Für einen ausführlichen Freshteam-Test wurde das fiktive Testunternehmen la trust-Oria GmbH herangezogen. Das Unternehmen möchte seine komplexer werdenden HR-Prozesse in einer unkomplizierten, aber umfangreichen HR-Software abbilden. Wie gut das mit Freshteam klappt, hat trusted für Sie in diesem Testbericht festgehalten:

Der Aufbau der digitalen Personalakte von Freshteam

Screenshot: trusted.de

Quelle: freshteam.com

Importieren Sie Ihr Personal lieber einzeln, statt massenhaft

Der erste Schritt, um Ihr Personalmanagement digital abzubilden, ist in der Regel der Aufbau einer Datenbank mit den Daten Ihrer Mitarbeiter:innen. Der Massenimport stellt dabei insbesondere für mittlere bis große Unternehmen eine gute Lösung dar, um digitale Personalakten in kurzer Zeit anzulegen. Auch mit Freshteam nehmen Sie entweder einzelne oder mehrere Angestellte gleichzeitig in die Software auf, zumindest in der Theorie.

Wählen Sie aus zwei Vorlagen für den Massenimport

Screenshot: trusted.de

Quelle: freshteam.com

Freshteam bietet Ihnen hierfür zwei Vorlagen im CSV-Format an; eine Schnell-Vorlage, mit der Sie lediglich den Vor- und Nachnamen sowie die E-Mail-Adresse benötigen, oder eine umfangreiche Variante mit ausführlichen Angaben zur Person und zum Arbeitsverhältnis.

Im Test wurde der Massenimport für vier Mitarbeiter:innen in beiden Varianten mehrmals durchgeführt, leider ohne Erfolg. Die Test-Redaktion erhielt lediglich eine Fehlermeldung. Da der Massenimport allerdings der Vorlage und Beschreibung entsprechend durchgeführt wurde, ließ sich die Fehlerquelle nicht ermitteln.

Der Massenimport hat im Test nicht funktioniert

Screenshot: trusted.de

Quelle: freshteam.com

Die Anlage einzelner Angestellter klappte dagegen reibungslos. Dafür müssen Sie ebenfalls nur den Namen sowie die E-Mail-Adresse angeben, woraufhin Freshteam eine Einladung zur Nutzung der Software an das Personal versendet. Ihre Angestellten füllen ihre persönlichen Angaben daraufhin selbstständig aus. Ein Mehraufwand entsteht dabei trotzdem, denn organisatorische Details wie Vertragsinformationen müssen Sie händisch nachtragen.

Tipp der Redaktion: Damit Sie Ihre Mitarbeiter:innen nicht doppelt erfassen müssen, stellt Ihnen Freshteam Schnittstellen zu G-Suite-Directory sowie Office-365-Directory zur Verfügung. Als Administrator:in können Sie die Integration selbst vornehmen und sparen dadurch noch mehr Zeit beim Anlegen Ihrer Mitarbeiter:innen.

Ergänzen Sie die Personalakte um für Sie relevante Informationen

Die digitale Personalakte von Freshteam ist sehr übersichtlich aufgebaut. Dort finden Sie neben persönlichen auch Vertrags- sowie Gehaltsinformationen vor, können Angaben zu Abwesenheiten einsehen, leistungsbezogene Boni wie Provisionen eintragen und Dokumente ablegen. Darüber hinaus ist es möglich, dass Sie Ihren Bildungsstand in Ihrem Profil hinterlegen.

Wenn Ihre Angestellten am Erfolg Ihrer Kapitalgesellschaft beteiligt sind, können Sie die entsprechenden Informationen ebenfalls in der Personalakte hinterlegen. So behalten Sie stets den Überblick über Ihre Gewinnbeteiligungs-Modelle.

Während des Tests sind allerdings ein paar Lücken aufgefallen. Beispielsweise sind die Bankdaten unvollständig, das heißt, es gibt keine Möglichkeit, um die IBAN einzutragen. Ähnlich verhält es sich mit Angaben zur Sozialversicherung, dem Krankenkassenträger oder der Steuer-ID. Vorteilhaft ist, dass Sie fehlende Angaben in einem einfachen Drag-and-Drop-Editor ergänzen oder nicht notwendige Felder bequem entfernen können.

Löschen Sie nicht notwendige Angaben einfach aus der Personalakte

Screenshot: trusted.de

Quelle: freshteam.com

Ein Beispiel: Für Angestellte des Testunternehmens wurden die vorhandenen Felder “Ehemaliger Arbeitgeber” entfernt und stattdessen Informationen für die Entgeltabrechnung hinzugefügt. Das klappte mit nur wenigen Klicks. So fügen Sie jede beliebige Information hinzu, beispielsweise auch für T-Shirt-Größen. Das ist besonders für Unternehmen mit individueller Firmenkleidung interessant.

So einfach verwalten Sie Dokumente mit der HR-Software

Innerhalb der Personalakte aller Mitarbeiter:innen finden Sie bereits zwei vordefinierte Kategorien vor, um Ihre bzw. das Personal betreffende Dokumente gezielt abzulegen. Sie haben auch die Möglichkeit, beliebig viele Kategorien hinzuzufügen. Das ist besonders praktisch, um beispielsweise einen Platz für Lohn- und Gehaltsabrechnungen oder Bewerbungsunterlagen zu schaffen.

Tipp zum Datenschutz: Sie haben die Möglichkeit festzulegen, welche Rollen zur Einsicht bestimmter Daten befugt sind. Das ist besonders wichtig für vertrauliche Informationen. Beispielsweise, wenn andere Mitarbeiter:innen keine Einsicht zu den Lohnabrechnungen der anderen Kolleg:innen haben sollen.

Ihre Mitarbeiter:innen können aber nicht alle Dokumente selbstständig in ihrer Personalakte ablegen. In Freshteam ist es die Aufgabe der Administrator:innen, Schriftstücke wie das Mitarbeiterhandbuch oder den Arbeitsvertrag dem Personal zur Verfügung zu stellen. Ihre Angestellten laden wiederum persönliche Dokumente selbst in die Software, dazu gehören beispielsweise Kopien des Führerscheins oder des Personalausweises.

Fügen Sie beliebig viele Kategorien für Dokumente hinzu

Screenshot: trusted.de

Quelle: freshteam.com

Teams schnell erstellen, mehrere Mitglieder gleichzeitig zuweisen

Wenn Sie Teams erstellen möchten, beispielsweise für Projekte, ist das mit Freshteam schnell gemacht. Dabei können Sie gleich mehrere Teammitglieder gleichzeitig einem Team zuordnen, was Ihnen zusätzliche manuelle Handgriffe abnimmt.

Dafür schade: Bei der Erstellung hört die Teamverwaltung in Freshteam auch wieder auf. Die Software bietet Ihnen keinerlei Möglichkeiten, um gemeinsame Projekte anzulegen oder sich mit Ihren Teammitgliedern auszutauschen. Das ist besonders für Unternehmen mit einer Vielzahl von Projektteams bedauerlich, da Sie hier eine zweite Software für die kollaborative Arbeit im Team benötigen.

Weisen Sie gleich mehrere Mitarbeiter:innen einem Team zu

Screenshot: trusted.de

Quelle: freshteam.com

Für die La trust-Oria wurde so in nur kurzer Zeit ein Event-Team erstellt, welches sich um firmenspezifische Veranstaltungen kümmern soll, etwa Messen und Betriebsfeiern. Die Teammitglieder wurden in der Personalübersicht gleichzeitig gewählt und per “Bulk Actions”, also "Massenaktionen", einem Team zugeordnet.

Das interaktive Organigramm ist nicht anpassbar

Freshteam unterstützt Sie auch dabei, die Hierarchie in Ihrem Unternehmen grafisch darzustellen. Im Gegensatz zu klassischen Organigrammen, in denen Sie Abteilungen, Stellen und Stabsstellen in einer Aufbauorganisation abbilden, gelingt die Organisation innerhalb der Software mit Verantwortlichkeiten. Sie und Ihre Mitarbeiter:innen sehen in Freshteam lediglich, wer an wen berichtet und wer welche Position besetzt.

Das Organigramm veranschaulicht Verantwortlichkeiten in Ihrem Unternehmen

Screenshot: trusted.de

Quelle: freshteam.com

Das ist problematisch, denn so sind Sie zumindest optisch für mehrere Mitarbeiter:innen verantwortlich, auch wenn Sie beispielsweise nur Abwesenheiten genehmigen oder sonstige Anfragen beantworten. Eine individuell erstellbare Organisationsstruktur mit Abteilungen, Führungskräften und Teams wäre hier eine tolle Ergänzung.

Die internen Kommunikationsmöglichkeiten sind stark begrenzt

Um mit Ihren Angestellten bzw. Kolleg:innen zu kommunizieren, bietet Ihnen Freshteam kaum Möglichkeiten. Mit der mobilen App erreichen Sie Ihr Personal telefonisch oder via E-Mail, sofern die Kontaktdaten hinterlegt sind. Innerhalb der Web-Anwendung ist es möglich, dass Sie zwar mit Ihren Bewerber:innen via Mail oder Telefon Kontakt aufnehmen, aber nicht mit Ihren Mitarbeiter:innen.

Dank der Video-Chat-Integrationen lassen sich immerhin Meetings planen

Screenshot: trusted.de

Quelle: freshteam.com

Freshteam ermöglicht immerhin eine Anbindung an Slack sowie an Video-Chat-Tools wie Teams und Zoom, allerdings können Sie Meetings in der Software nur planen, aber nicht durchführen. Besonders dezentral agierende Unternehmen mit mehreren (internationalen) Standorten würden von weiteren Kommunikationsmöglichkeiten profitieren. Hier zeigt Freshteam eindeutig Nachholbedarf!

Fazit: Die Personalverwaltung unterstützt lediglich kleine Unternehmen

In Sachen Personalverwaltung ist Freshteam ein sprichwörtliches zweischneidiges Schwert. Viele Funktionen sind zwar gut gemeint, klappen in der Praxis allerdings nur teilweise oder gar nicht. Ein nennenswertes Beispiel ist der Massenimport, der selbst nach mehreren Versuchen nicht funktionieren wollte. Besser klappte dafür die Versendung einzelner Einladungen. Das Nachtragen vertraglicher Informationen wird bei einer großen Belegschaft jedoch schnell zeitaufwändig.

Die Personalakte ist zudem unvollständig, die fehlenden Steuer- und Sozialversicherungsangaben lassen sich mit dem einfachen Drag-and-Drop-Editor unkompliziert und schnell nachtragen. Auch schade: Der Software fehlt es an direkten Kommunikationsmöglichkeiten, wie sie beispielsweise rexx oder Zoho im aktuellen Test bieten. Freshteam zeigt noch Verbesserungspotenzial, um auch große Unternehmen im HR-Alltag zu unterstützen.

Die Verwaltungsfunktionen von Freshteam im Überblick

• Import von Mitarbeiter:innen: Laden Sie Mitarbeiter:innen mit nur wenigen Angaben zur Nutzung der Software ein
• Erweiterbare Personalakte: Fügen Sie der Personalakte noch weitere Datensätze hinzu, etwa Lohnsteuerklassen oder T-Shirt-Größen
• Einfache Dokumentenablage: Legen Sie Dokumente gezielt in der Personalakte ab
• Organigramm: Die hauseigene Org-Chart zeigt, wer für wen verantwortlich ist
• Schnelles Anlegen von Teams: Fügen Sie mehrere Teammitglieder gleichzeitig einem Team hinzu

Diverse Auswertungen unterstützen Sie bei der Bedarfsplanung

Damit Sie Ihren zukünftigen Personalbedarf nicht aus dem Bauch heraus abschätzen müssen, gibt Ihnen Freshteam ein paar solide Auswertungen an die Hand. Mittels der Analysefunktion erfahren Sie zum Beispiel, ob Mitarbeiter:innen in absehbarer Zeit aufgrund des Alters das Unternehmen verlassen werden oder wie viele Angestellte in welcher Abteilung durchschnittlich fehlen.

Grafische Auswertungen verraten Ihnen mehr über Ihre Personalstruktur

Screenshot: trusted.de

Quelle: freshteam.com

Nettes Extra: Sie können einzelne Datensätze auch anklicken, um sie bei Bedarf ein- oder auszublenden. So behalten Sie selbst bei einer großen Datenmenge den Überblick. Für Ihre kennzahlengestützte Personalbedarfsplanung sind die Auswertungen zwar hilfreich, aber nichts Besonderes.

Mit diesen Funktionen finden Sie neue Talente

Freshteam unterstützt Sie bei der Suche nach neuen Talenten mit diversen Funktionen. Dazu gehören eine anpassbare Karriereseite (abhängig vom Tarif), ausführliche Profile Ihrer Kandidat:innen, Vorlagen für Stellenbeschreibungen und Angebote sowie personalisierbare Absagegründe. Mit der Software können Sie außerdem:

• Vorstellungsgespräche planen
• E-Mails versenden und beantworten
• Bewerbungsformulare erstellen
• Stellenangebote im Multiposting veröffentlichen
• Individuelle Aufgaben terminieren
• Kommentare und Bewertungen abgeben

Zusätzlich bietet Freshteam eine kleine Besonderheit im aktuellen Test; indem Sie den sogenannten “Listener” einrichten, werden eingehende Bewerbungen über ausgewählte Kanäle automatisiert von der Software ausgelesen. Aus den angehängten Lebensläufen erstellt Freshteam selbstständig Bewerberprofile, die Sie nicht mehr manuell anlegen müssen.

Vergessen Sie dank der Task-Funktion keine Recruiting-To-dos mehr

Screenshot: trusted.de

Quelle: freshteam.com

Freshteam bietet Ihnen damit ein durchdachtes Funktions-Angebot. Das Listening-Feature und das Multiposting sind der trusted-Redaktion im Test besonders positiv aufgefallen. Schade ist allerdings, dass einige Funktionen erst ab dem Pro-Tarif individualisierbar sind, etwa die Karriereseite, die Sie mit HTML und CSS anpassen können oder das Promoten Ihrer Stellenanzeigen. Das ist für den niedrigen Preis jedoch verzeihbar.

Das Multiposting sorgt für eine hohe Reichweite

Neben den üblichen Stellenportalen LinkedIn, Indeed und Glassdoor liefert Ihnen Freshteam noch eine weitere Schnittstelle, um Ihren individuellen Stellenanzeigen die bestmögliche Reichweite zu bieten. Als offizieller Partner der Recruiting-Software JobTarget stehen Ihnen über 2.500 Stellenbörsen zur Auswahl bereit. Die große Auswahl erfreut besonders große Unternehmen und spezialisierte Recruiting-Teams.

Mit JobTarget erhalten Sie Zugriff auf über 2.500 Jobbörsen

Screenshot: trusted.de

Quelle: freshteam.com

So gestalten Sie den Onboarding-Prozess für einen gelungenen Start

Um Ihren neuen Angestellten einen angenehmen und effizienten Start ins Unternehmen zu ermöglichen, unterstützt Sie Freshteam mit diversen Funktionen. So haben Sie unter anderem die Möglichkeit, individuelle Onboarding-To-dos mit jeweils eigenen Verantwortlichkeiten anzulegen. Dafür finden Sie innerhalb der Software auch eine anpassbare Vorlage vor, die allerdings nur auf Englisch verfügbar ist.

Erstellen Sie individuelle Onboarding-To-dos

Screenshot: trusted.de

Quelle: freshteam.com

Ein Beispiel: Für neue Mitarbeiter:innen der la trust-Oria wurden zusätzlich zu den Aufgaben “Send Welcome Kit” oder “Setup Email account” das neue Personal betreffende To-dos hinzugefügt. Neue Angestellte bekamen beispielsweise am Tag der Einstellung die Aufgabe, das Mitarbeiterhandbuch zu lesen.

Fügen Sie dem Personalfragebogen beliebig viele Dokumente bei

Screenshot: trusted.de

Quelle: freshteam.com

Gut gelungen ist, dass Sie einzelne Onboarding-Schritte nicht nur terminieren, sondern auch mit einer Erinnerungsfunktion und individuellen Verantwortlichkeiten ausstatten können. Zusätzlich ist es möglich, einen maßgeschneiderten Personalfragebogen zu erstellen. Damit können Sie bereits vor der Einstellung Daten Ihres neuen Personals in die Software aufnehmen und relevante Onboarding-Dokumente ablegen.

Für das Offboarding müssen Sie selbst Vorlagen erstellen

Wenn es um Ihr Employer-Branding geht, zählt für Ihre Mitarbeiter:innen nicht nur der erste Eindruck. Auch der letzte nimmt einen großen Einfluss darauf, welche Meinung das Personal von Ihrem Unternehmen hat und wie positiv oder negativ Angestellte diese Meinung verbreiten. Daher bietet Ihnen auch Freshteam die Möglichkeit, das Offboarding so gelungen und strukturiert wie möglich zu gestalten.

Im Gegensatz zum Onboarding stellt Freshteam allerdings keine Vorlage oder mögliche Terminierungen der Aufgaben zur Verfügung. Das ist schade, denn so hätten Anwender:innen von weiteren Zeitersparnissen und praktischen Erinnerungen profitiert. Die Erstellung einer anpassbaren Vorlage geht mit dem praktischen Drag-and-Drop-Editor allerdings schnell von der Hand.

Der Offboarding-Prozess lässt sich ganz individuell gestalten

Screenshot: trusted.de

Quelle: freshteam.com

So wurde für die Mitarbeiter:innen, die das Testunternehmen in Zukunft verlassen werden, ein eigener Offboarding-Prozess etabliert. Die einzelnen Aufgaben beinhalten beispielsweise die Erstellung des Arbeitszeugnisses sowie die Terminierung und Vorbereitung des Abschlussgesprächs.

Tipp der Redaktion: Denken Sie beim Offboarding aus Sicherheits- und Datenschutzgründen daran, dem Personal die Zugriffsrechte zu Soft- und Hardware zu entziehen. Ehemalige Angestellte sollten relevante Dokumente und Systeme nicht mehr einsehen oder nutzen können. Auch die Daten innerhalb von Freshteam sollten Datenschutzkonform anonymisiert oder gelöscht werden.

Fazit: Solide Recruiting-Features mit gelungenen Extras

In Sachen Recruiting hat Freshteam einige solide und so manche vielversprechende Funktionen für Sie im Gepäck. Dazu gehören die anpassbare Karriereseite, das umfangreiche Bewerberprofil mit einer Planungsfunktion für Meetings oder personalisierbare Bewerbungsformulare. Im Test sind der Redaktion allerdings zwei Features ins Auge gestochen, mit denen sich Freshteam vor der Konkurrenz auf keinen Fall verstecken muss.

Freshteam bietet Ihnen ein intelligentes Listening-Feature, das automatisiert Lebensläufe von eingehenden Bewerbungen ausliest und Bewerberprofile anlegt. Auch Top: Für das Multiposting stehen Ihnen über 2.500 Stellenportale zur Verfügung, das stellt sogar Personio in den Schatten. Das insgesamt gut gelungene und auch noch preiswerte Recruiting ist sowohl für kleine, als auch große Unternehmen sowie Consultings einen Blick wert.

Die Recruiting-Funktionen von Freshteam im Überblick

• Analysen: Erkennen Sie dank grafischer Auswertungen auf einen Blick, ob und wo in Ihrem Unternehmen Ersatz- und Neubedarf besteht
• Anpassbare Karriereseite: Je nach Tarif passen Sie die Karriereseite vollständig an Ihre Bedürfnisse an
• Bewerberprofil: Freshteam ermöglicht Ihnen einen Rundumblick zu vielversprechenden Kandidat:innen
• To-do’s: Vergessen Sie keine wichtigen Aufgaben mehr im Recruiting, On- oder Offboarding
• Integriertes E-Mail-Tool: Versenden Sie Ihren Bewerber:innen E-Mails auf Basis von Vorlagen direkt aus der Software heraus
• Onboarding-Vorlage: Passen Sie das Onboarding an Ihre Bedürfnisse an
• Multiposting: Maximieren Sie die Reichweite Ihrer Stellenanzeigen dank mehr als 2.500 verfügbarer Stellenportale

Für die Personalentwicklung benötigen Sie eine ergänzende Software

Die strukturierte Entwicklung Ihres Personals und Identifizierung möglicher Talente im Unternehmen ist heutzutage nicht mehr wegzudenken. Daher ist es besonders in Zeiten des Fachkräftemangels enttäuschend, dass Freshteam keinerlei Funktionen bietet, um Sie bei der Bewältigung dieser Herausforderung zu unterstützen. Wenn Sie trotzdem nicht auf die Funktionen der Software verzichten möchten, sollten Sie sich ein spezielles Tool für die Personalentwicklung in Betracht ziehen.

Fazit: Personalentwicklung? Fehlanzeige!

In der Praxis zeichnet sich von Freshteam ein enttäuschendes Bild ab, wenn es um die Personalentwicklung geht. Sie haben weder die Möglichkeit, Feedbackgespräche zu planen, noch Kompetenzen in irgendeiner Art festzustellen. Zwar können Sie leistungsbezogene Incentives im Abschnitt Gehalt vermerken, dafür sollten Sie allerdings auch die Gelegenheit haben, entsprechende Ziele oder notwendige Leistungen festzulegen.

Eine ergänzende Software ist in jedem Fall zu empfehlen! An dieser Stelle sollte Freshteam unbedingt nachbessern, denn andere in Betracht kommende Alternativen wie rexx, Factorial oder Kenjo ermöglichen ein einwandfreies Talentmanagement, um Ihre Talente nachhaltig und langfristig zu binden.

Die Funktionen von Freshteam für die Personalentwicklung im Überblick

• Leistungsbezogene Vergütungen: Legen Sie individuelle Boni oder Provisionen für Ihre Mitarbeiter:innen fest

Freshteam verfügt über keine Arbeitszeiterfassung

In Freshteam legen Sie personalisierte Arbeitszeiten, beispielsweise eine Früh- oder eine Spätschicht, für Ihr Personal fest. Allerdings verfügt die Software über keine Funktion zur Erfassung von Arbeitszeiten. Das ist riskant, denn Arbeitgeber:innen sind dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Angestellten zu erfassen. Besonders dann, wenn es sich bei dem Arbeitszeitmodell um Vertrauensarbeitszeit oder Schichtarbeit handelt.

Legen Sie individuelle Arbeitszeiten für Ihre Angestellten fest

Screenshot: trusted.de

Quelle: freshteam.com

Für die Bedürfnisse des Testunternehmens sind die Funktionen für die Arbeitszeitregelungen ebenfalls nicht ausreichend. Da die Software allerdings nur sehr geringe Kosten verursacht, wird für die Mitarbeiter:innen der Produktion eine Time-Tracking-Software eingeführt. Moderne und große Unternehmen mit diversen Arbeitszeitmodellen stoßen mit Freshteam schnell an ihre Grenzen.

Die Abwesenheitsverwaltung zeigt ebenfalls Lücken

Die Freshteam-Software unterstützt Sie zumindest theoretisch bei der Verwaltung von Abwesenheiten. Hier sind bereits die Abwesenheiten Urlaub, Krankheit und Mutterschutz verfügbar, allerdings mit ungünstigen Einstellungen. Beispielsweise dürfen Angestellte laut Freshteam nur 12 Tage pro Jahr krank sein und auch das Urlaubskontingent von 36 Tagen ist für das Testunternehmen zu hoch.

Die Abwesenheitsverwaltung ist noch nicht ausgereift

Screenshot: trusted.de

Quelle: freshteam.com

Da die einzelnen Werte nicht anpassbar waren, sollten im Test neue Abwesenheitsarten erstellt werden. Das funktionierte prinzipiell einfach; die Software streikte jedoch bei dem Versuch, die neu erstellten Werte abzuspeichern. Der Grund dafür konnte auch nach längerer Recherche in der Wissensdatenbank nicht herausgefunden werden. Freshteam zeigt auch an dieser Stelle Nachholbedarf.

Urlaubs- oder Krankheitstage beantragen Sie dagegen unkompliziert

Screenshot: trusted.de

Quelle: freshteam.com

Im Gegensatz zur Konfiguration hat das Beantragen von Abwesenheiten im Test einwandfrei funktioniert. Praktisch: Sie und Ihre Angestellten können Kolleg:innen über Abwesenheiten informieren. Auf diese Weise sorgen Sie für mehr Transparenz im Team.

Mit zwei Kalendern behalten Sie Abwesenheiten im Blick

Eine individuelle Kalenderansicht für Ihre wichtigen Termine gibt es in Freshteam nicht. Dafür hält die Software einen Unternehmens- und einen Teamkalender für Sie bereit. Während Ihnen der Unternehmenskalender eine Übersicht über die Abwesenheiten aller Organisationsmitglieder gibt, sehen Sie im Teamkalender nur die, die Ihre direkten Untergebenen betreffen.

Das ist vor allem für große Unternehmen mit mehreren Teams praktisch, denn so erhalten Verantwortliche einen guten Überblick über die Fehlzeiten ihrer Teammitglieder.

Mit dem Unternehmenskalender bleiben Sie auf dem aktuellen Stand

Screenshot: trusted.de

Quelle: freshteam.com

Top: Freshteam ermöglicht die Anbindung zu Ihrem Google und Office 365 Kalender. Auf diese Weise verpassen Sie keine wichtigen Recruiting-Termine, wie etwa Vorstellungsgespräche. Im Unternehmens- oder Teamkalender sind derartige Meetings allerdings nicht vermerkt. Das wäre das i-Tüpfelchen gewesen.

Fazit: Das Arbeitszeitmanagement ist stark ausbaufähig

Freshteam weist in Sachen Arbeitszeitmanagement noch starke Mängel auf. Die Software verfügt beispielsweise über keine Möglichkeit zur Zeiterfassung; das sollte angesichts der in Deutschland geltenden Bestimmungen mindestens gegeben sein. Dafür ist es immerhin möglich, individuelle Arbeitszeitkontingente und Schichten einzuplanen. Des Weiteren gab es im Test Schwierigkeiten mit der Verwaltung von verschiedenen Abwesenheiten. Einfache Anpassungen waren schlicht nicht machbar.

Das ist für viele Betriebe problematisch. Lediglich Freiberufler:innen bzw. Einzelkämpfer:innen dürften mit dem begrenzten Funktionsumfang auskommen. Freshteam ist zwar preiswert, diverse Basisfunktionen für das Zeitmanagement dürfte man als User dennoch erwarten. Vergleichbare Anbieter wie Zoho, Personio oder Factorial gehen als gutes Beispiel voran und zeigen, wie Zeitmanagement in der Praxis funktionieren kann.

Die Zeitmanagement-Funktionen von Freshteam im Überblick

• Schichtplanung: Sie bestimmen, ob Ihre Mitarbeiter:innen in der Früh- oder Spätschicht tätig sein sollen
• Arbeitszeitmodelle: Legen Sie auch fixe Arbeitszeiten für Ihr Personal fest
• Verschiedene Kalender: Behalten Sie stets den Überblick über Abwesenheiten Ihres Teams oder der gesamten Organisation
• Kalender-Integrationen: Verpassen Sie kein wichtiges Vorstellungsgespräch mit der Schnittstelle zum Google und Office 365 Kalender

Legen Sie individuelle Entgelte und Bonuszahlungen fest

Freshteam bietet Ihnen die Möglichkeit, bereits in der Personalakte verschiedene Entgeltarten und Bonuszahlungen festzulegen. Für Letzteres steht Ihnen eine große Palette an diversen Boni zur Auswahl, beispielsweise ein “New Hire Bonus” oder der “Performance Bonus”. Diese Vergütungsarten eignen sich besonders für Mitarbeiter:innen im Sales- oder Recruiting-Bereich, um diese leistungsbezogen zu honorieren.

Freshteam bietet eine gute Auswahl an leistungsbezogenen Vergütungen

Screenshot: trusted.de

Quelle: freshteam.com

Die vorbereitende Entgeltabrechnung unterstützt die Software kaum

Um eine Zusammenstellung der fälligen Löhne und Gehälter zu erhalten, müssen Sie zunächst Zahlungsgruppen erstellen. Dabei kann es sich beispielsweise um Fixgehälter, variable Löhne oder sonstige Auszahlungsarten handeln. Die Erstellung dieser Gruppen ist wichtig, um später eine exportfähige Entgelttabelle mit allen wichtigen Informationen für Ihr Steuerbüro bzw. Lohnbuchhaltung zu erhalten.

Ordnen Sie Ihre Angestellten der richtigen Abrechnungsgruppe zu

Screenshot: trusted.de

Quelle: freshteam.com

In der La trust-Oria werden aktuell nur Fixgehälter sowie diverse Bonusleistungen gezahlt. Daher wurde lediglich die Gruppe “Entgelte” erstellt. Nachdem alle Mitarbeiter:innen dieser Gruppe zugewiesen wurden, sollte die Entgelttabelle erstellt werden. Das hat allerdings nicht funktioniert, selbst nach mehreren Versuchen und Recherchen in der Wissensdatenbank. Das ist ärgerlich, vor allem für Unternehmen mit mehr als 20 Angestellten bedeutet das monatlichen Mehraufwand.

Fazit: Nicht einmal kleine Unternehmen profitieren von Freshteams Payroll

Individuelle Löhne oder Gehälter sowie leistungsbezogene Incentives lassen sich mit Freshteam relativ einfach verwalten. Ganz anders verhält es sich allerdings mit der vorbereitenden Entgeltabrechnung. Im Test konnte die Redaktion weder eine Vorschautabelle erstellen, geschweige denn diese exportieren.

Dadurch wird die Software mindestens einmal pro Monat für HR-Teams zum Zeitfresser, denn die Daten für die Abrechnungen müssen Sie mühselig per Hand zusammenstellen. Unternehmen, die sich dieser Aufgabe nicht stellen wollen, sind bei den zuverlässigen Payroll-Lösungen der Konkurrenten Personio, HRworks oder rexx besser aufgehoben. Für Kleinstunternehmen dürften die begrenzten Funktionen auch hier ausreichend sein.

Die Funktionen von Freshteam für die Lohn- und Gehaltsabrechnung im Überblick

• Entgelt-Verwaltung: Legen Sie individuelle Lohn- und Gehaltszahlungen sowie verschiedene Boni für Ihr Personal fest

Eine gute Auswahl an Standard-Reportings

Freshteam hat für Sie eine solide Auswahl an Auswertungen im Gepäck. Diese unterteilen sich in zwei Kategorien; Recruiting und Mitarbeiter:innen. Auf diese Weise erhalten Sie tiefe Einblicke in Ihre Recruitingprozesse sowie in Ihre Personalstruktur und können diese gegebenenfalls optimieren.

Die grafischen Auswertungen sind gut gelungen

Screenshot: trusted.de

Quelle: freshteam.com

Top: Sie erhalten alle Auswertungen grafisch aufbereitet. Bei Bedarf haben Sie die Möglichkeit, einzelne Graphen anzuklicken, um die dahinter liegenden Kennzahlen zu analysieren. Nicht nur Personaler:innen werden sich über die Auswertungen freuen. Insbesondere Recruiter:innen können dadurch Recruitingprozesse noch weiter optimieren und beispielsweise Vermittlungszeiten verkürzen.

Erstellen Sie individuelle Auswertungen

Wenn Ihnen die bereits vorhandenen Auswertungen nicht ausreichen, erstellen Sie mit Freshteam auch eigene Reportings mit Ihren Kennzahlen nach Wahl. Dafür stellt Ihnen die Software einen unkomplizierten Drag-and-Drop-Editor zur Verfügung, mit dem Sie Ihrem Dashboard in nur wenigen Schritten individuelle oder vordefinierte Datensätze sowie Bilder und Texte hinzufügen.

Greifen Sie auf vordefinierte Widgets zu oder erstellen Sie eigene Datensätze

Screenshot: trusted.de

Quelle: freshteam.com

Für das Testszenario hat Freshteam die Erwartungen der Redaktion sogar übertroffen. Das Testunternehmen wollte seine Onboarding-Prozesse genauer unter die Lupe nehmen und griff dafür auf sogenannte “Widgets” der Kategorie “Onboarding” zu. Im Test haben die einzelnen Einstellungsmöglichkeiten gut funktioniert und sogar Spaß gemacht. Diese Funktion eignet sich auch hervorragend für ungeübte User.

Fazit: Gelungene Analysen mit Spaß-Faktor

Freshteam hält für Sie eine gute Auswahl an Standard-Reportings sowie einen Editor für eigene Auswertungen bereit. Letzteres besticht im Test nicht nur mit guten Ergebnissen, sondern macht auch noch Spaß. Besonders für ungeübte Anwender:innen ist Freshteam mit seinen Analysetools im aktuellen Test ein echter Gewinn. Einziges Manko: Sie sollten keine Berührungsängste mit Englisch mitbringen, denn Standard- sowie individuelle Berichte sind nur in dieser Sprache erhältlich.

Die Analyse- und Berichtsfunktionen von Freshteam im Überblick

• Standard-Reportings: Analysieren Sie Ihre Recruiting-Prozesse und gehen Sie Ihrer Personalstruktur auf den Grund
• Individuelle Berichte: Erstellen Sie Berichte von Grund auf und nutzen Sie dafür vordefinierte oder eigene Metriken

Ein umfassender Employee-Self-Service

Freshteam hat für Ihre Mitarbeiter:innen ein übersichtliches Self-Service-Portal im Gepäck, welches, je nach Sprachkenntnissen, gut zu bedienen ist. Im Test waren selbst nach Einstellungen im Profil noch Übersetzungsfehler oder gar fehlendes Übersetzen auf Deutsch erkennbar. Abgesehen davon lässt es sich jedoch leicht durch die einzelnen Menüpunkte navigieren.

Der Self Service ist sehr übersichtlich aufgebaut

Screenshot: trusted.de

Quelle: freshteam.com

Im Self-Service können Ihre Angestellten eigene Angaben ergänzen, etwa den Notfallkontakt, die Kontaktdaten oder Informationen zum Bildungsstand. Außerdem greifen Ihre Angestellten auf betriebliche Dokumente zu oder fügen bequem eigene hinzu, beantragen selbstständig Abwesenheiten (sofern konfigurierbar) und greifen je nach Berechtigung auf Stellenangebote zu, um sich darauf intern zu bewerben.

Nett: Ihr Personal kann bei Bedarf sogar Bewerber:innen empfehlen und Lebensläufe digital weiterleiten. Freshteam legt daraufhin ein Profil im Bewerbermanagement-System an. Eine Art “Mitarbeiter:innen werben Mitarbeiter:innen” also.

Bauen Sie ein internes und externes Empfehlungsnetzwerk auf

Screenshot: trusted.de

Quelle: freshteam.com

Daneben haben Ihre Angestellten noch die Möglichkeit, den Teamkalender einzusehen und sich eigene Aufgaben inklusive Terminierung und Erinnerungsfunktion anzulegen. Insgesamt ist der Self-Service-Bereich zwar umfangreich, zeigt aber sonst keinerlei Besonderheiten.

Fazit: Solider Self-Service, aber nichts Besonderes

Der Employee-Self-Service von Freshteam ist grundsätzlich ordentlich aufgebaut. Wenn Sie die Übersetzungsfehler nicht stören, profitieren Sie von einem gelungenen Self-Service, der für zusätzliche Autonomie und Transparenz bei Ihrem Personal sorgt. Dafür hat Freshteam aber auch nichts Besonderes zu bieten, lediglich das Empfehlungsmanagement ist ein nettes Extra.

Die Self-Service-Funktionen von Freshteam im Überblick

• Einfache Bedienung: Die wenigen Menüpunkte erleichtern die Navigation für Ihre Teammitglieder
• Änderungen: Ob Umzug oder neue Kontonummer — Änderungen nehmen Ihre Mitarbeiter:innen einfach selbstständig vor
• Selbstständige Dokumenten-Uploads: Sie müssen nicht alle Dokumente für Ihre Mitarbeiter:innen ins System laden
• Aufgaben: Angestellte setzen sich eigenständig Aufgaben, sogar mit Erinnerungsfunktion
• Empfehlungen: Ihre Mitarbeiter:innen empfehlen Bekannte nur mit einem Lebenslauf weiter

Was kostet Freshteam?

Freshteam bietet neben drei kostenpflichtigen auch einen kostenfreien Tarif an. Die Preise liegen je nach Tarif bei mindestens 1,20 € - 4,80 € pro User, hinzu kommen noch gesonderte Kosten für die Plattform selbst. Im kostenfreien Tarif nutzen Sie bereits viele Funktionen für bis zu 50 Mitarbeiter:innen. Dadurch hebt sich Freshteam stark von der Konkurrenz ab. Sie können die Software innerhalb von 21 Tagen auch kostenfrei und unverbindlich testen. Erfahren Sie jetzt mehr zu Freshteams Funktionen und Preisen in der Kostenübersicht:

Preise und Funktionen der Freshteam-Tarife

Screenshot: trusted.de

Quelle: freshteam.com

Der kostenfreie Tarif ist besonders für kleine Unternehmen wie Start-ups interessant. Hier verwalten Sie bis zu 50 Mitarbeiter:innen zum Nulltarif. Das Growth-Paket liefert Ihnen noch mehr Recruiting- und Verwaltungsfunktionen. In Sachen Preis-Leistungs-Verhältnis kann Freshteam gut mit den günstigeren Tools der Testreihe mithalten. Im Gegensatz dazu gestalten sich die Tarife Pro und Enterprise erst mit zunehmender Userzahl als rentabel.

Wie benutzerfreundlich ist Freshteam?

Freshteam ist grundsätzlich einfach zu bedienen. Trotzdem zeigt die solide aufgebaute Software einige Lücken, weswegen die alltägliche Anwendung für insbesondere größere Unternehmen kaum zu empfehlen ist. Beispielsweise sind Übersetzungen ins Deutsche nur teilweise gegeben und innerhalb des Tools fehlen schlicht Funktionen, wie einer Vorschautabelle für Entgeltabrechnungen, der Zeiterfassung oder einem Talententwicklungs-Modul.

Unkomplizierter Employee-Self-Service

Das Self-Service-Portal ist zwar ebenfalls mit Übersetzungsfehlern belastet. Dennoch lässt es sich gut durch die einzelnen Menüpunkte der Software und die eigene Personalakte navigieren. Vorteilhaft ist auch, dass Ihre Mitarbeiter:innen Dokumente unkompliziert selbst in die Software laden und eigene Änderungen vornehmen.

Wie sicher ist Freshteam?

Die Server von Freshteam stehen in Europa und den USA und sind ISO 27001 zertifiziert. Die Rechenzentren werden von Amazon Web Services betrieben und unterliegen den gültigen Datenschutzbestimmungen. Für eine sichere Datenübertragung ist dank eines SSL-Zertifikats gesorgt.

Welchen Kundenservice bietet Freshteam?

Freshteam bietet einen hervorragenden Kundenservice. Sie erreichen das Support-Team montags bis freitags rund um die Uhr telefonisch, per E-Mail oder im schnellen Live-Chat. Die Support-Anfrage der trusted-Redaktion wurde innerhalb von 15 Minuten freundlich und kompetent beantwortet. Wenn Sie Freshteam auch am Wochenende nutzen und dann Unterstützung benötigen, können Sie auf die ausführliche Wissensdatenbank sowie Tutorials auf YouTube zurückgreifen.

Das sagen andere User im Netz zu Freshteam

Während aus den positiven Bewertungen anderer User besonders der gut erreichbare Telefon-Support sowie das gut durchdachte Recruiting hervorgeht, bemängeln andere Nutzer:innen die fehlenden Funktionen. Nennenswert sind beispielsweise die nur teilweise funktionierenden Erinnerungen und die verbesserungswürdige Urlaubsverwaltung.