Precoro ist keine typische Reisekostenabrechnung-Software. Stattdessen hat sich der amerikanische Anbieter auf eine Lösung für alle Bestell- und Abrechnungsprozesse spezialisiert. Trotzdem habe ich mir die Software für meinen Vergleich der besten Reisekosten- und Spesenmanagement-Softwares einmal genauer für dich angeschaut.

Precoro ist eine Lösung für Bestellungen, Rechnungsmanagement und mehr

Screenshot: trusted.de

Quelle: precoro.com

Wie gut du mit dem schicken Tool Spesen managen kannst und was Precoro sonst noch so auf dem Kasten hat, erfährst du in meiner Toolvorstellung:

Precoro hat in Sachen Reiseplanung nur wenig zu bieten. Das hätte ich von einer Bestell- und Ausgabenmanagement-Software allerdings auch nicht erwartet.

Leider verzichtet Precoro jedoch auch auf Schnittstellen zu Reisebuchung-Softwares wie TravelPerk, Comtravo oder Egencia. Durch die offene Schnittstelle könntest du diese aber problemlos anbinden.

Immerhin kannst du einige Einstellungen vornehmen, um den Abrechnungsprozess später zu vereinfachen:

• Budgets für einzelne Abteilungen einrichten (für eine bessere Kostenkontrolle)
• individuelle Genehmigungsprozesse – auch im Mehraugenprinzip – einrichten
• personalisierte Felder erstellen, die im Abrechnungs-Formular ausgefüllt werden sollen
• festlegen, welches Teammitglied Reisekosten einreichen darf

Dank der guten Anpassbarkeit kannst du deinen Abrechnungsprozess genau so vorbereiten, wie es dir passt. Die ein oder andere Planungs-Funktion hätte man dem Tool aber durchaus noch spendieren können.

Hier liefern die Spezialisten meines Vergleichs schlicht mehr. HRworks punktet etwa mit Funktionen für die Reisebuchung, während du bei Circula praktische Warnmeldungen bei zu hohen Reisekosten einrichten kannst.

Der Reisekostenabrechnungs-Prozess ist bei Precoro im Grunde sehr simpel gestaltet. Deine Reisenden müssen lediglich die Belege sammeln, diese digitalisieren (mit der mobilen Web-App abfotografieren oder einscannen) und an die eingereichte Abrechnung anhängen. That’s it!

Umständlich ist der Prozess nicht, aber dafür äußerst müßig. Denn: Precoro hat nichts für dich vordefiniert. Ausgabenkategorien, Spesensätze und selbst steuerliche Angaben musst du bei jeder neuen Abrechnung selbst eintragen. Auch deine gefahrenen Kilometer rechnet dir der Anbieter nicht automatisch aus.

Precoro ist nicht speziell für die Reisekostenabrechnung ausgelegt – möglich ist die Abrechnung trotzdem

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Quelle: precoro.com

Eine wirkliche Erleichterung für dein Reisemanagement ist Precoro also nicht. finway, die Konkurrenz aus Deutschland, unterstützt dich bei der Reisekostenabrechnung mit zahlreichen vordefinierten Feldern und Spesensätzen – und das, obwohl finway auch kein Reise-Spezialist ist. Precoro zeigt hier noch deutlich Potenzial!

Precoro hat eine recht ordentliche Belegverwaltung mit an Bord. Sind deine Rechnungen, Kassenzettel und andere Belege erst einmal digitalisiert, landen diese in einer Art Rechnungsübersicht. Diese kannst du dank praktischer Filter ganz bequem durchstöbern, bis du deinen gesuchten Beleg gefunden hast. Du filterst zum Beispiel nach:

• Beleg- oder Lieferdatum
• Abteilung
• Verantwortlichkeiten
• Standort
• Person, die die Ausgabe getätigt hat
• Ausgabenart
• individuell von dir erstellten Feldern

Bei Precoro wählst du aus bereits vorhandenen Standard-Reportings und von dir ganz individuell zusammengestellten Berichten. Diese Option gefällt mir sehr gut und ist im aktuellen Vergleich nicht selbstverständlich.

So weißt du nämlich ganz genau, wo welche Kosten (aller Art) entstanden sind, wer sie verursacht hat und was mit den Ausgaben im weiteren Verlauf passiert ist.

Der Custom-Report-Creator ist ein echtes Highlight von Precoro!

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Quelle: precoro.com

Da es Precoro allerdings an spezifischen Reisekosten-Features fehlt, darfst du hier auch keine umfangreichen Reisekosten-Reoportings erwarten. Immerhin: Buchhaltungsberichte, Kostenübersichten oder Summenberichte erzeugst du problemlos im Tool.

Toll finde ich dagegen, dass es eine Schnittstelle zum Microsoft-Tool “PowerBI” gibt. Dadurch holst du noch viel mehr aus deinen Daten heraus und bereitest diese so auf, wie du es möchtest.

Die Preise von Precoro starten bei 35 $ pro User und Monat bei jährlicher Abrechnung. Die Bestellmanagement-Software gibt es in einer Ausführung für kleine Finanz-Teams mit bis zu 20 Personen. Alle Größen, die darüber hinaus gehen, bekommen vom Anbieter ein individuelles Angebot.

Der Preis ist mit 35 $ pro Monat und User ganz schön satt

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Quelle: precoro.com

Precoro ist mit seiner Preisgestaltung eines der teuersten Tools im ganzen Vergleich. Vom Funktionsumfang und Preis her ist das Tool aber auch kaum mit einem Reisekosten-Spezialisten wie Circula oder Rydoo (ab 8 € pro User und Monat) vergleichbar.

Hier bekommst du mehr für dein Geld – solange es sich nicht um Reise-Features handelt. Wenn du also nach einer Lösung suchst, um dein Spesenmanagement zu professionalisieren, solltest du dich besser bei der Konkurrenz umschauen.

Toll finde ich, dass Precoro auch gemeinnützige Organisationen sowie Bildungseinrichtungen mit Sonderpreisen unter die Arme greift. Diese Zielgruppen werden sogar kostenlos von Precoro beraten.

Ich finde es sehr interessant, dass Precoro eigentlich aus den USA stammt und deine Daten dennoch auf Servern in Deutschland speichert. Das ist zumindest dann der Fall, wenn du von Deutschland bzw. Europa aus auf das Tool zugreifst. Ansonsten sichert Precoro deine Daten in einem der 14 übrigen Rechenzentren, die weltweit verteilt sind. Die Server sind ISO-27001- und SOC-2-zertifiziert.

Du erreichst das Support-Team von Precoro (oder wie sie sich selbst nennen: “Precorians”) täglich rund um die Uhr im Live-Chat. Telefonisch erreichst du das Team auch, allerdings nur über eine Nummer aus den USA oder Großbritannien. Das Support-Team sitzt sowohl in Europa als auch in den Vereinigten Staaten. So stellt der Anbieter sicher, dass deine Anfragen auch innerhalb deiner Zeitzone so schnell wie möglich beantwortet werden.

Solltest du eine:n persönliche:n Ansprechpartner:in benötigen, kannst du einfach den “Concierge-Service” hinzubuchen. Dabei unterstützt ein Teammitglied in Form eines geführten Onboardings (inklusive Setup) und steht dir auch in Video-Calls oder via E-Mail-Support zur Seite.