Der Name der Agentursoftware “Die Agenturverwaltung” verrät schon viel, was man über das Tool wissen muss. Statt eines witzigen, kreativen Namens trägt das Tool seine Kernkompetenz vor sich her, wie ein Aushängeschild. Hier geht es um die professionelle und umfängliche Verwaltung Ihrer Agentur und Agenturprozesse. And that’s it.

Dafür hat die Agenturverwaltung alle wichtigen Funktionen an Bord, die im Agenturalltag nötig sind. Im Adressbuch sichern Sie Kunden- und Kontaktdaten, in der Projektverwaltung planen Sie Projekte, Stundenbudgets und Aufgaben (die hier allerdings “Vorgänge” genannt werden), im Teamkalender behalten Sie den Überblick und erfassen Arbeits- und Projektzeiten und im (sehr) umfangreichen Finanzmodul erstellen und verwalten Sie Angebote, Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen.

Besondere Erwähnungen verdienen – neben der aufgeräumten und organisierten Finanz- und Dokumentenverwaltung – die KI-gestützte Belegerfassung sowie das Berichtswesen. Erstere unterstützt Sie dabei, eingehende Rechnungen automatisch auszulesen und im System zu übernehmen. Abtippen: Fehlanzeige. Letztere kommt mit einer Vielzahl an vorgefertigten Berichten für alle möglichen Fälle. Bei Bedarf lassen sich aber auch vollständig individuelle Reports erstellen.

Schwächer (weil leicht unflexibel) fällt dagegen die Projektplanung aus. Legen Sie Wert auf Kanban-Boards oder Gantt-Diagramme, gehen Sie hier leer aus. Aktuell fehlt es außerdem noch an einer mobilen App, z.B. für die Zeiterfassung.

In der Agenturverwaltung ist alles so organisiert, dass die einzelnen Softwarebereiche nahtlos ineinandergreifen. Die Arbeitszeiten Ihres Teams werden zum verfügbaren Projektbudget. Für Ausgangsrechnungen greifen Sie auf Ihren angelegten Leistungs-Katalog zurück. Projekte für Bestandskunden sind mit wenigen Klicks über das Kundenprofil erstellt. Und auf dem zentralen Dashboard laufen alle Infos und aktuellen Aufgaben zusammen. Kein Handgriff ist zu viel; alle Daten sind miteinander verknüpft. Das klappt natürlich nur, wenn Daten über alle Softwarebereiche hinweg sauber gepflegt werden und die Konfiguration stimmt. Dafür stellt der Anbieter glücklicherweise ein geführtes Onboarding bereit – und mit einmalig 1.000 € für Neukund:innen in Rechnung. Ein umfangreiches Online-Handbuch gibt es ebenfalls.

Genauso straight forward wie der Name der Agenturverwaltung wirkt auch das Tool selbst. Alles ist durchaus schick und aufgeräumt, aber wenig grafisch. Statt übersichtlicher Kanban-Boards präsentiert sich die Projektverwaltung hauptsächlich tabellarisch und auch das “Adressbuch” – eine Art integriertes CRM – wirkt eher spartanisch. In der Agenturverwaltung sind Minimalismus und Überblick angesagt; auf bunten, blinkenden und spaßigen Schnickschnack wird bewusst verzichtet. Eine andere Strategie, als viele andere Agentur-Tools sie fahren, aber nicht unbedingt falsch.

Nur manchmal stößt das spartanische Design der Agenturverwaltung ein wenig sauer auf. Etwa, wenn Sie in einem “Vorgang” eine Checkliste für Unteraufgaben hinzufügen wollen, und feststellen, dass Sie diese selbst im Texteditor erstellen müssen. Zum Beispiel mit “[X] Rückruf an Anette wegen der Freigabe” oder “[ ] Onboarding Matthias”. In solchen Fällen hätte es der Agenturverwaltung gutgetan, sich etwas von modernen Projektmanagement-Tools abzugucken.

Preislich liegt die Agenturverwaltung mit zwischen 19 € für die Professional und 39 € für die Pro-Version in einem gesunden Mittelfeld. Preise verstehen sich als Monatspreise pro Nutzer; abgerechnet wird jährlich im Voraus. Eine kostenlose Demoversion zum Ausprobieren steht Ihnen unkompliziert auf der Anbieter-Website zur Verfügung.

Fazit: Die Agenturverwaltung hält, was der Name verspricht. Das Tool bietet eine unaufgeregte, übersichtliche und (mit der nötigen Einarbeitung) einfache Lösung für das Management Ihrer Prozesse. Die Funktionen sind mächtig und von kleinen bis großen Agenturen gut skalierbar. Viele moderne Agenturtools werden ab einer bestimmten Anzahl von Kunden und Projekten unübersichtlich; die Agenturverwaltung umgeht dieses Problem gekonnt mit seinen simplen Tabellenansichten und umfassenden Filtern.

Übrigens: Die Agenturverwaltung hat auch eine Vielzahl von Schnittstellen an Bord. Neben nativen Integrationen z.B. in Dropbox, Trello, Slack, den Google Kalender oder zu DATEV sorgt die Anbindung zu Make.com dafür, dass sich über 1.000 weitere Apps in die Agenturverwaltung integrieren lassen.