Wie Sie die digitale Personalakte bei sich einführen und worauf Sie achten müssen:
Die digitale Personalakte einzuführen bringt vielerlei Vorteile mit sich, allerdings gibt es auch einiges zu beachten. Zum Beispiel, ob die Digitalisierung von der Personalabteilung oder externen Dienstleister:innen übernommen werden soll, ob die Software der Wahl auch andere HR-Aufgaben abdeckt und ob die DSGVO während des Prozesses und später im Tool eingehalten werden kann. trusted hat für Sie weitere Hinweise und Tipps zusammengetragen, die Sie bei der Einführung der digitalen Personalakte unterstützen:
Ist eine digitale Personalakte Pflicht?
Für Unternehmen in der Privatwirtschaft gelten nur begrenzte Pflichten für elektronisch geführte Unterlagen, zum Beispiel für Entgeltdokumente. Eine Verpflichtung für digitale Personalakten gibt es nicht, hier sind Sie in der Gestaltung völlig frei. Bei Organisationen des öffentlichen Sektors sieht das allerdings anders aus, die Inhalte der Personalakte sind sogar per Gesetz definiert:
“Personalakten sind eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines Mitarbeiters betreffen und in einem inneren Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis stehen. Sie sollen ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über diese Verhältnisse geben.”
Viele Unternehmen und Software-Hersteller nehmen sich diese Definition zur Vorlage. Daher finden Sie in vielen Softwares Möglichkeiten, um beinahe jedes Dokument, jede Aufzeichnung und alle notwendigen Personaldaten in der digitalen Personalakte abzulegen und zu dokumentieren.
Wie viele Mitarbeiter:innen wollen Sie verwalten?
Die Dauer der Einführung von digitalen Personalakten und mögliche Kosten hängen davon ab, wie viele Mitarbeiter:innen im Unternehmen sind. So entstehen beispielsweise für kleine Unternehmen geringere Kosten und Zeitaufwendungen für die Implementierung als für mittlere und große Organisationen. Während Unternehmen mit bis zu 50 Mitarbeiter:innen schnell mit der Digitalisierung loslegen können, müssen Enterprises mehr Ressourcen investieren.
Nicht jede am Markt erhältliche Software unterstützt Sie bei diesem Prozess mit hilfreichen Funktionen. Spezialisierte Anbieter wie rexx systems beraten Sie dabei in allen Angelegenheiten und bieten Features wie den Scanmanager oder die interne Dokumentenerstellung. Dadurch entstehen während der Nutzung nur noch digitale Dokumente, die mit Schlagwörtern auffindbar gemacht werden.
rexx unterstützt Sie bei der Digitalisierung Ihrer Personalakten
Screenshot: trusted.de
Quelle: rexx-systems.com
Softwares für kleine Unternehmen sind zwar preiswert, dafür dauert die Digitalisierung zum Teil länger. Nicht jedes dieser Tools bietet Massenimporte für Personaldaten und Dokumente an oder kommt mit einer einfachen Drag-and-Drop-Funktion daher. Eine Ausnahme ist dabei Kenjo, denn das Tool erkennt gescannte Dokumente bei richtiger Benennung automatisch und weist diese dem Personal zu.
Das Einscannen von Dokumenten wird häufig allerdings nicht übernommen oder ist mit hohen Implementierungskosten verbunden. Hier lohnt sich ein Vergleich und die Frage, ob das Einscannen der Unterlagen eigenhändig übernommen oder an externe Dienstleister:innen übergeben werden soll.
Welche zusätzlichen HR-Funktionen benötigt Ihre Personalabteilung?
Jede Personalabteilung hat unterschiedliche Anforderungen an eine HR-Software, die neben der Personalakte noch mehr enthalten soll. Für eher kleine Unternehmen reicht es häufig, wenn die Personaldaten sauber in die vorbereitende Lohnbuchhaltung übernommen wird und somit einen reibungslosen Ablauf in der Finanzbuchhaltung garantiert. Darüber hinaus gibt es noch viele weitere Funktionen, die Sie im HR-Alltag unterstützen:
- Zeiterfassung (ggf. auch Projektzeiten)
- Urlaubsverwaltung
- Anpassbare On- und Offboarding-Prozesse
- Zielvereinbarungen
- Mitarbeitergespräche
- Employee Self Service
Ob Ihre zukünftige Personalmanagement-Software zusätzlich über Recruiting-Funktionen verfügen soll, hängt von einigen Faktoren ab. Beispielsweise davon, ob Ihre Branche von einer hohen Fluktuation betroffen ist, wie es um Ihre Mitarbeiterbindung steht und ob Sie sich im Wachstum befinden. Praktisch dabei ist, dass viele Tools Recruiting als Add-on anbieten und so mit Ihren Bedürfnissen einfach mitwachsen.
Erweitern Sie Tools wie Personio bei Bedarf um weitere Funktionen
Screenshot: trusted.de
Quelle: personio.de
Wie sollte die digitale Personalakte strukturiert sein?
Da die digitale Personalakte für Privatunternehmen nicht verpflichtend ist, ist auch der Aufbau nicht vorgeschrieben. Innerhalb modernen HR-Tools finden Sie häufig folgenden Aufbau für Personaldaten vor: persönliche Informationen (Name, Geburtsdatum, etc.), vertragliche Details (vereinbarte Arbeitszeiten, Abteilung, Probezeit), Bankverbindung, Sozialversicherungsnummer sowie Krankenkassenträger und lohnsteuerrelevante Daten.
Lohndokumente legen Sie bei kiwiHR passend bei den Gehaltsdaten ab
Screenshot: trusted.de
Quelle: kiwihr.com
Wenn es um die Ablage von Personaldokumenten geht, sind Sie auch hier wieder frei in der Gestaltung. Trotzdem empfiehlt es sich, dass Sie die Dokumente in jeder Personalakte einheitlich strukturiert ablegen, zum Beispiel zeitlich oder alphabetisch geordnet. Viele Anbieter von HR-Softwares geben bereits Kategorien bzw. Ordner vor und je nach Tarif und Tool fügen Sie eigene hinzu. Auf diese Weise sind Dokumente leichter auffindbar.
Was darf nicht in die digitale Personalakte?
Obwohl der Inhalt einer digitalen Personalakte nicht vorgeschrieben ist, gibt es Daten und Dokumente, die in einer Akte nichts verloren haben; weder physisch noch digital. Inhalte wie die religiöse Ausrichtung, ethnische Herkunft, private Angelegenheiten sowie ärztliche Unterlagen würden die Privatsphäre Ihres Personals verletzen und dürfen somit nicht aufgenommen werden. Weitere “No-Gos” sind:
- Kandidatur beim Betriebsrat
- Anzahl Krankheitstage
- Krankheitsgründe
- Beiträge aus den sozialen Medien
- Die Leistung betreffende Notizen
- Sexuelle oder private Vorlieben
Im Test fiel auf, dass so manche Personalmanagement-Software in Sachen Personalentwicklung einen Platz für Notizen in der Leistungsbewertung, etwa persönliche Kritik oder “Lästereien” zur Verfügung stellt. Bei der Software-Auswahl sollten Sie auf solche Merkmale achten und gegebenenfalls keine Notizen hinterlegen. Das kann sich zusätzlich negativ auf das Arbeitsverhältnis und Ihre gemeinsame Vertrauensbasis auswirken.
Müssen für digitale Personalakten Aufbewahrungspflichten beachtet werden?
Die digitale Personalakte sollten Sie mindestens drei Jahre nach dem Ende eines Arbeitsverhältnisses aufbewahren, da Ansprüche von Arbeitnehmer:innen erst nach dieser Frist verjährt sind. Aber: Sie dürfen nach dieser Zeit nicht jedes Dokument bzw. alle Daten aus der digitalen Personalakte einfach löschen. Für manche Dokumente gelten längere Fristen.
trusted-Tipp zur Software-Auswahl: Wenn Sie die Personalakten innerhalb einer HR-Software nach dem Arbeitsverhältnis aufbewahren, sollten Sie bei der Suche nach dem richtigen Tool auf begrenzte Speicherkapazitäten achten. Exportmöglichkeiten für die Akte sowie externe Speichermedien sind eine kostenintensive Alternative.
Personaldokumente, die für die Gewinnermittlung notwendig sind, (Lohn- und Gehaltsdokumente) müssen Sie beispielsweise zehn Jahre aufbewahren, Beitragsnachweise für Sozialversicherungsträger fünf. Des Weiteren sollten Sie beachten, dass den Arbeitsvertrag betreffende Dokumente im Original unterzeichnet und aufbewahrt werden müssen.
Welche Voraussetzungen muss die Digitale Personalakte in Sachen Datenschutz/DSGVO mitbringen?
Innerhalb einer Personalakte (egal ob Papier oder digital) werden hochsensible Daten gespeichert und verarbeitet. Daher muss es Ihre neue Personalmanagement-Software ermöglichen, dass Sie individuelle Zugriffsrechte an die betreffenden Interessengruppen vergeben, etwa Sie als Personaler:in, die zuständige Führungskraft und natürlich das Personal selbst.
trusted-Tipps zum Datenschutz: Achten Sie bereits bei der Software darauf, dass die Server Ihrer neuen Personalmanagement-Software in Deutschland stehen und TÜV-geprüft und/oder ISO 27001 zertifiziert sind. Auch die Datenverschlüsselung schützt Sie vor fremden Zugriffen.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist der Employee Self Service. Indem Ihre Mitarbeiter:innen selbst in ihre digitale Personalakte einsehen dürfen und eigene Daten ändern können, sorgt Ihr Personal selbst für die Korrektheit der Daten. Zudem bestimmen Angestellte somit selbst, welche persönlichen Daten sie preisgeben und welche nicht.
Die digitale Personalakte unterliegt dem Datenschutz
Screenshot: trusted.de
Quelle: hrworks.de
