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Test
Beste Digitale Stempeluhr 2024 » 23 Anbieter im Vergleich
Zeiterfassungs-Terminals sind starr und unflexibel? Das muss nicht sein! Mit einer digitalen Stempeluhr aus dem trusted-Test erfassen Sie Ihre Arbeitszeiten genau dort, wo Sie es brauchen – egal ob im Büro, in der Filiale, unterwegs oder im Home-Office:
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Altmodische Stempeluhren kennt man heute nur noch aus dem Museum. Mit der Zeit haben sich effizientere Formen der Zeiterfassung durchgesetzt – zum Glück, denn die analoge Zeiterfassung war fehleranfällig und konnte mit Leichtigkeit manipuliert werden. Die Berechnung von Fehl- und Ruhezeiten sowie Überstunden war für die Personalabteilung auch kein Zuckerschlecken. Inzwischen gibt es bessere – digitale – Lösungen.
Mithilfe einer digitalen Stempeluhr erfassen Sie Arbeitszeiten gesetzeskonform und genau. Zeiten und Daten lassen sich anschließend einfach auswerten. Aber welche digitale Stempeluhr ist die beste? Um diese Frage zu beantworten, hat trusted 5 Anbieter unter die Lupe genommen – darunter TimeTac, TimePunch und Clockodo. Außerdem verraten wir Ihnen, worauf es bei der digitalen Zeiterfassung ankommt:
Was ist eine digitale Stempeluhr?
Die “digitale Stempeluhr” erinnert nur noch im Entferntesten an das analoge Vorgängermodell. Damit gemeint sind sogenannte “Zeiterfassungsterminals”, an denen man sich zum Arbeitsbeginn einfach ein- und bei Feierabend wieder ausstempelt. Das gelingt mithilfe von Karten, Transpondern oder per Fingerabdruck und einigen Möglichkeiten mehr. Mittlerweile beschreibt der Begriff allerdings mehr als das starre Terminal, das im Eingangsbereich hängt; zum Beispiel die Stoppuhr im Browser oder die mobile Stempel-App.
Das Wichtigste in Kürze
Test: Für den Vergleich der besten digitalen Stempeluhr hat sich trusted 5 Zeiterfassungssysteme in der Praxis angesehen. Wichtige Bewertungskriterien waren, ob und wie viele Terminals angeboten werden, sowie die Usability und Kosten.
Testsieger: In diesem Vergleich hat TimeTac die Nase vorn. Bei diesem Anbieter bekommen Sie alles aus einer Hand und profitieren gleichzeitig von umfangreichen Verwaltungsmöglichkeiten. Knapp dahinter liegen TimePunch und Clockodo.
Fazit: trusted Empfehlungen
1
TimeTac
4.3
1,3
Testnote
Sehr gut
Mithilfe der Stoppuhr starten, pausieren und stoppen Sie die Zeiterfassung in TimeTac
Zeiterfassung per RFID-Karte, RFID-Chip, Fingerabdruck, Smartphone (NFC), PIN, Web-App, mobile App
TimeTac hat bei uns in diesem Vergleich einen insgesamt sehr guten Gesamteindruck hinterlassen. Der österreichische Anbieter stellt Ihnen nicht nur eine leistungsstarke Software mit umfangreichem Verwaltungsapparat zur Verfügung, sondern er unterstützt Sie zusätzlich mit zahlreichen Zeiterfassungslösungen, darunter auch drei verschiedene Hardware-Terminals. Die Auswahl der Hardware hätte für uns noch etwas größer sein können, dafür ist der Preis aber insgesamt in Ordnung.
Wie funktioniert das Ein- und Ausstempeln mit TimeTac?
Ihre Mitarbeiter:innen stempeln sich in der Webanwendung und der mobilen App unkompliziert per Start-/Stopp-Funktion ein und aus oder tragen Zeiten manuell ein. Wenn Sie dagegen das stationäre Terminal des Anbieters nutzen, gibt es auch hier verschiedene Optionen. Beispielsweise erfassen Sie Ihre Zeiten per RFID-Karte oder klassisch via Transponder. Alternativ stempeln Sie mit Ihrem Fingerabdruck ein.
Neben einem Hardware-Terminal bietet TimeTac auch noch die sogenannte “Multiuser-App” fürs Tablet. Dann kann TimeTac sogar mit der Zeiterfassung per PIN-Code und Smartphone glänzen. Aber: Diese App gibt es leider nur im Browser und für Android-Betriebssysteme. iOS-User gucken hier noch in die Röhre bzw. das Terminal.
Bietet TimeTac auch Hardware wie ein Zeiterfassungsterminal an?
TimeTac bietet drei Terminals der “Evo”-Serie an; “Evo Basic”, “Evo Smart” und “Evo Advanced”. Alle drei ermöglichen die Zeiterfassung via RFID-Karte bzw. Chip sowie per Fingerabdruck. Die Hardware stammt nicht von TimeTac selbst, sondern vom Partner Datafox. Gelungen ist, dass die über TimeTac erworbenen Terminals bereits für die Nutzung der Software konfiguriert sind. Auf diese Weise ist die Hardware direkt einsatzbereit.
Für wen ist TimeTac besonders zu empfehlen und wie viel kostet es?
TimeTac bietet sich aufgrund seiner zahlreichen Zeiterfassungslösungen für unterschiedliche Unternehmen aus den verschiedensten Branchen an. So profitieren beispielsweise kleine Handwerksbetriebe bereits ab 4 € pro User und Monat von der Zeiterfassung per Web- und mobiler App. Hinzu kommen Basisgebühren in Höhe von monatlich 16,50 €.
Der stationäre Einzelhandel profitiert dagegen von der vergleichsweise günstigen Mietlösung der Terminals; die bekommen Sie nämlich bereits ab 39 € im Monat. Eine Kauflösung bietet TimeTac leider nicht an, was langfristig ein Kostenvorteil wäre. Wer also mit einer Mietbasis leben kann und umfangreiche Verwaltungsoptionen bevorzugt, ist mit TimeTac gut beraten.
Zeiterfassung per RFID-Karte, RFID-Chip, Fingerabdruck, Barcode-Scan, Web-App, PC
Mit TimePunch verwalten Sie Arbeits- und Projektzeiten sowie Abwesenheiten und Aufträge in nur einem Tool. Der Anbieter punktet mit seinen vielfältigen Möglichkeiten für die Zeiterfassung, die Sie bei Bedarf um die passende Hardware ergänzen. Pluspunkte gibt es für die gute Auswahl an Hardware-Terminals für drinnen und draußen. Aufgrund der hohen einmaligen Kosten hat TimePunch es im Vergleich “nur” auf den zweiten Platz geschafft.
Wie funktioniert das Ein- und Ausstempeln mit TimePunch?
Die Zeiterfassung bzw. das Stempeln bei TimePunch funktioniert einfach über eine digitale Stoppuhr (im Browser am PC, Laptop, Smartphone oder Tablet) oder an einem Zeiterfassungsterminal. Bei Letzterem stempeln sich Ihre Mitarbeiter:innen zum Beispiel per Chip-Karte, Transponder oder (je nach Modell) sogar per Fingerabdruck-Scan ein.
TimePunch ermöglicht auch die sogenannte auftragsbezogene Zeiterfassung am eigenen “Mehrbenutzer-PC”. An diesem sehen Produktionsbetriebe Aufträge ein und nehmen spezifische Zeitbuchungen für jeden Auftrag vor – das klappt entweder per Barcode-Scan oder manuell. Davon profitieren auch Handwerksbetriebe, die auf Aufträgen beispielsweise Barcodes abbilden möchten.
Bietet TimePunch auch Hardware wie ein Zeiterfassungsterminal an?
Ähnlich wie TimeTac vertreibt auch TimePunch die Hardware-Terminals von Datafox. Neben den Standard-Terminals “Basic”, “Smart” und “Advanced” hat TimePunch aber noch eine kleine Besonderheit im Gepäck: den “PZE Master IV”. Dieser wurde speziell für den Außenbereich gefertigt und hält Wind und Wetter stand.
Zusätzlich kommt das Terminal mit Funktionen für die Zutrittskontrolle. Das ist optimal für Sie, wenn Sie Ihre Geschäftsräume zusätzlich vor unbefugtem Zutritt schützen möchten. Gerade dieses Gerät kann allerdings nicht per Fingerabdruck bedient werden. Schade, das hätte den zusätzlichen Sicherheitsaspekt weiter unterstützt.
Für wen ist TimePunch besonders zu empfehlen und wie viel kostet es?
Die Online-Zeiterfassung von TimePunch ist bereits ab 15,99 € pro Monat zu haben, in diesem Preis ist aber lediglich die monatliche Grundgebühr von 9,99 € sowie eine Management- bzw. Admin-Lizenz enthalten. Buchen Sie weitere Mitarbeiter:innen hinzu, zahlen Sie pro User nur 1,40 € monatlich – das ist verhältnismäßig günstig, vor allem für Unternehmen mit vielen Mitarbeiter:innen.
Großunternehmen profitieren nicht nur wegen der relativ geringen Personalausgaben, die für die Online-Lizenz anfallen. Da die Hardware-Terminals nur als Kauflösung angeboten werden, entsteht Ihnen an dieser Stelle ein langfristiger Kostenvorteil. Ein Kritikpunkt ist der relativ hohe Preis von 8 € pro Transponder. Wenn Sie auf ein Hardware-Terminal nicht verzichten möchten, aber hohe Kosten umgehen wollen, bietet sich TimeTac als Lösung an. Der Erstplatzierte zeigt mit ca. 3,50 € pro RFID-Chip, wie es sehr viel günstiger geht.
Zeiterfassung per Fingerabdruck, Gesichtserkennung, Smartphone (NFC), RFID-Karten, PIN, QR-Code, Web-App, mobile App
Clockodo ist eine Software für die Arbeits- und Projektzeiterfassung, die eine integrierte Urlaubsverwaltung für Sie im Gepäck hat. Im Test konnte uns das schicke Design und die intuitive Benutzeroberfläche des Tools überzeugen. Eigene Terminals gibt es von diesem Anbieter zwar nicht; dafür können Sie auf die große Auswahl des Partners EasySecure zurückgreifen. Kritik hagelte es im Test dagegen für den zusätzlichen hohen Kostenaufwand für die Drittentwickler-Hardware.
Wie funktioniert das Ein- und Ausstempeln mit Clockodo?
In der Software selbst stempeln Sie sich mit der integrierten Stoppuhr unkompliziert ein und aus. Das klappt auch von unterwegs mit der mobilen Clockodo-App. Ebenfalls in der App sowie in der Browser-Version lassen sich Zeiten nachträglich tabellarisch eintragen.
Die stationären Terminals des Partnerunternehmens unterstützen in Sachen Zeiterfassung mehrere Optionen, beispielsweise den Scan Ihres Fingerabdrucks oder Sie melden sich per RFID-Karte, QR-Code, PIN oder mit Ihrem Smartphone an. Einen Barcode-Scan wie bei TimePunch gibt es nicht, dafür eine optionale Gesichtserkennung.
Bietet Clockodo auch Hardware wie ein Zeiterfassungsterminal an?
Von Clockodo selbst gibt es “nur” die schicke Zeiterfassungssoftware, die mit Funktionen für die Projektzeiterfassung und Urlaubsverwaltung kommt. Um Unternehmen aber auch stationär zu unterstützen, hat sich Clockodo mit dem Partnerunternehmen “EasySecure” zusammengetan. So haben Sie die Auswahl aus reinen Zeiterfassungs-Terminals sowie Kombinationslösungen für die Zeiterfassung und Zutrittskontrolle.
Störend ist nur, dass Sie sowohl die Clockodo-Software als auch die EasySecure-Software und zusätzlich die Hardware erwerben müssen. Das ist nicht nur (zumindest einmalig) recht aufwändig, sondern verschlingt auch finanzielle Ressourcen. Das ist zwar auch bei anderen Anbietern der Fall, dort bekommen Sie aber immerhin alles aus einer Hand und müssen sich keine zweite Software anschaffen.
Für wen ist Clockodo besonders zu empfehlen und wie viel kostet es?
Clockodo ist für einzelne User bereits kostenlos zu haben, Teams nutzen dagegen die Arbeitszeiterfassung für mindestens 3,80 € pro Monat und User im Jahresabo. Möchten Sie das Zeiterfassungs-Terminal hinzubuchen, stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung; entweder Sie erwerben die Hardware zur Miete ab 49 € monatlich oder Sie kaufen eines der vielen Terminals für zwischen 908 € und 2.849 €. Hinzu kommen noch zahlreiche Add-ons für Mitarbeiter- und Besucherkarten sowie Rabatte für die Verwaltung von Standorten.
Insgesamt ist Clockodo eine gute Wahl für Sie, wenn Sie viel Wert auf Fälschungssicherheit bei der Zeiterfassung und hohe Sicherheitsmaßnahmen bei der Zutrittskontrolle legen, aber gleichzeitig von einer modernen Software im Hintergrund profitieren möchten. Sollten Ihnen die Partnerlösungen zu kostspielig sein, sehen Sie sich besser bei unserem Erstplatzierten um.
timr hat Funktionen für die Arbeits- und Projektzeiterfassung sowie Urlaubsverwaltung und ein Fahrtenbuch für Sie mit an Bord. Ein eigenes Zeiterfassungs-Terminal liefert der Anbieter zwar nicht, dafür kann ein Tablet dank der Kiosk-Anwendung als stationäres Terminal umfunktioniert werden. Die Anwendung selbst sowie die Zeiterfassung erfolgen unkompliziert, eine größere Auswahl an Terminals und Optionen zum Einstempeln hätten wir uns aber noch gewünscht.
Wie funktioniert das Ein- und Ausstempeln mit timr?
Das Ein- und Ausstempeln funktioniert bei timr grundsätzlich unkompliziert mithilfe einer Stoppuhr. Die finden Sie in der Web-Anwendung und in der mobilen App, die speziell für Teams im Außendienst gedacht ist. Damit führen Sie auch Ihr digitales Fahrtenbuch und greifen für mehr Transparenz auf die GPS-Datenerfassung zurück.
Für das Terminal gibt es andere Optionen. Hier erfassen Sie Arbeitsbeginn und -ende sowie Pausen per Eingabe einer PIN oder indem Sie einen QR-Code am Smartphone scannen. Damit liefert timr gerade für Teams im Büro die wichtigsten Standards, allerdings fehlen dem Tool somit Features für die Zutrittskontrolle. Wenn Sie gezielt die Gesichtserkennung oder den Fingerabdruck-Scan suchen, finden Sie diese bei Clockodo, TimeTac oder TimePunch.
Bietet timr auch Hardware wie ein Zeiterfassungsterminal an?
Ein eigenes Terminal bzw. eigene Hardware bietet timr nicht an. Sie nutzen dagegen ein einfaches Tablet, das Sie entweder stationär fest installieren oder bei Bedarf einfach mitnehmen. So dient das Tablet auch der gemeinschaftlichen Zeiterfassung an der Baustelle oder in der Gebäudereinigung. Möchten Sie dagegen ganz auf ein Tablet oder ein Terminal verzichten, können Sie die unkomplizierte mobile App nutzen.
Für wen ist timr besonders zu empfehlen und wie viel kostet es?
timr ist für Einzelunternehmer:innen eingeschränkt kostenlos nutzbar. Wollen dagegen mehrere Mitarbeiter:innen Zeiten digital erfassen, starten Sie bei 7,20 pro User im Monat. Mit integriert sind die Arbeits- und Projektzeiterfassung, das Fahrtenbuch, Urlaubsverwaltung sowie die mobile App.
Letzteres kommt mobilen Teams zugute, denn die Smartphone-App unterstützt sowohl das GPS-Tracking als auch das Geofencing. Damit ist die ortsgebundene Zeiterfassung möglich, was sich für die Zeiterfassung auf Baustellen oder im Dienstleistungssektor anbietet. Durch die fehlende Hardware unterstützt der Anbieter Unternehmen aus der Handelsbranche leider kaum, hier sind Sie mit unseren Top 3 besser beraten.
Zeiterfassung per RFID-Chip, RFID-Karte, Barcode-Scan
teamspace ist mehr als eine Software für die Arbeitszeiterfassung. Das leistungsstarke Tool kommt mit einer ganzen Reihe an abteilungsübergreifenden Funktionen, etwa der digitalen Zusammenarbeit, Personalverwaltung und sogar Ihren Vertrieb und hauseigenen Support. Während des Tests sind wir allerdings auch über ein paar Mankos gestolpert; eine digitale Stempeluhr gibt es nämlich nur über Umwege und die hohen Support-Kosten könnten gerade für kleine Unternehmen wie Start-ups störend sein.
Wie funktioniert das Ein- und Ausstempeln mit teamspace?
So wie bei den anderen Anbietern des Vergleichs bietet auch teamspace eine einfache Start-/Stopp-Funktion innerhalb der Web-Anwendung, die aber ein wenig versteckt liegt. Dabei haben Ihre Angestellten die Möglichkeit, die eigene Arbeitszeit per “Check-in” oder “Check-out” direkt zu buchen oder Zeiten speziell auf Projekte zu tracken. Das klappte im Test auch ganz ohne mobile App über den Browser.
Für die Arbeitszeiterfassung am Terminal gibt es mehrere Möglichkeiten. Der Anbieter selbst spricht vom Einstempeln per RFID-Chip und -Karte sowie per Barcode-Scan. Hierbei hängt die Zeiterfassungsart allerdings stark vom Terminal bzw. Lesegerät ab, das Sie im Einsatz haben. So können Sie die Zeiterfassung auch um eine Zutrittskontrolle erweitern.
Bietet teamspace auch Hardware wie ein Zeiterfassungsterminal an?
Ein eigenes Terminal gibt es mit Teamspace nicht, dafür hat der Anbieter eine Tablet-Lösung für Sie im Gepäck. Das ähnelt stark den Kiosk-Anwendungen von TimeTac und timr. Alternativ binden Sie ein Terminal an, das Sie bereits verwenden oder Sie erwerben eines von Drittanbietern. Der Vorteil dabei ist, dass Sie nicht auf die Terminals des Anbieters angebunden sind und die freie Wahl haben. Andererseits besteht die Gefahr, in die “Kostenfalle” zu tappen.
Für wen ist teamspace besonders zu empfehlen und wie viel kostet es?
teamspace ist mit einem Einstiegspreis von 14 € pro User vergleichsweise teuer, hinzu kommen außerdem Support-Gebühren in Höhe von mindestens 100 € pro Stunde im Beratungsgespräch. Dafür erhalten Sie mit teamspace auch den größten Funktionsumfang, sonst bietet kein anderes Tool der Testreihe Features für die Personalverwaltung, Rechnungserstellung, Kontaktverwaltung, Vertriebsprozesse und einiges mehr.
Die fehlenden – oder zumindest ausbaufähigen – Terminal-Lösungen sind für uns aber ein klares Manko, damit hätte der Anbieter vor allem Teams im Handel und in der Produktion unterstützt. User mit Bedarf an Hardware-Terminals müssen sich entweder nach externen Lösungen umsehen oder greifen auf die anderen Anbieter des Vergleichs zu. Für große Unternehmen ist teamspace dennoch ein Gewinn, denn mit dem Tool digitalisieren Sie so gut wie alle Geschäftsprozesse.
Die Zeiterfassung per digitaler Stoppuhr ist ein Standard der modernen Zeiterfassung. Hier starten Sie mit nur einem Klick oder Touch das Tracking und pausieren ebenso einfach für Pausen, Unterbrechungen, etc. Das bietet sich für Unternehmen an, in denen die reine Arbeitszeit ausschlaggebend ist.
Zeiterfassung per Tabelle
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Wollen Sie Zeiten auf bestimmte Kund:innen, Projekte, Aufgaben, etc. tracken, und nicht nur die reine Arbeitszeit im Blick behalten, ist die manuelle Zeiterfassung per Tabelle gut geeignet. Hier müssen Ihre Mitarbeiter:innen zwar ihre Zeiten händisch eintragen - können dafür aber schon beim Anlegen definieren, worauf die Zeiten
Zeiterfassung per App
Aufgaben/Projekte zuordnen
Budget zuordnen
Individuelle Arbeitszeitmodelle
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Nicht jedes Unternehmen pflegt ausschließlich das klassische 9-to-5-Modell bzw. die 40-Stunden-Woche. Um auch Teilzeitbeschäftigte, Azubis, bezahlte Praktikant:innen oder Volontär:innen oder Mitarbeiter:innen mit ganz eigenen Arbeitszeiten abzubilden, bieten daher viele Time-Tracking-Tools die Möglichkeit, die Soll-Stunden individuell anzupassen.
Zeitzonen
Stundenkonto
Überstundenverwaltung
Keine Unterschiede vorhanden
Berichtswesen
Standard-Berichte
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Vorgefertigte Standard-Berichte geben Ihnen einen schnellen und einfachen Überblick über die wichtigsten Zahlen und Infos, beispielsweise über die getrackten Stunden eines Monats, Fehlzeiten bestimmter Mitarbeiter:innen, etc.
Benutzerdefinierte Berichte
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Um spezielle Zahlen und Einblicke zu erhalten, bieten sich benutzerdefinierte Berichte an, die Sie beispielsweise mit individuellen Filtern und Sortierungen ausstatten können, um konkrete Zahlen zu spezifischen Situationen und Fällen zu erhalten.
Mitarbeiter-Reports
Echtzeit-Dashboard
(Vorbereitende) Gehaltsabrechnung
Keine Unterschiede vorhanden
Urlaubs- & Abwesenheitsplanung
Urlaubskalender
Abwesenheitsplaner
Genehmigungsprozess
Personaleinsatzplanung
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Die Personaleinsatzplanung oder Schichtplanung ist für Unternehmen interessant, die ganz oder teilweise im Schichtbetrieb arbeiten. So differenzieren Sie zwischen verschiedenen Schichten- und Dienstmodellen (wie Nachtschicht, Tagschicht, Kurz- oder Langschicht, etc.), planen Mitarbeiter:innen für die jeweiligen Zeiten ein und können Arbeitszeiten direkt auf die jeweiligen Schichten tracken.
Feiertagskalender
Keine Unterschiede vorhanden
Projektmanagement
Projektübersicht
Kanban-Board
Gantt-Diagramm
To-Do-Liste
Personenbezogene Aufgaben
Rollen- und Rechteverwaltung
Erinnerungsfunktion
Keine Unterschiede vorhanden
Rechnungsstellung
Rechnungsverwaltung
Rechnungserstellung
Automatische Projektzeitabrechnung
Import/Export (CSV, PDF)
Keine Unterschiede vorhanden
Usability
Anmeldung/Registrierung
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Die Anmeldung ist der erste Schritt bei der Nutzung jeder SaaS-Software. trusted hat im Test daher darauf geachtet, wie lange die Anmeldung dauert, welche Informationen dabei abgefragt werden und wie schnell Sie nach der Registrierung Zugriff auf das jeweilige Tool haben.
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Benutzeroberfläche/Design
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Design und Gestaltung einer Software haben einen direkten Einfluss darauf, wie gut (und wie gerne) Sie damit arbeiten können. trusted schaut sich daher auch das Design der Nutzeroberfläche genau an und bewertet, wie modern und übersichtlich das Tool daherkommt.
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Hilfestellung/Einführung
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Die ersten Schritte im Tool entscheiden maßgeblich darüber, wie schnell Sie sich in die Bedienung einfinden und von dem Tool profitieren können. Die trusted-Redaktion achtet daher darauf, wie die ersten Schritte gestaltet sind und welche Hilfestellungen der Anbieter Ihnen an die Hand gibt, um sich im System zurechtzufinden und die Bedienung des Tools zu meistern.
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Kleine Teams, wenig Vorwissen
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Das erste Testszenario: Kleine Teams wie z. B. in Start-ups und Selbstständige, die zum ersten Mal mit einer Zeiterfassung arbeiten.
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Mittelgroße Teams, etwas Vorwissen
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Das zweite Testszenario: Mittelgroße Teams aus dem KMU-Bereich. Hier ist es wahrscheinlich, dass Vorwissen durch den Gebrauch anderer Timetracker oder dank geschulter Kolleg:innen vorhanden ist.
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Große Teams, Profis
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Das dritte Testszenario: Große Agentur-Teams mit ausgebildeten Fachkräften, die genaue Vorstellungen und Anforderungen an ihre Zeiterfassungs-Software haben.
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Gesamt
4.0
4.0
5.0
nicht getestet
nicht getestet
3.8
nicht getestet
5.0
nicht getestet
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nicht getestet
4.8
4.9
4.7
nicht getestet
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nicht getestet
nicht getestet
Keine Unterschiede vorhanden
Sicherheit & Datenschutz
Gültige Datenschutzbestimmung
Datenschutzbeauftragter
Cookie-Hinweis
ISO 27001 Zertifikat
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Ein Zertifikat nach ISO 27001 bescheinigt einem Anbieter wichtige Sicherheitsstandards in Sachen "IT-Sicherheit". Es handelt sich um einen deutschen Standard, den nur als sicher identifizierte Produkte erhalten.
ISO 27018 Zertifikat
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Ein ISO 27018-Zertifikat bestätigt, dass der Anbieter alle notwendigen Sicherheitsstandards in Sachen "Datenschutz in der Cloud" umgesetzt hat. Eine Zertifizierung ist nicht zwangsläufig nötig, sorgt aber für zusätzliches Vertrauen.
Serverstandort(e)
Europa
Deutschland
Deutschland
Deutschland
Deutschland
Deutschland
Deutschland
Niederlande
USA
Augsburg, Deutschland
Deutschland
USA
USA
Rumänien
USA
USA
USA
Deutschland / Schweiz
Deutschland
Deutschland
Irland
Schweiz
USA
Betreiber des Rechenzentrums
Hetzner Online GmbH
Hetzner Online GmbH
Microsoft Corp.
Hetzner Online GmbH
aixit (Frankfurt a. Main)
Globalways AG
DTS Systeme GmbH
Google Cloud Plattform
Google (Firebase)
LimeTec GmbH
Keine Angaben verfügbar
AWS
ServerCentral Network
AWS
AWS
Rackspace Hosting
AWS
AWS
webhoster.de AG
IONOS
AWS
Hosttech GmbH
Google LLC
Sonstige Zertifikate/Siegel
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
SOC-2-Zertifizierung
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
ISO 27017, ISO 9001, CSA STAR CCM v3.0.1
AT-101 SOC 2
ISO 27017, ISO 9001, CSA STAR CCM v3.0.1
ISO 27017, ISO 9001, CSA STAR CCM v3.0.1
ISO 9001, ISO 14001, OHSYS 18001
ISO 27017, ISO 9001, CSA STAR CCM v3.0.1
ISO 27017, ISO 9001, CSA STAR CCM v3.0.1
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
ISO 27017, ISO 9001, CSA STAR CCM v3.0.1
ISO 50001, IQNet, Tier III
Keine Angaben verfügbar
SSL-Zertifikat (https://)
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Die Verbindung zum Tool erfolgt via SSL-Verschlüsselung. Diese erkennen Sie (wenn es sich beispielsweise um eine Website handelt) an der URL "https://" im Gegensatz zum früher üblichen "http://".
Datenverschlüsselung
256-Bit TLS 1.3
256-Bit TLS 1.3
256-Bit TLS 1.3
128-Bit TLS 1.3
128-Bit TLS 1.3
256-Bit TLS 1.3
TLS-Verschlüsselung
TLS-Verschlüsselung
128 Bit-Verschlüsselung
128-Bit TLS 1.3
128-Bit TLS 1.3
128-Bit TLS 1.3
128-Bit TLS 1.3
Keine Angaben verfügbar
128-Bit TLS 1.3
256-Bit TLS 1.2
128-Bit TLS 1.2
128-Bit TLS 1.3
256-Bit TLS 1.3
128-Bit TLS 1.3
256-Bit TLS 1.3
256-Bit TLS 1.2
128-Bit TLS 1.3
Keine Unterschiede vorhanden
Service & Support
Support
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Supportzeiten
Mo-Do, 9-17 Uhr; Fr, 9-13 Uhr
Mo-Fr, 8-17 Uhr
Mo-Fr, 8-17 Uhr
Mo-Do, 9-11:30 Uhr, 13-16 Uhr; Fr, 9-13 Uhr
Mo-Fr, 8:30-17:30 Uhr
Mo-Fr, 9-16 Uhr
08:00 Uhr - 17:00 Uhr
09:00 Uhr - 17:00 Uhr
10:00 Uhr - 18:00 Uhr
09:00 Uhr - 17:00 Uhr
08:00 Uhr - 18:00 Uhr
Mo-Sa, 9-18 Uhr (ET)
Mo-Fr, 9-18 Uhr (ET)
Mo-Fr 09-17 Uhr (ET)
Mo-Fr, 9-17 Uhr
Mo-Fr, 9-18 Uhr
Mo-Fr, 9-17 Uhr
Mo-Fr, 9-17 Uhr
Mo-Fr, 9-17 Uhr
Mo-Fr, 9-17 Uhr
Mo-Fr, 9-17 Uhr
Mo-Fr, 9-17 Uhr
Mo-Fr, 9-17 Uhr
Deutsch
Englisch
Spanisch
Französisch
Unternehmensname
TimeTac GmbH
TimePunch KG
Clockodo GmbH
troii Software GmbH
5 POINT AG
provantis IT Solutions GmbH
clockin GmbH
Shiftbase B.V.
Aplano GmbH
absence.io GmbH
ATOSS Aloud GmbH
Netsoft Holdings, LLC
Iridesco, LLC d/b/a Harvest
MyStaff LLC
Coing Inc.
Everhour
Hours LLC
jacando AG
Jens Reichert und Philip Schwab Medien und Systeme GbR
timeBuzzer GmbH
Memory AS
TimeStatement AG
Toggl OÜ
Unternehmenssitz
Graz
Lampertheim
Unna / Fürth
Braunau a. Inn, Österreich
Darmstadt
Ditzingen, Deutschland
Münster
Zoetermeer
Hamburg
München
München
Fishers, USA
New York
Las Vegas, USA
Palo Alto, CA, USA
Minsk, Weißrussland
Fisco, TX, USA
Basel, Schweiz
Taucha, Deutschland
Kassel
Oslo, Norwegen
Baar, Schweiz
Tallinn, Estland
Unternehmensgründung
2009
2012
2017
2008
1999
2000
2018
2011
2017
2014
2014
2012
2006
2012
2009
2015
2015
2012
2015
2016
2013
2017
2006
Mitarbeiter
67
5
24
12
16
11-50
26
etwa 50
etwa 15
15
30
60+
40+
100+
51-200
18
6
51
2
10
45
1-10
80+
Keine Unterschiede vorhanden
Keine Unterschiede vorhanden
Keine Unterschiede vorhanden
Die wichtigsten Funktionen und Features einer digitalen Stempeluhr
So wie bei den analogen Modellen auch liegt der Hauptzweck einer digitalen Stempeluhr darin, dass sich Ihre Mitarbeiter:innen beim Arbeitsbeginn ein- und bei Pausen sowie bei Arbeitsende ausstempeln können. Darüber hinaus sind bei den digitalen Varianten noch weitere Funktionen ausschlaggebend:
Anbindung an ein Zeiterfassungssystem
Automatische Auswertung von Fehl- und Überstunden sowie Ruhezeiten
Exportmöglichkeiten für die Entgeltabrechnung bzw. entsprechende Schnittstellen
Self-Service-Bereich für die Einsicht in eigene Arbeitszeitsalden
Soweit zu den Grundfunktionen. Heutzutage unterstützen Sie Anbieter von Zeiterfassungslösungen auch mit mobilen Apps und Web-Anwendungen, die im Büro, Home-Office oder von unterwegs aus aufgerufen werden können. Damit decken Sie die Zeiterfassung im ganzen Unternehmen ab, selbst im Außendienst oder in der Produktion. Beispielsweise Clockodo punktet im aktuellen Vergleich mit seinen vielfältigen Einsatzmöglichkeiten, dafür ist aber auch die Hardware eines Drittanbieters nötig.
Die besten Digitalen Stempeluhren im Test 2024
Welche digitalen Stechuhren bieten die beste Software?
Die digitale Stempeluhr von Clockodo konnte uns in Sachen Usability am meisten überzeugen. Nichts ist zu kompliziert aufgebaut und alle nötigen Funktionen haben wir im Test schnell gefunden. Wenn Sie allerdings auf der Suche nach umfangreichen Verwaltungsmöglichkeiten für Standorte, Abteilungen oder gar Projekte sind, raten wir zu TimeTac, TimePunch und teamspace. Die Software ist dann zwar nicht so “hübsch” wie die von Clockodo, dafür erhalten Sie umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten.
Clockodo ist einfach und intuitiv bedienbar
Screenshot: trusted.de
Quelle: clockodo.com
Welche digitalen Stechuhren bieten die beste Hardware?
Die beste Auswahl an Hardware liefert Ihnen Clockodo. Das ist durch eine Partnerschaft zu einem Drittanbieter möglich: “EasySecure”. Bei diesem erhalten Sie alle Terminals, die entweder die reine Zeiterfassung abdecken oder an Funktionen für die Zutrittskontrolle gekoppelt sind. Für User, die lieber alles aus einer Hand erwerben möchten, bieten sich TimeTac und TimePunch an, wobei TimePunch ein Terminal mehr liefert als TimeTac.
Mit dem Vertriebspartner “EasySecure” liefert Clockodo die größte Auswahl an Terminals im Vergleich
Screenshot: trusted.de
Quelle: clockodo.com
Welche digitalen Stechuhren lassen sich mit bestehender Hardware verbinden?
Sowohl mit timr als auch teamspace sind für die Anbindung an bereits bestehende bzw. frei gewählte neue Hardware geeignet. Beide Anbieter liefern Ihnen die Hardware nämlich nicht, bieten mit den passenden Schnittstellen allerdings die Option zur Anbindung an Ihre Terminals. Ob sich TimeTac, TimePunch und Clockodo mit Ihrer Hardware verbinden lassen, konnten wir in unseren Recherchen nicht herausfinden.
Digitale Stempeluhr Kosten
Wie viel kostet eine Zeiterfassungssoftware?
Die Software zur Hardware kostet Sie zwischen 0 € und 20,50 € pro Monat. Die Preise unterscheiden sich je nach gewähltem Tarif und der Zahl Ihrer Mitarbeiter:innen. Vor dem “Kauf” sollten Sie allerdings auf eventuelle Basisgebühren achten, etwa bei TimePunch fallen monatlich 9,99 € für die gemieteten Server an und TimeTac verlangt eine Basisgebühr in Höhe von 20 € im Monats-Abo. Lediglich Clockodo integriert alle Kosten in einem Pro-User-Preis von 0 € bis 12 € im Monat.
Wie viel kostet eine Zeiterfassungshardware?
Ein Hardware-Terminal kostet (je nach Anbieter) zwischen 808 € und 2.849 € einmalig oder mindestens 29,90 € als Mietlösung. Der große Preisunterschied der Kauflösung kommt von den enthaltenen Funktionen, bei den teureren Geräten sind Features wie die Gesichtserkennung, Fingerabdruckscan und Zutrittskontrolle bereits integriert. Auch hier sollten Sie beachten, dass für die jeweilige Art der Zeiterfassung (Karte, Transponder, etc.) weitere einmalige Kosten anfallen sowie ein jährlicher Wartungsaufwand.
Alle TimeTac-Terminals gibt es nur zur Miete
Screenshot: trusted.de
Quelle: timetac.com
Gibt es kostenlose digitale Stempeluhren?
Einige Anbieter wie Clockodo oder timr bieten ihre Zeiterfassungssoftware bereits zum Nulltarif an. Hierbei verwalten Sie allerdings nur sich selbst, was für Einzelunternehmer:innen aber kein Problem ist. Möchten Sie dagegen den Arbeitstag Ihrer Teammitglieder aufzeichnen, ist in den meisten Fällen die Premium-Version notwendig. Eine kostenlose Hardware gibt es bei keinem Anbieter, dafür können Sie Tools wie TimeTac, TimePunch oder timr auf bereits bestehenden Tablets nutzen.
So erfassen Sie Arbeitszeiten mit einer digitalen Stempeluhr
Analoge Stempeluhren bzw. Stechuhren findet man nur noch im Museum. Stechuhren gibt es zwar heutzutage auch, aber in digitaler Form und in den unterschiedlichsten Varianten. Welche das sind und welche Vor- und Nachteile diese jeweils mitbringen, haben wir nachfolgend für Sie zusammengefasst. Außerdem verraten wir Ihnen, wo sich der Einsatz welcher Lösung besonders lohnt:
Der digitalisierte Klassiker: Das Hardware-Terminal
Bei einem Terminal, oder auch “Kiosk” genannt, handelt es sich um ein stationäres Zeiterfassungssystem. So wie die altmodische Stempeluhr wird auch das Terminal im Eingangsbereich eines Unternehmens fest installiert – oder eben dort, wo sie benötigt wird. Zum Beispiel in Einzelhandels-Filialen findet man solche Terminals an der Tür zum Büro bzw. Pausenraum der Angestellten sowie an den Ein- und Ausgängen des Lagers.
Damit können Unternehmen gleich zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen, denn einerseits stempeln sich Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen damit ein und aus und erfassen so Arbeits- und Pausenzeiten quasi im Vorbeigehen. Andererseits dient das Terminal der Sicherheit, denn nur Befugte erhalten auf diese Weise Zutritt zum Büro, Pausenraum oder Lager. Schließlich sollen sich Kund:innen oder Besucher:innen nicht dort herumtreiben, wo es sensible Daten oder wertvolle Güter zu entdecken gibt.
Mit einem Terminal gelingt die Zeiterfassung und bei Bedarf auch die Zutrittskontrolle
Screenshot: trusted.de
Quelle: clockodo.com
Aber wie funktioniert das eigentlich genau? Hinter jedem digitalen Terminal steckt eine Zeiterfassungssoftware. Zeiten, die Sie am Hardware-Terminal erfassen, überträgt das System automatisch an eine Software; beispielsweise Clockodo oder TimeTac. Dadurch sehen Sie genau, wer wann gekommen oder gegangen ist, ob Pausen- und Ruhezeiten gesetzeskonform eingehalten wurden und einiges mehr.
Um die Arbeitszeiterfassung bzw. Zutrittskontrolle an stationären Terminals vorzunehmen, gibt es – je nach Anbieter – unterschiedliche Möglichkeiten. Üblich sind sogenannte “RFID-Chips”, die in Transpondern für den Schlüsselanhänger oder Mitarbeiterkarten verbaut sind. Werden diese an das Lesegerät bzw. das Terminal gehalten, erfolgt die Registrierung des Personals. Darüber hinaus gibt es noch mehr Optionen:
Fingerabdruck-Scan
Gesichtserkennung
Auftragsbezogen mit Barcode-Scan
QR-Code-Scan
PIN-Code-Eingabe
NFC-Erfassung per Smartphone
Während die Zeiterfassung mit dieser Methode relativ zügig verläuft und grundsätzlich unkompliziert ist – schließlich müssen Ihre Mitarbeiter:innen “nur” ihren Ausweis an das Gerät halten und sind eingestempelt – kann es gerade bei vielen Angestellten zum Stau am Terminal kommen. Die moderne Hardware bringt allerdings noch weitere Vor- und Nachteile mit sich:
Vorteile
Unkomplizierte Zeiterfassung
Schnelles Ein- und Ausstempeln stempeln möglich
Zutrittskontrolle hinzubuchbar
Hohe Fälschungssicherheit (bei Gesichtserkennung und Fingerabdruck)
Nachteile
Ungeeignet bei vielen Angestellten
Keine mobile Zeiterfassung möglich
Hohe Einmalkosten für Terminal und Chips/Karten
Regelmäßige Wartung notwendig
Fachgemäße Installation erforderlich
Geringe Flexibilität in der Software-Auswahl
Die stationäre (und zum Teil teure) Hardware bietet sich trotz aller Nachteile für einige Branchen an. Zum Beispiel im Gesundheitswesen wie im Krankenhaus oder in der Lebensmittelindustrie, etwa in Brauereien, ergibt die Zeiterfassung in Kombination mit der Zutrittskontrolle durchaus Sinn. Für alle anderen gibt es die nächsten Formen der digitalen Stempeluhr:
Smart und flexibel: Die Zeiterfassung aus der Cloud
Softwares wie TimeTac, Clockodo, teamspace & Co. lassen sich auch ohne kostspieliges Terminal nutzen. Als “Software as a Service” ermöglichen sie die Zeiterfassung per Browser-Anwendung, nach dem “Log-in” wird die enthaltene Stoppuhr betätigt und die Zeiterfassung beginnt. Da Sie bei dieser Variante nicht an stationäre Systeme gebunden sind, nutzen Sie die smarte Stempeluhr sowohl im Büro als auch im Home-Office.
Ähnlich wie am Terminal gelingt das Einstempeln auch mit Software ganz bequem
Screenshot: trusted.de
Quelle: timr.com
Dadurch vermeiden Sie Stau am Terminal und müssen Ihre Angestellten wegen der Zeiterfassungspflicht nicht aus dem Home-Office zurückholen. Diese Variante ist eine hervorragende Alternative zur Hardware, wenn Sie auf Funktionen wie die Zutrittskontrolle verzichten können und keine robuste Industrie-Lösung benötigen. Welche positiven und negativen Aspekte die moderne Stechuhr aus der Cloud noch mitbringt, sehen Sie hier:
Vorteile
Keine teure Hardware notwendig
Keine Sonderausgaben für Transponder und Wartung
Relativ geringer Preis pro User im Monat
Keine Verzögerung beim Ein- und Ausstempeln
Zeiterfassung im Büro, Remote und im Home-Office möglich
Weitere Funktionen wie Auswertungen, Urlaubsverwaltung & Co. oft enthalten
Kurze Einarbeitungszeit für Angestellte
Dank Integrationen an Ihre Systemlandschaft einbindbar
Nachteile
Zutrittskontrolle nur schwer umsetzbar
Hohe monatliche Kosten bei großer Belegschaft
Keine Zeiterfassung bei fehlender Internetanbindung
Je nach Anbieter und Tool kann ein längeres Admin-Onboarding anfallen
Die Vorteile einer Zeiterfassung aus der Cloud überwiegen vor allem für flexible bzw. agile Unternehmen, beispielsweise Agenturen, Start-ups und Handwerksbetriebe. Für letztere lohnen sich besonders Tools, die neben der Zeiterfassung weitere Funktionen für die Auftrags- und Rechnungserstellung mitbringen; z. b. TimePunch und teamspace. Andere Teams, etwa Projektteams, haben dafür von integrierten Projektfunktionen mehr – so wie sie beispielsweise Clockodo liefert.
Tipp der Redaktion: Egal ob Sie sich für eine Hard- oder Software-Lösung entscheiden: Nutzen Sie die kostenlosen Testversionen der Anbieter gemeinsam im Team. So finden Sie einerseits heraus, wie die Usability des Tools ist und andererseits erhöhen Sie die Chance, dass das Tool von Ihren Kolleg:innen auch angenommen wird.
Immer mit dabei: Die mobile Stempeluhr für iOS und Android
Während sich Angestellte im Büro via Terminal und Web-App ein- und ausstempeln, benötigen Teams im Außendienst eine andere Lösung; die mobile App. Auch damit gelingt die Zeiterfassung unkompliziert, häufig ist nur ein “Touch” erforderlich und die erfasste Zeit kann bei Bedarf (und je nach Anbieter) direkt auf Kund:innen oder Projekte gebucht werden.
Ein besonderer Vorteil von mobilen Zeiterfassungs-Apps ist, dass sie eine “Offline-Synchronisation” ermöglichen. Sollte Ihnen die Internetanbindung fehlen, erfolgt die Übertragung Ihrer erfassten Zeiten ganz automatisch, sobald Sie wieder online sind.
Einige andere Tools ermöglichen zusätzlich die GPS-Datenerfassung sowie Geofencing. Das ist vor allem für Mitarbeiter:innen auf der Baustelle oder bei Kundenbesuchen praktisch. Außerdem wissen Sie so ganz genau, ob Ihre Angestellten wirklich bei Kund:innen waren. Der Anbieter timr hat sogar ein integriertes Fahrtenbuch für Sie im Gepäck und sorgt so für weitere Zeitersparnisse.
Zeiterfassungs-Apps wie die von TimeTac sind einfach zu bedienen
Screenshot: trusted.de
Quelle: timetac.com
Häufig sind die mobilen Apps der Anbieter im Preis mit inbegriffen. Selbst in den kostenlosen Tarifen von Clockodo und timr nutzen Sie als Solo-Selbstständige:r das mobile Time-Tracking, allerdings eingeschränkt. Insgesamt bieten Ihnen die smarten Helferlein für unterwegs eine gute Unterstützung, wenn Sie Außendienstmitarbeiter:innen eine einfache Zeiterfassung ermöglichen möchten.
Ein bisschen was von allem: Der gesunde Mittelweg
Es gibt trotz aller Vor- und Nachteile der einzelnen Lösungen kein “Patentrezept” für alle Unternehmen. Oft benötigt jedes Organ einer Organisation einen anderen Weg; Ihr Besucherzentrum benötigt beispielsweise eine Zutrittskontrolle, während Ihre Angestellten auf Minijob-Basis kein eigenes Smartphone erhalten sollen und deshalb auf die Web-App zurückgreifen.
Bevor Sie sich also für eine Kauf- oder Mietlösung entscheiden, sollten Sie sich über Ihre “Must-haves” Gedanken machen und Ihre favorisierten Tools in der Praxis testen.
Wie hat trusted Digitale Stempeluhren getestet?
23
Anbieter im Vergleich
5
Anbieter im Praxistest
100
Stunden Aufwand
100
Stunden erfasst
Für den Praxistest der 5 besten digitalen Stempeluhren hat sich trusted die Softwares im Hintergrund genauer angesehen und für Sie ausgiebig getestet. Dabei waren die Usability, Funktionsumfang, Anpassungsmöglichkeiten sowie die gesetzeskonforme Zeiterfassung entscheidend. Außerdem haben wir das Angebot an passender Hardware und möglichen mobilen Apps recherchiert und miteinander verglichen.
Welche Möglichkeiten für das Time Tracking gibt es noch auf dem Markt?
Die hier vorgestellten Anbieter von digitalen Stempeluhren waren nicht das richtige für Sie? In unserem Praxistest der besten Zeiterfassungssysteme haben wir insgesamt 23 Anbieter unter die Lupe genommen. Hier sehen Sie nochmal alle Anbieter des Vergleichs:
trusted hat im Rahmen einer Aktualisierung des Digitale Stempeluhr-Tests alle Anbieter erneut unter die Lupe genommen. Das Ergebnis: Die Einschätzung und Bewertung der trusted-Redaktion sind noch aktuell.
12.06.2023
Digitale Stempeluhr - Test
trusted hat den großen Digitale Stempeluhr-Test mit insgesamt 18 Anbietern durchgeführt und stellt Ihnen die 5 besten Angebote hier übersichtlich vor.
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Diana ist Redakteurin für HR-Themen bei trusted.de. Die studierte Personalmanagerin und zertifizierte Ausbilderin weiß, was es bei der Arbeitszeiterfassung zu beachten gibt. Nun testet sie die besten Zeiterfassungssysteme aus der Cloud für Sie.
Babbel Bewertungen
4.5
918.106 Bewertungen
davon sind
918.006 Bewertungen
aus 3 anderen Quellen
Bewertungsquellen
203.579 Kunden bewerten auf iTunes durchschnittlich mit 4.6 von 5 Punkten (Stand: 07.03.2022)
203.579 Kunden bewerten auf iTunes durchschnittlich mit 4.6 von 5 Punkten (Stand: 07.03.2022)
203.579 Kunden bewerten auf iTunes durchschnittlich mit 4.6 von 5 Punkten (Stand: 07.03.2022)
