nur für Ihre Mitarbeiter:innen. Da Ihre Angestellten selbstständig Änderungen ihrer Personaldaten vornehmen, sorgen sie selbst für die Aktualität der Personalakte. So müssen Sie Ihrem Personal nicht hinterherlaufen und teilen die Verantwortung mit ihnen.

Zudem steigert der Employee-Self-Service die Transparenz. Das hat den Vorteil, dass Ihre Mitarbeiter:innen nicht alle Informationen erst bei Ihnen erfragen müssen. Auf diese Weise erhalten Sie mehr Freiraum für wichtige Fragen und Themen im Personalmanagement.

Fazit: Im Self-Service zeigt HRworks seine Stärken

Obwohl Ihre Mitarbeiter:innen einen umfangreichen Self-Service vorfinden, verläuft die Navigation schnell und intuitiv. Besonders praktisch ist, dass Ihre Mitarbeiter:innen selbstständig auf Daten zugreifen können, die für die Steuererklärung relevant sind. Dadurch ersparen Sie sich gerade in größeren Unternehmen häufige Nachfragen zum Stichtag.

Die Self-Service-Funktionen von HRworks im Überblick

• Selbstständige Anträge: Ihre Mitarbeiter:innen stellen Urlaubs-, Abwesenheits- oder Spesenabrechnungs-Anträge
• Eigenständige Datenänderung: Die Änderung von Kontakt-, Bank- oder Adressdaten nehmen Ihre Angestellten selbst vor
• Beleg-Upload: Belege zu Reisekosten können Ihre Mitarbeiter:innen auch mobil ins System laden
• Steuererklärungs-Daten: Relevante Daten für die Steuererklärung müssen Ihre Angestellten nicht bei Ihnen anfragen

Was kostet HRworks?

Anders als andere Softwares dieser Kategorie bietet HRworks weder Tarife noch einen modularen Aufbau in der Preisgestaltung an. In diesem Fall zahlen Sie eine Lizenzgebühr in Höhe von 9,90 € für jeden User bei mindestens 20 Usern im Monat. Hinzu kommt eine gestaffelte Grundgebühr, die sich an der integrierten Nutzerzahl orientiert. Bei Bedarf buchen Sie als Add-on die digitale Signatur bequem mit hinzu. Sie können die Software auch kostenfrei mit einer Demo-Version 30 Tage lang testen.

Die Preisgestaltung von HRworks

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Mit 9,90 Euro pro User und der Grundgebühr als zusätzlichen Kostenfaktor steht HRworks im Vergleich auf einer ähnlichen Stufe wie perbit oder Factorial und bewegt sich damit im Mittelfeld. Generell zeigt HRworks mit seinen vielen Features ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis für kleine bis mittlere Unternehmen. Mehr Details zur Preisgestaltung finden Sie in unserer Kostenübersicht:

Wie benutzerfreundlich ist HRworks?

Das Alter der Software ist HRworks als Administrator:in auf jeden Fall anzumerken. Dafür ist das Tool bemerkenswert strukturiert, aber nicht in jedem Bereich intuitiv. Die optionale Schulung ist zumindest für Administrator:innen zu empfehlen, um den kompletten Funktionsumfang des Tools voll auszuschöpfen. Dagegen gestaltet sich die Flow-Oberfläche für Führungskräfte und Mitarbeiter:innen sehr viel moderner und benutzerfreundlicher.

Die Oberfläche von HRworks aus administrativer Sicht

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Wie sicher ist HRworks?

Die Software der HRworks GmbH wird von AWS (Amazon Web Services) gehostet. Der Standort der Server liegt in Irland. Die Server sind nach den Normen ISO/IEC 27001 und 27018 zertifiziert. Bei der Übertragung Ihrer Daten setzt der Anbieter auf eine SSL-Verschlüsselung. Während der Anwendung profitieren Sie von einer spezifischen Rollenverteilung für Ihre Mitarbeiter:innen sowie von der Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Welchen Kundenservice bietet HRworks?

Damit Sie sich in HRworks besser zurechtfinden, unterstützt Sie der Hersteller mit unterschiedlichen Hilfsangeboten. Während der Anwendung können Sie beispielsweise auf das Helpcenter zugreifen, worin Sie nicht nur Beschreibungen in Textform, sondern auch Video-Tutorials der Experten finden. Neben Anfragen via Ticket, die Sie aus der Software heraus stellen können, bietet HRworks auch einen Telefon-Support. Den kompetenten Support erreichen Sie von Montag bis Freitag zwischen 08:00 Uhr und 17:00 Uhr.

So sehen die Bewertungen anderer User aus

Andere User, die bereits Erfahrungen mit der Software gemacht haben, loben die vielfältigen HR-Funktionen. Das Produkt überzeugt auch andere Nutzer:innen mit dem All-in-One-Prinzip. Andere Anwender:innen kritisieren, dass die Flow-Oberfläche im Gegensatz zur Admin-Ansicht nicht umfangreich genug ist.