Zielgruppe

Zoho Books is an easy-to-use, online accounting software designed for small businesses to manage their finances and stay on top of their cash flow.

Zoho Books richtet sich hauptsächlich an kleine und wachsende Unternehmen und Selbstständige. Dafür spricht vor allem der relativ niedrige Preis des Tools (der allerdings nicht an Angebote wie das von Papierkram heranreicht). Beachten Sie: Bei Zoho Books handelt es sich um eine in Indien und den USA entwickelte Plattform, die zwar auch in deutscher Sprache verfügbar ist, aber nicht zwangsläufig alle deutschen Standards (beispielsweise eine GoBD-Zertifizierung) mitbringt. Preise für die Software sind daher auch in US-Dollar ausgewiesen.

Funktionsumfang

Zoho Books bringt grundsätzlich alle wichtigen Funktionen mit, die Sie für die Verwaltung Ihrer Finanzen und die Buchhaltung benötigen:

• Kontaktmanagement: Verwalten Sie Ihre Kunden und Kontakte in einem rudimentären CRM.
• Angebots- und Rechnungserstellung: Generieren Sie ganz einfach individuelle Dokumente um Angebotsschreiben und Rechnungen zu erstellen und aus Zoho Books heraus an Ihre Kunden zu verschicken.

Verwalten Sie alle Transaktionen und Rechnungen mit Zoho Books

Screenshot: zoho.com

• Projekte und Time-Tracking: Mit dem integrierten Projektmanagement erfassen Sie die Zeiten Ihres Teams und ordnen diese auf Wunsch einzelnen Kundenaufträgen zu, um die Rechnungserstellung zu vereinfachen.
• Banking-Automatisierung: Verknüpfen Sie Ihre Bankkonten und Kreditkarten mit Zoho Books um Transaktionen automatisch in der Software zu tracken und zuzuordnen.
• Reporting: Erstellen Sie aussagekräftige Reports, wie beispielsweise eine Gewinn- und Verlustrechnung oder eine Cashflow-Analyse.
• Lagerverwaltung und Warenwirtschaft: Im größten Paket (Zoho Books PROFESSIONAL) haben Sie außerdem umfangreiche Möglichkeiten zur Inventarisierung und zur Verwaltung Ihres Lagerbestandes. So legen Sie beispielsweise Lieferanten- und Produktlisten an und ordnen diese wiederum den jeweiligen Transaktionen zu.

Diese Funktionen und Features sind im Buchhaltungs-Tool-Vergleich Standard und bei Zoho Books gut umgesetzt. Gerade in Hinsicht auf den deutschen Markt weist die Software allerdings einige wenige (wenn auch gewichtige) Lücken auf: So bietet Zoho Books zwar die Möglichkeit, Ihren Steuerberater per eigenem Zugang zur Arbeit in der Software einzuladen, um die Datenmigration für den Jahresabschluss zu erleichtern - allerdings bietet Zoho keine Schnittstelle zum deutschen System DATEV, genauso wenig wie zu ELSTER, der elektronischen Steuererklärung. Hier haben deutsche Tools mit den passenden Import/Export-Funktionen die Nase deutlich vorn.

Eine ausführliche Auflistung aller enthaltenen Features von Zoho Books finden Sie im Datenblatt zum Anbieter.

Usability

An der Weboberfläche von Zoho Books gibt es nichts zu beanstanden. Das Interface wirkt aufgeräumt und übersichtlich und überzeugt durch Einfachheit, gedeckte Farben und klare Icons im Flat-Design. Durch die minimalistische Aufmachung und die Navigation am linken Bildschirmrand finden Sie sich schnell in der Software zurecht.

Obwohl Zoho Books ein in Indien und den USA produziertes (englischsprachiges) Tool ist, ist die Weboberfläche in bis zu 10 Sprachen verfügbar - darunter auch Deutsch.

Zentrales “Hub” von Zoho Books ist Ihr dynamisches Dashboard, das als Startseite mit den wichtigsten Daten in Echtzeit aufwartet. Dazu gehört beispielsweise eine Cashflow-Kurve sowie “Receivables” und “Payables”, also offene Rechnungen bzw. Zahlungen.

Vom Dashboard auf der Startseite aus gelangen Sie zu allen wichtigen Bereichen von Zoho Books

Screenshot: zoho.com

Zur Nutzerfreundlichkeit tragen die diversen mobilen Apps bei, die Zoho anbietet. Außer für iOS- und Android-Geräte gibt es auch Applikationen für Windows Phone sowie für das Amazon-Fire-Betriebssystem.

Zoho Books stellt mobile Apps für alle relevanten Betriebssysteme bereit

Screenshot: zoho.com

Mit den mobilen Apps haben Sie die Möglichkeit, auch von unterwegs Dokumente wie Rechnungen und Angebote zu erstellen, Ihre Daten einzusehen oder - ganz wichtig - per Handykamera Belege einzupflegen und direkt zuzuordnen. Schade allerdings: Das läuft bei Zoho noch per Handarbeit. Während andere Anbieter (allen voran etwa Candis mit seinem lernenden Algorithmus) bereits Texterkennungssysteme zur automatischen Zuordnung im Programm haben, müssen Sie bei Zoho die Fotos einzelner Belege noch “per Hand” zuordnen.

Schnittstellen

Zoho Books verfügt über Schnittstellen zu verschiedenen Drittsystemen. Dies sind die wichtigsten:

• Payment Gateways: Zoho Books integriert diverse Payment-Provider wie PayPal, Razorpay, 2Checkout, Braintree, stripe und weitere.
• Dokumenten- und Cloud-Speicher: Um Dokumente und Belege in Zoho Books hochzuladen, haben Sie die Möglichkeit, Dokumentenmanagement-Systeme bzw. Cloud-Speicher wie Dropbox, Google Drive, box oder Microsoft OneDrive zu verknüpfen. Auch eine Schnittstelle zu Evernote gibt es.
• Andere: Zudem arbeitet Zoho Books sehr gut mit diversen anderen Tools zusammen; da wären beispielsweise das Chat-Tool Slack, die Belegautomatisierung Entryless oder das Time-Tracking-System Temponia.

Wie auch andere Softwarelösungen des Providers Zoho ist Zoho Books hervorragend in die hauseigenen Tools integriert und bietet flexible Schnittstellen zu Zoho CRM, Zoho Reports, Zoho Projects, Zoho Expense, Zoho Inventory und Zoho Subscriptions.

Preise und Plans

Zoho Books gibt es in drei verschiedenen Paketen, die sich untereinander durch die Anzahl der Nutzerlizenzen, der maximal möglichen Kundenkontakte und einige Premium-Funktionalitäten unterscheiden. Der Aufbau der Software erinnert stark an deutsche Lösungen wie sevDesk oder die 1&1 Online-Buchhaltung. Hier ein kurzer Überblick über die einzelnen Pakete:

• Das kleinste Paket BASIC nutzen Sie mit einem einzigen User (plus einem Zugang für Ihren Steuerberater), wobei Sie bis zu 50 Kontakte anlegen können. Hier sind alle wichtigen Funktionen für die Rechnungsstellung enthalten; zudem haben Sie die Möglichkeit, Ihre Bankkonten abzugleichen sowie Projekte und Timesheets anzulegen.

Benötigen Sie zusätzliche Nutzerlizenzen? Für jeweils 2 US-Dollar pro Monat können Sie jeweils einen weiteren Benutzer hinzufügen.

• Im STANDARD-Tarif legen Sie bis zu 500 Kontakte an und arbeiten mit maximal 2 Nutzern plus Steuerberaterzugang. Zusätzlich kommt dieser Tarif mit Möglichkeiten der Belegverwaltung und zusätzlichen Optionen für individuelle Reports. Mithilfe von sogenannten “Reporting Tags” filtern Sie Ihre Transaktionen nach selbst definierten Bedingungen und erstellen darüber aussagekräftige Reports. Das macht vor allem Sinn, wenn Sie sehr viele Transaktionen in Ihrem System haben, und nur Zahlungen von oder an gewisse Kunden einsehen wollen.
• Der PROFESSIONAL-Tarif kommt mit insgesamt 10 Nutzerlizenzen und unbegrenzten Kundenkontakten. Außerdem erstellen Sie in diesem größten Paket Auftrags- und Bestell-Dokumente und behalten Überblick über Ihr Inventar und Ihren Lagerbestand.

Die drei Zoho Books-Pakete BASIC, STANDARD und PROFESSIONAL im Überblick

Screenshot: zoho.com

Alle drei Pakete gibt es sowohl als monatliches, als auch als jährliches Abonnement. Wählen Sie das Jahresabo erhalten Sie zwei Monate von Zoho geschenkt. Wollen Sie Zoho Books zunächst ausprobieren, ist auch das möglich: Der Provider bietet eine 14-tägige kostenlose Testphase. Genauere Informationen zum Pricing erhalten Sie in der Zoho Books-Kostenübersicht.

Service und Support

Zoho Books bietet kostenfreien Support über die Kanäle Email und Telefon-Hotline. Ein Plus: Das Support-Team ist an 5 Tagen in der Woche rund um die Uhr für Sie da, so dass nur am Wochenende Leerlauf entsteht. Ein ebenso großes Minus allerdings: Anders als das Tool selbst ist der Support ausschließlich englischsprachig.

Zusammenfassung

Zoho Books ist eine international bekannte und anerkannte Buchhaltungssoftware der Softwareschmiede Zoho. Der Name flößt Vertrauen ein und steht auch in Sachen Buchhaltung für Qualität und Know-How. Leider krankt Zoho Books ein wenig daran, dass es keine deutsche Software ist, denn so fehlen wichtige Standards wie die DATEV- und ELSTER-Schnittstellen oder die GoBD-Zertifizierung. Zudem ist auch der gesamte Support englischsprachig, was kein Ausschlusskriterium sein muss, aber sein könnte. Punkten kann der Anbieter dagegen mit seiner übersichtlichen und ansprechenden (auf Wunsch deutschsprachigen) Oberfläche, der intuitiven Bedienung und den sinnvoll integrierten Funktionen, die von der einfachen Rechnungsstellung bis hin zur Lagerverwaltung reichen.