Worauf muss ich bei der Auswahl von Aufgabenmanagement-Software achten?
Um zu bestimmen, welche Aufgabenmanagement-Software am besten in Ihr Unternehmen passt, sollten Sie sich zunächst einige wichtige Fragen stellen. Diese sind: Wie viele User-Lizenzen benötige ich? Welche konkreten Funktionen und Features benötige ich und wie möchte ich meine Aufgaben in der Software planen und verwalten? Und wie möchte ich auf die neue Software zugreifen, etwa über die Cloud, als mobile App oder als On-Premises-Version? Um Ihnen die Auswahl zu erleichtern, hat trusted einige Tipps für Sie:
Anzahl der User-Lizenzen
Bevor Sie sich für eine der hier vorgestellten Lösungen entscheiden, sollten Sie zunächst einmal validieren, wie viele User-Lizenzen Sie benötigen, sprich: wie viele Personen in Ihrem Unternehmen mit der jeweiligen Software arbeiten müssen. Benötigen Sie als Freelancer eine flexible Aufgabenverwaltung, um Ihre Projekte im Blick zu behalten und Ihre To-Dos zu verwalten, wäre es beispielsweise Unsinn, sich für monday, Stackfield oder Wrike zu entscheiden, da Sie diese erst ab mindestens 3 bzw. 5 User-Lizenzen buchen können.
Wollen Sie dagegen Ihr komplettes Team mit der neuen Software ausstatten, sollten Sie dabei bedenken, dass nicht automatisch jedes Teammitglied einen eigenen (bezahlten) Zugang benötigen muss. Lese- und Gast-Zugänge sind bei vielen Anbietern gratis möglich und verschaffen den jeweils eingeladenen Usern bereits einen Überblick über die geplanten Projekte und Aufgaben; nur können diese die Planung dann nicht verändern oder eigene Aufgaben hinzufügen. Für viele Teams mit einer zentralen Projektleitung ist das ausreichend.
Aufgabendarstellung
Am Anfang steht die Frage, wie Sie Ihre Aufgaben darstellen und organisieren wollen. Im Projektmanagement gibt es viele verschiedene Ansätze zur optimalen Darstellung eines Projekts und seiner Tasks; ebenso vielfältig sind die entsprechenden Möglichkeiten der hier vorgestellten Task-Management-Tools. Von einfachen To-Dos und Checklisten über die agilen Kanban-Boards bis hin zur klassischen Wasserfall-Methode im Gantt-Diagramm haben Sie hier diverse Optionen. Ein kurzer Überblick:
Anbieter | To-Do | Kanban | Gantt | Tabelle | Strukturplan |
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Monday | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✘ |
awork | ✔ | ✔ | ✔ | ✘ | ✘ |
Stackfield | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✘ |
Wrike | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✘ |
MeisterTask | ✔ | ✔ | ✘ | ✘ | ✘ |
factro | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
Asana | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✘ |
To-Do-Listen
Mithilfe einer Checkliste mit den wichtigsten Aufgaben, die es zu erledigen gilt, halten Sie auf simpelste Art und Weise Ihre Tasks fest. Dabei ist es meist gleich, in welcher Reihenfolge die Aufgaben erledigt werden, oder wer sie erledigt; Hauptsache, sie werden abgehakt. Listen mit To-Dos eignen sich für alltägliche persönliche Aufgaben, die immer den gleichen Ablauf haben, oder als Erinnerungsstütze, um Tasks nicht aus den Augen zu verlieren. Sie sind die einfachste Art der Aufgabenverwaltung und erfordern nur wenig Planung und Koordination.
Check- und To-Do-Listen sind gut geeignet, um einfache Projekte in die wichtigsten Aufgaben zu zergliedern
Screenshot: trusted.de
Quelle: awork.io
Kanban-Boards
Kanban-Boards sind eine spezielle Art der Projektdarstellung agiler Projekte. Dabei werden einzelne Aufgaben (ggf. mit Sub-Tasks bzw. Unteraufgaben) auf “Tickets” notiert, die in eine von mehreren Spalten eingeordnet werden; diese geben den Status der Aufgabe an, etwa “In Planung”, “In Bearbeitung”, “Erledigt”, etc. Kanban-Boards eignen sich besonders für die Projektdarstellung im Team, da die einzelnen Tickets verschiedene Verantwortliche haben können und so jeder im Team jederzeit sehen kann, wie weit das Projekt schon gediehen ist.
Auf dem übersichtlichen Kanban-Board sehen Sie immer, wie weit ein Projekt bereits fortgeschritten ist und wer daran beteiligt ist
Screenshot: trusted.de
Quelle: factro.de
Kanban fußt auf der Philosophie eines kontinuierlichen Prozesses, der auch Änderungen unterworfen sein kann. Tickets können im Projektverlauf mehrmals die Spalte wechseln, neue Aufgaben können hinzukommen und alte an Wichtigkeit verlieren. Kanban-Boards eignen sich daher vor allem für kurz- bis mittelfristige Projekte, an denen mehrere Personen beteiligt sind und deren einzelne Aufgaben nicht zwangsläufig miteinander verknüpft sind, sondern parallel ablaufen können.
Eine Übersicht über die besten Projekt- und Task-Management-Tools mit Kanban-Ansicht finden Sie im Vergleich der besten Kanban-Tools von trusted.de.
Gantt-Diagramme
Gantt-Diagramme sind eine recht klassische Projektdarstellung und werden oft in der sogenannten “Wasserfall-Methode” eingesetzt. Anders als bei Kanban kommt diese Darstellung bei Projekten zum Einsatz, deren Aufgaben aufeinander folgen und sich bedingen. So kann Aufgabe 2 erst durchgeführt werden, wenn Aufgabe 1 abgeschlossen ist, und so weiter. Gantt-Diagramme werden in der Regel komplett durchgeplant und kommen bei Projekten zum Einsatz, deren Aufgaben von Beginn an klar priorisiert und terminiert sind.
Die Wasserfall-Methode ist eine sehr klassische Herangehensweise im Projektmanagement
Gantt-Diagramme eignen sich dazu, um Abhängigkeiten zwischen einzelnen Aufgaben darzustellen und diese in eine zeitliche Beziehung zu setzen. Im Zeitstrahl ist klar definiert, bis wann welche Aufgabe dauert und welche Aufgabe auf sie folgt. Die Planung der einzelnen Tasks ist hier recht statisch, deswegen werden mit dem Gantt-Diagramm meist Projekte geplant, die erfahrungsgemäß immer den gleichen Ablauf haben und in deren Verlauf sich nur selten Probleme oder neue Erkenntnisse ergeben.
Gantt-Diagramme zeigen Ihnen Ihre Projekte und Aufgaben im zeitlichen Verlauf und in Beziehung zueinander
Screenshot: trusted.de
Quelle: stackfield.com
Tabellarische Ansichten
Die tabellarische Projektansicht ist im Grunde eine Weiterentwicklung der klassischen To-Do-Listen, nur dass hier nicht nur die jeweiligen Aufgaben, sondern auch Zusatzinformationen wie beispielsweise Deadlines, Verantwortlichkeiten oder Notizen und Kommentare hinterlegt werden können. Die Tabellenansicht sorgt vor allem bei Projekten mit vielen Tasks und Sub-Tasks für Übersicht. Sie kommt zum Einsatz, wenn Aufgaben einer To-Do-Liste priorisiert oder mit nötigen Zusatzinfos ausgestattet werden müssen.
Die tabellarische Ansicht enthält alle wichtigen Informationen zu Ihren einzelnen Tasks und Sub-Tasks
Screenshot: trusted.de
Quelle: monday.com
Projektstrukturpläne
Ein Projektstrukturplan erinnert ein wenig an eine Mind-Map und ist - wie das Gantt-Diagramm - eine Projektansicht aus dem klassischen Projektmanagement. Im Strukturbaum wird ein Projekt in verschiedene Aufgabenpakete zerlegt, die jeweils wieder Unteraufgaben haben. Die Aufgabenpakete können - wie bei Kanban - einzelne Projektphasen sein. Es ist aber auch möglich, die einzelnen Aufgabenpakete nach Abteilungen im Unternehmen oder nach anderen Faktoren zu sortieren.
Der Projektstrukturbaum visualisiert Ihr Projekt anschaulich und sorgt damit für den nötigen Durchblick
Screenshot: trusted.de
Quelle: factro.de
Durch die Visualisierung als Baumstruktur wird durch den Strukturplan auf einen Blick ersichtlich, welche “Milestones” für das Abschließen eines Projekts notwendig sind, und wie diese sich zusammensetzen. Er kommt daher vor allem bei Projekten zum Einsatz, die sehr kleinteilig sind und aus verschiedenen Unteraufgaben bestehen, die sich jeweils einem größeren Aufgabenbereich zuordnen lassen. Im aktuellen Vergleich ist factro das einzige Tool der Top 7, das auf diese Projektdarstellung setzt.
Last but not least sollten Sie sich die Frage stellen, wie Sie auf Ihr Task-Management-Tool zugreifen wollen. Die hier vorgestellten Softwarelösungen sind allesamt Cloud-Tools, die Sie entweder im Browser, oder über eine mobile App für iOS- und Android-Smartphones oder -Tablets nutzen können, sofern Sie über Internetzugriff verfügen. Einige Tools, wie beispielsweise Stackfield oder InLoox now! gibt es allerdings auch als On-Premises-Variante, die Sie auf Ihrem eigenen Server hosten.
Das kann wichtig sein, wenn Sie mit sensiblen Projekt- oder Vertragsdaten arbeiten, die Sie nicht ohne Weiteres der Cloud anvertrauen möchten. Zudem lassen sich die On-Premises-Versionen oft wie eine “herkömmliche” Software auch ohne aktiven Internetzugang nutzen, so dass Sie nicht darauf angewiesen sind, ständig mit dem Internet verbunden zu sein.
Das ist allerdings nur in Spezialfällen wichtig; vor allem deutsche Cloud-Lösungen bringen in der Regel alle wichtigen Sicherheits- und Datenschutzstandards mit, um Ihre Daten bedenkenfrei in die Cloud überführen zu können, und auch der “Onlinezwang” stellt im Unternehmensalltag nur höchst selten ein Problem dar.