Lexware ist gerade in Deutschland einer der bekanntesten Anbieter für Finanz- und Bürosoftware. Was das deutsche Urgestein in Sachen Reisekosten- und Spesenabrechnung auf dem Kasten hat, zeige ich dir in meinem Tool-Überblick!
Lexware reisekosten ist nur eine von vielen Speziallösungen, die der Anbieter für deine Buchhaltungs-Prozesse im Gepäck hat. Mit der Reisekosten-Software kannst du die Geschäftsreisen deines Teams gesetzeskonform erfassen und abrechnen. Und mit Lexware myCenter reichen deine Mitarbeiter:innen Reiseanträge und -kosten einfach selbst ein.
| basis | plus | pro | |
| Keine Unterschiede vorhanden | |||
| basis | plus | pro | |
Preis | 8,90 € / monatlich | 20,90 € / monatlich | 46,90 € / monatlich |
| Keine Unterschiede vorhanden |
Reisende max | 3 | 100 | 500 |
|---|---|---|---|
Spesenvolumen max | unbegrenzt | unbegrenzt | unbegrenzt |
User max | 1 | 1 | 3 |
Abrechnung per mobiler App | |||
Serverstandort(e) | Europa | Europa | Europa |
Unterstützte Plattformen | Windows (Client) | Windows (Client) | Web-App Windows (Client) |
Geeignet für | Kleine Unternehmen | Mittelständische Unternehmen Große Unternehmen | Mittelständische Unternehmen Große Unternehmen |
| Keine Unterschiede vorhanden |
Keine Angaben verfügbar
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Keine Angaben verfügbar
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Keine Angaben verfügbar
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Lexware ist bekannt für seine rechtssicheren und Finanzamt-konformen Buchhaltung-Softwares. Sicher unterwegs bist du auch mit der hauseigenen Anwendung “Lexoffice reisekosten”.
Was das Spezial-Tool so sicher macht und was es für dein Spesenmanagement alles leisten kann, erfährst du hier:
Die Reisekostenabrechnung-Software von Lexware ist nicht für Reisebuchungen ausgelegt. Das heißt aber nicht, dass dich das Tool nicht mit zahlreichen Funktionen und Features unterstützt, um betriebliche Reisen nicht wenigstens vorzubereiten. Zum Funktionsumfang in Sachen Vorbereitung gehören unter anderem:
Mir gefällt sehr, dass Lexware reisekosten hier bereits an vieles gedacht hat. Im Tool sind nämlich auch Sonderfälle definiert, die deine Reisenden später bei der Reisekostenabrechnung angeben können.
Dazu zählen insbesondere Regelungen für Spediteur:innen. Etwa Übernachtfahrten, zusätzliche Pauschalen für Berufskraftfahrer:innen und andere. In meinem aktuellen Vergleich ist Lexware reisekosten das einzige Tool, das für diese Zielgruppe bereits vorgeplant hat.
Um deine Reisekosten mit Lexware abzurechnen, musst du ein bisschen mehr Zeit einplanen, als mit den meisten anderen Reisekosten-Softwares.
Das liegt daran, dass es Lexware reisekosten an einer smarten Belegerkennung (OCR-Technologie) fehlt. Rydoo, HRworks, Circula und viele andere Konkurrenten nutzen das, damit dir manuelle Eingaben bei der Belegerfassung erspart bleiben. Hier bleibt dir nichts anderes übrig, als alle nötigen Daten per Hand ins System einzutragen. Dazu gehören unter anderem:
Ich kann mir gut vorstellen, dass dieser Vorgang – den du übrigens für jeden Beleg einzeln durchführen musst – sehr müßig sein kann. Gerade, wenn du bei einer langen Reise sehr viele Quittungen gesammelt hast. Im folgenden Video bekommst du nochmal einen Live-Eindruck vom Abrechnungs-Prozess:
Lexware reisekosten nimmt dir dennoch ein paar Handgriffe ab. Zum Beispiel berechnet das Tool automatisch die Verpflegungspauschalen für dich sowie die Vorsteuerabzüge. Außerdem gibt es da noch die “Reisekostenschnellerfassung”.
Mit diesem Feature kannst du dir die Abfahrts-, Zwischen- und Zielorte deiner Reisen abspeichern und musst diese nicht immer wieder von vorne bei einer wiederkehrenden Reise angeben. Das bietet sich besonders dann für dein Business an, wenn du regelmäßig die gleichen Kunden besuchst – egal ob im In- oder Ausland.
Deine Belege verwaltest du mit Lexware reisekosten erst, sobald du sie manuell abgetippt und eingereicht hast. Etwas Besonderes ist die Belegverwaltung nicht. Du wählst lediglich deine Reise aus, lädst deine Belege als PDF hoch und that’s it – deine Rechnungen sind archiviert.
Praktisch finde ich, dass du deine Dokumente bzw. Reisen dank der vorinstallierten Filteroptionen jederzeit wieder finden kannst. Du filterst dann zum Beispiel nach den neuesten oder ältesten Reisen, nach bestimmten Reisenummern (Kennung), einem bestimmten Abfahrts- oder Zielort. Alternativ nutzt du einfach die Suchfunktion und suchst nach bestimmten Schlüsselwörtern.
Lexware reisekosten liefert dir eine riesige Auswahl an Reportings für dein Spesenmanagement. Die sind zwar nicht bunt (lediglich im Tabellen-Format), aber dafür sehr aufschlussreich. Du erfährst zum Beispiel alles über:
Ein Durchlaufzeitenbericht (Dauer der Durchführung einer Reisekostenabrechnung) gibt es hier leider nicht. Ich habe auch keine Möglichkeit entdeckt, um individuelle Berichte zu erstellen. Das klappt mit anderen Tools besser, zum Beispiel mit Factorial.
Lexware reisekosten stellt dir außerdem eine Vorschau-Funktion zur Verfügung. Damit hast du die Möglichkeit, alle Daten vor der Weitergabe nochmal zu kontrollieren.
Exportieren kannst du deine gewünschten Berichte im Excel-Format. So kannst du deine Reportings an deine Buchhaltung übergeben oder deine Daten anderweitig verwerten.
Von Lexware reisekosten gibt es insgesamt 3 Tarife: “basis” ab 8,90 €, “plus” ab 20,90 € und “pro” ab 46,90 € monatlich.
Bereits im kleinsten Tarif profitierst du von allen Standard-Funktionen (Fahrtenbuch, Reisekostenerfassung für In- und Auslandsreisen, vordefinierten Pauschalen und Co.) und kannst sogar für drei Mitarbeiter:innen das Self-Service-Modul “myCenter” einrichten.
Der Tarif “plus” ist für bis zu 100 Reisende gedacht, die du im Tool anlegen und verarbeiten kannst. Sollen sich deine Teammitglieder selbst verwalten, gibt es (wie im kleinsten Tarif) trotzdem nur 3 “myCenter”-Lizenzen. Weitere kannst du im 5er-Pack ab 59,40 € pro Jahr hinzubuchen. Der wesentliche Unterschied zur Basis-Version ist, dass du nun auch mehrere Unternehmen in einem Tool verwalten kannst.
Im größten Tarif “plus” kannst du mit zwei weiteren Administrator:innen gemeinsam Reisekosten von bis zu 500 Reisenden bearbeiten. Für die Selbstverwaltung stehen dir dann schon 5 Lizenzen zur Verfügung, weitere lassen sich hinzubuchen.
Lexware lexoffice ist eine besonders sichere Anwendung, da diese auf deinem Rechner fest installiert wird. Die Installation des Produkts ist leider nur auf dem Windows-Betriebssystem möglich.
Solltest du im größten Tarif mit deinen Kolleg:innen zusammenarbeiten wollen, greift ihr gemeinsam auf die Netzwerk-Lösung zu. Eure Daten werden in diesem Fall über die Server von Windows 2022 gehostet.
Du erreichst das Support-Team von Montag bis Freitag zwischen 08:00 Uhr und 18:00 Uhr per E-Mail oder telefonisch. Die Hotline steht für dich kostenfrei zur Verfügung. Wie gut das Support-Team erreichbar ist, habe ich natürlich gleich ausprobiert. Ich bin nur bei einem Anrufbeantworter gelandet, bei dem ich immerhin eine Rückrufbitte hinterlassen konnte.
Der Rückruf kam nach etwas über einer Stunde – warum auch immer aus der Buchhaltung. Der Herr meinte nur, dass ich mich mit meiner Frage per E-Mail an den technischen Support wenden soll. Dann wurde mit einem groben “Tschüss” einfach aufgelegt. Das war für mich weder sonderlich hilfreich noch erfreulich, aber hoffentlich nur ein Einzelfall.
Zusätzlich zur Hotline und der Support-Mail liefert der Anbieter ein umfassendes Handbuch zur Software sowie ein eigenes Helpcenter, das du allerdings nur als Kund:in nutzen kannst. Video-Tutorials vom Anbieter selbst gibt es bedauerlicherweise nicht.
Lexware reisekosten bietet nur wenige Schnittstellen an. Du kannst das Tool zum Beispiel direkt an Lexware lexoffice anbinden, um die Reisekostenabrechnung sauber in deine Buchführung-Software zu überführen. Wenn du stattdessen DATEV nutzt, ist auch das möglich. Ansonsten liefert dir das Tool noch eine Schnittstelle zu Excel. So kannst du immerhin deine Berichte exportieren und über Excel weiterverarbeiten.
trusted hat Lexware reisekosten im Rahmen des Reisekostenabrechnung-Software-Vergleichs für Sie unter die Lupe genommen und stellt Ihnen das Angebot hier übersichtlich vor.
Lexware gibt es bereits seit 1989. Das damals in einer Privatwohnung gegründete Start-up wurde nur wenige Jahre später von der Haufe-Group aufgenommen. Mittlerweile beschäftigt die Marke Lexware über 400 Angestellte.
