Smartplan ist auf einer Mission: Menschen den Alltag zu erleichtern und sie dabei zu unterstützen, die eigene Vision zu verfolgen – Schicht für Schicht, mit vollem Fokus auf die eigenen Kund:innen.

Das klingt ja schon mal nicht schlecht, aber auch ein wenig allgemein. Da kam bei mir die Frage auf; wie sehr kann den Smartplan deinen Alltag wirklich erleichtern und wie “smart” entsteht denn der nächste Plan mit dem Tool?

Smartplan wirkt auf den ersten Blick chaotischer, als es ist

Screenshot: trusted.de

Quelle: meinsmartplan.de

Um herauszufinden, was Smartplan für dein Business und deinen speziellen Use Case wirklich bringt, habe ich mir die einzelnen Funktionen und Features für dich genauer angesehen. Alle Hard-Facts findest du hier in meinem Smartplan-Überblick:

Smartplan macht seinem Namen in Sachen Schichtplanung alle Ehre. Und das sage ich nicht nur, weil das Tool viele gut durchdachte Möglichkeiten für dich bereithält, wie du Schichten planen kannst:

• Lege einzelne Schichten manuell an
• Kopiere einzelne Schichten sowie ganze Tage oder gar eine Woche
• Plane offene Schichten, auf die sich dein Team bewirbt
• Lass deine geplanten Schichten automatisch von Smartplan belegen
• Erstelle Wochenvorlagen, um Dienstpläne in sekundenschnelle fertigzustellen

Smartplan überprüft deine Schichtplanung auf Basis intelligenter Regeln, die die Bedürfnisse deiner Mitarbeiter:innen optimal berücksichtigen. Das können Schichtwünsche sein, wöchentliche Arbeitszeitkontingente, Abwesenheitsanträge oder ganz individuelle Pausen- und Ruhezeiten, etwa 12 statt nur 11 Stunden zwischen den Schichten für Azubis.

Smartplan berücksichtigt bei der Planung allgemeine sowie mitarbeiterspezifische Einstellungen

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Quelle: meinsmartplan.de

Damit ist Smartplan eines der wenigen Tools in meinem aktuellen Vergleich, mit denen du auch minderjährige Angestellte gesetzeskonform verplanen kannst.

Zwei Haken gibt es allerdings: Das umfassendere und individuell anpassbare Regelwerk sowie die automatische Schichtplanung gibt es nur im teureren Tarif “Smartplan Plus”. Wenn du also Jugendliche unbedingt automatisch verplanen willst, solltest du dir diesen Tarif genauer ansehen.

Deinen fertigen Dienstplan veröffentlichst du in Smartplan per Knopfdruck. Einzelne Mitarbeiter:innen kannst du dabei leider nicht anwählen, der Schichtplan landet automatisch bei allen Teammitgliedern.

Über den veröffentlichten Dienstplan musst du übrigens nicht alle deine Mitarbeiter:innen einzeln benachrichtigen. Auch das funktioniert bei Smartplan von ganz allein.

Ich habe herausgefunden, dass jeder User genau einstellen kann, wer worüber wann wie und wo benachrichtigt werden soll. Das finde ich sehr praktisch, denn so erhältst du nur genau die Informationen, die du wirklich benötigst – und deine Inbox wird nicht unnötig “zugespamt”.

Apropos Benachrichtigung: Smartplan ermöglicht es dir, mit deinem Team innerhalb des Tools zu kommunizieren. Dazu gehört auch ein integriertes Nachrichtencenter für den Browser und die mobile App. Darin kannst du dich mit allen Kolleg:innen gleichzeitig unterhalten oder nur mit einzelnen, wahlweise aber auch in Gruppen.

Dank der Kommentar-Funktion könnt ihr im Nachrichtencenter einfach darauf los chatten

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Zusätzlich teilst du dich deinem Team per Ankündigung bzw. Tagesnachricht mit oder – wenn du möchtest – in Form einer SMS. Aber Achtung: Die kommen mit einem Aufpreis. Jede SMS kostet dich 8 Cent!

Der Self Service von Smartplan bietet deinem Team diverse Freiheiten. Deine Teammitglieder können zum Beispiel:

• sich auf offene Schichten bewerben
• sich zu offenen Schichten selbst einteilen
• den eigenen Dienstplan einsehen (auch in der mobilen App)
• Schichten abgeben oder tauschen
• Verfügbarkeiten angeben
• Abwesenheiten beantragen
• Zeiten erfassen
• und vieles mehr

Das ist schon einiges! Dein Personal kann auch das eigene Mitarbeiterprofil pflegen – zumindest weitgehend.

Dokumente können sie nicht im System ablegen, das liegt aber daran, dass das allgemein mit Smartplan nicht möglich ist. Für deine umfassende digitale Personalakte und die Dokumentenverwaltung brauchst du also nochmal ein zweites Tool.

Ein wichtiger Hinweis zur Arbeitszeiterfassung vorweg: Eine digitale Stempeluhr bekommst du bei Smartplan nur im teuersten “Plus”-Tarif. Dann kann dein ganzes Team Zeiten am Smartphone und im Browser tracken oder wahlweise auch am Büro-Tablet mit der Stations-App.

An mobile Teams hat das schlaue Smartplan dabei auch gedacht und das Geofencing mit implementiert. So können deine Teammitglieder erst stempeln, wenn sie auch vor Ort sind. Dadurch hast du einen gesonderten Nachweis.

Um die hauseigene Stempeluhr zu nutzen, musst du etwas tiefer in die eigene Tasche greifen

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Deine Teammitglieder müssen aber nicht immer nur anwesend sein. Auch in Sachen Urlaub, Krankheit und Co. hat Smartplan vorgesorgt und dir bereits “Urlaub” und “Krankheit” als Abwesenheitsarten vordefiniert.

Du kannst auch neue Arten hinzufügen und jeweils entscheiden, ob das Urlaubskonto von dieser Art betroffen sein soll oder nicht. Hier bringt Smartplan also alles mit, was du benötigst – die Zeiterfassung aber eben nur gegen Aufpreis.

Ein großer Vorteil von Smartplan ist, dass du so viele Standorte und Abteilungen anlegen kannst, wie du möchtest. Du kannst nämlich auch für jeden Standort eigene Dienstpläne erstellen und dabei genau die Qualifikationen berücksichtigen, die du für jede deiner Filialen bzw. Zweigstellen benötigst.

Im Mitarbeiterprofil ist nicht viel los, dafür ist es gut auf deine Bedürfnisse anpassbar

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Quelle: meinsmartplan.de

Toll ist auch, dass jedes Teammitglied eine oder mehrere Qualifikationen haben kann. Welche das sind, bestimmst du bei Smartplan einfach selbst.

Das Mitarbeiterprofil ist auch ansonsten sehr gut anpassbar, viele vordefinierte Felder gibt es aber nicht. Du musst also Informationen wie die Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer oder bei Bedarf auch die Kleider- und Schuhgröße (für die Arbeitskleidung) selbst hinzufügen. Das gelingt mit nur wenig Aufwand, ist bei vielen Angestellten aber ganz schön müßig!

Von Smartplan gibt es insgesamt zwei Tarife: die Basis-Version mit allen Kernfunktionen ab 29 € pro Monat für 15 User und die “Plus”-Version für 15 € mehr.

Eine Preisstaffel, zwei Tarife

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Ab 29 € monatlich bekommst du alle nötigen Basics, etwa die Online-Schichtplanung, die mobile App oder das integrierte Nachrichtencenter.

Diese Funktionen und Features reichen für dein Business nicht aus? Dann könnte “Smartplan Plus” das Richtige für dich sein. Für 15 € mehr pro Monat erweitert sich der Funktionsumfang um die automatische Schichtplanung, eine digitale Stempeluhr und du kannst nun Smartplan mithilfe der hauseigenen API in deine Systemlandschaft integrieren.

Bei den Preisen von Smartplan handelt es sich um Staffelpreise. Das heißt: Für jeweils 15 Mitarbeiter:innen bzw. User mehr, zahlst du 10 € mehr pro Monat. Hierbei musst du beachten, dass du selbst bei 16 Usern schon in die nächste Staffel rutscht und den Preis für 30 zahlst.