Zielgruppe

eQMS als Qualitätsmanagement-Software ist grundsätzlich für alle Firmen und Branchen interessant, die ein funktionierendes Qualitätsmanagement benötigen oder nachweisen müssen. Im besonderen Maße konzentriert sich eQMS auf die folgenden Branchen:

• Gesundheitswesen
• Öffentliche Einrichtungen
• Labore/Forschung
• Logistik
• Bildung
• Handwerk
• Industrie
• Handel/Dienstleistungen
• Verbände

Gerade letzterer Punkt ist ein Alleinstellungsmerkmal, da sich ansonsten kaum ein QM-Tool im aktuellen Vergleich dem Thema “QM für Verbände” widmet. Durch die zentrale Steuerung aller QM-Prozesse und die Möglichkeit, verschiedene Filialen in eQMS anzulegen und zu steuern, behält die Dachorganisation stets die Kontrolle und den Überblick, während die einzelnen Verbandsmitglieder spezifische Prüflisten, Regelwerke und Prozesse übernehmen können.

Funktionsumfang

eQMS unterstützt Sie als QM-Komplettlösung bei all Ihren Qualitätsmanagement-Bestrebungen von Anfang bis Ende. Das beginnt bei der Verwaltung Ihrer QM-Dokumente oder Ihres QM-Handbuchs, geht weiter über die Prozessplanung, das Anlegen von To-Do- und Prüflisten, die Planung von Prüfungen und Audits und die Verwaltung der Prüf- und Messmittel, bis hin zur Bewertung Ihrer Lieferanten oder die Planung von Schulungen für Ihre am Prozess beteiligten Mitarbeiter.

eQMS bietet damit einen riesigen Funktionsumfang in vielen verschiedenen Modulen, die allerdings alle auf die gleiche Datenbasis zurückgreifen und somit anhand von benutzerdefinierten Prozessen und Workflows konsistent ineinandergreifen.

Planung

Kern von eQMS ist das umfangreiche Dokumentenmanagement-System, in dem Sie Ihre QM-Dokumentation oder Ihr QM-Handbuch erstellen und verwalten. Wann immer Sie ein neues Dokument in eQMS erstellen oder hochladen, folgt dieses auf Wunsch Ihren individuellen und benutzerdefinierten Workflows. So legen Sie beispielsweise selbst fest, welche Schritte für eine Freigabe und Veröffentlichung einer neuen Dokumentation nötig ist, welcher User die nötigen Rechte dafür hat, und wer im Falle eines neuen Dokuments automatisch per Mail benachrichtigt werden soll. So gestalten Sie Ihre Prozesse nicht nur schneller und effizienter, sondern auch für alle Beteiligten übersichtlicher und normenkonform.

Eine große Hilfe dabei ist die Office-Integration, die eQMS mitbringt. Ein eigenes Web-Office lässt Sie Textdokumente direkt in der Oberfläche des QM-Tools erstellen, öffnen und bearbeiten; zudem lassen sich auch Excel- oder PowerPoint-Dokumente in eQMS öffnen, ohne, dass Sie dafür zwingend eine MS Office-Lizenz benötigen würden.

Für die Planung Ihrer Prozesse steht Ihnen in eQMS außerdem ein eigener Prozess-Editor zur Verfügung, mit dessen Hilfe Sie Prozesse beispielsweise als Ablauf- oder Flussdiagramm planen. Zudem haben Sie auch die Möglichkeit, Organigramme und andere Diagrammtypen in eQMS zu erstellen, um für jeden QM-Fall eine adäquate Prozess-Visualisierung zu finden. Der Prozess-Editor ist dank simpler Drag-and-Drop-Steuerung einfach zu benutzen und die entstehenden Diagramme übersichtlich, schnell und ansprechend gestaltet.

Prüfung

Geht es um die Prüfung Ihrer QM-Bemühungen, bietet eQMS Ihnen gleich mehrere Module und Features. Nummer 1 sind die umfassenden Check- und Prüflisten, die Sie im System anlegen und mit einzelnen Prozessen verbinden können. Wiederkehrende Aufgaben, die besondere Vorsicht oder Aufmerksamkeit erfordern, gießen Sie so in einfach zu verwendende To-Do-Listen und sorgen so dafür, dass wichtige Handgriffe nicht übersehen und alle nötigen Sicherheitsstandards eingehalten werden.

eQMS geht allerdings noch einen Schritt weiter und erlaubt Ihnen auch die Verwaltung von Mess- und Prüfmitteln. Hier hinterlegen Sie beispielsweise Prüfmittel wie Waagen, spezielle Maschinen oder erstellen ganz einfach einen allgemeinen Prüfplan, um wichtige Termine und Fristen nicht zu verpassen. Die Prüfkriterien legen Sie dabei vollständig selbst und individuell je nach Fall fest. Die Ergebnisse jeder Prüfung können Sie in eQMS hinterlegen und auf Wunsch als Prüfbericht auswerten.

Ein weiteres Modul von eQMS ist das Auditmanagement. Hier planen Sie Audits oder Kontrollen, legen einen Auditplan mit den wichtigen Terminen an, behalten die Auditfeststellungen im Blick und erstellen auf Wunsch auch nach dem erfolgten Audit einen umfassenden und aussagekräftigen Bericht. So entdecken Sie noch mögliche Lücken und Fehler in Ihrem Qualitäts- oder Sicherheitskonzept und können Ihre Standards Schritt für Schritt anhand der entsprechenden Vorgaben optimieren.

Usability

eQMS verfügt über eine moderne und simple Oberfläche, in der sich auch neue User schnell zurechtfinden können. Zwar ist die Software funktional recht komplex; durch die sinnvolle Trennung der vielen verschiedenen Features auf einzelne Module wird die Navigation durch die Software nie zu unübersichtlich. Vor allem der Drag-and-Drop-Prozess-Editor sowie das eigene Textverarbeitungsprogramm, in dem Sie direkt in eQMS Dokumente erstellen können, sind eine große Hilfe im QM-Prozess.

Nicht verschwiegen werden sollte allerdings der administrative Aufwand. Trotz des gelungenen Look-and-Feels ist die permanente “Wartung” der Software, das Hinzufügen neuer Workflows und Prozesse, die Definition von Rechten und Abhängigkeiten im Freigabeprozess, und so weiter und so fort gerade zu Beginn eine zeitaufwändige Sache. Hier lohnt es sich, die Einrichtungshilfe des Anbieters in Anspruch zu nehmen oder sogar eine Schulung Ihrer Mitarbeiter in Erwägung zu ziehen.

Apropo Schulung: Ständig auf dem Laufenden zu bleiben ist im Umgang mit eQMS Pflicht. Der Provider ist ständig damit beschäftigt, neue Features zu integrieren und die Software auf dem neuesten Stand zu halten; da sind bis zu 50 Updates pro Jahr durchaus im Rahmen des Möglichen. Das kann teilweise konfus sein; zudem ist nicht immer auf den ersten Blick ersichtlich, welche konkreten Neuerungen es gibt. Ein regelmäßiger Besuch im Blog bzw. News-Bereich des Anbieters ist daher in jedem Fall zu empfehlen; auch Auffrischungsseminare bieten sich von Zeit zu Zeit an, um alle Features von eQMS problemlos nutzen zu können.

Preise und Plans

Im flexiblen Preiskonfigurator von eQMS stellen Sie sich schnell und einfach eine passgenaue Lösung für Ihre Bedürfnisse zusammen. Dabei haben Sie die Wahl, wie viele Nutzerlizenzen Sie benötigen, und wie viele Standorte oder Filialen die QM-Software nutzen sollen. Der Startpreis für einen User und einen Standort liegt bei 50 Euro pro Monat; jeder weitere User (bis zu 8 Nutzer) kostet zusätzlich 10 Euro, jeder weitere Standort 20 Euro. Rabatte gibt es ab bis zu 15 Usern. Gerade große Unternehmen mit hunderten oder noch mehr Mitarbeitern bezahlen bei eQMS irgendwann nur noch 50 Cent bis 1 Euro pro User.

Hinzu kommt jeweils eine einmalige Einrichtungsgebühr, deren Höhe ebenfalls von der gewählten Nutzerzahl und der Anzahl an Filialen abhängt. Einrichtungsgebühren starten ab 100 Euro, können aber auch (je nach Nutzerzahl) 3.000 Euro und mehr kosten.

Wollen Sie eQMS im Vorfeld unverbindlich ausprobieren, haben Sie dazu in einer kostenlosen Testphase Gelegenheit. Auf Wunsch haben Sie vor der Testphase auch die Gelegenheit, sich eQMS live in einer Onlinepräsentation mit dem Anbieter zeigen zu lassen. Anschließend können Sie die Vollversion der Software (inklusive Support) nach Belieben kostenlos testen.

Service und Support

Page-Tec leistet persönlichen Support vor allem per E-Mail und per Telefon-Hotline. Kontaktieren Sie den Anbieter per Mail, sichert dieser eine Antwort innerhalb von maximal 6 Stunden bzw. am nächsten Werktag zu, so dass Sie nicht zu lange auf eine Rückmeldung warten müssen. Alternativ erreichen Sie das Supportteam des Anbieters per Hotline auch direkt; zu den üblichen Geschäftszeiten.

Auf Wunsch veranstaltet der Provider auch Schulungen rund um die Themen eQMS und Qualitätsmanagement. In diesen individuellen Seminaren und Schulungen bringt das Page-Tec-Team Ihnen beispielsweise einzelne Features oder Module der Software näher oder zeigt Ihnen, welche Bereiche des Qualitätsmanagements Sie mit welchem Softwaremodul am besten abdecken können.

Zusammenfassung

eQMS bietet einen großen Funktionsumfang, ist einfach zu verwenden und ermöglicht Ihnen eine übersichtliche und transparente Dokumentation Ihres Qualitätsmanagements. Mithilfe des zentralen Dokumentenmanagement-Systems haben Sie alle Dokumentationen stets revisionssicher griffbereit; mithilfe des Prozess-Editors erstellen Sie auf deren Grundlage konkrete Workflows und mithilfe der Prüf- und Auditplanung kümmern Sie sich um kontinuierliche Verbesserung Ihrer Systeme. eQMS ist damit ein echtes Schwergewicht, wirkt aber zu keinem Zeitpunkt überladen.