Laut einer Studie der Bitkom hält eine Mehrheit von 65% der deutschen Unternehmen, Projekte, die agil gemanagt werden, für erfolgreicher. Und weit mehr als die Hälfte der 300 befragten Unternehmen ist selbst bereits vollständig auf agiles Projektmanagement umgestiegen.

Zahlen lügen nicht; die Art, wie Unternehmen Projekte durchführen, hat sich stark verändert. An agilen Prozessen ist heute praktisch kein Vorbeikommen mehr – wobei das natürlich auch immer eine Frage der Branche und des Anwendungsbereiches ist.

In meinem Guide findest du nicht nur eine Erklärung, was agiles Projektmanagement ist und die wichtigsten Schlagworte wie “Scrum” oder “Kanban”. Sondern auch eine Anleitung für Einführung agiler Methoden in deinem Team. Plus die besten Tools, um agile Projekte zu planen, umzusetzen und zu tracken.

Dazu schaue ich mir verschiedene agile Frameworks und Methoden genauer an und zeigen dir, wie du sie praktisch für dich nutzen kannst. Ich gehe auf Vor- und Nachteile einzelner Methoden und Tools ein und gebe Tipps, wie du auftretende Risiken sauber umschiffen kannst.

Neugierig? Dann lass uns keine Zeit verlieren! Let’s go!

Definition: Was ist agiles Projektmanagement?

Agiles Projektmanagement ist eine Art, Projekte agil zu planen und durchzuführen. Man könnte es auch als mehr Punkrock im Projektmanagement beschreiben. Es sprengt den klassischen Projektrahmen durch Flexibilität, Transparenz und ständige Verbesserung.

Es ist damit ein Gegenentwurf zum “klassischen” Projektmanagement. Während klassische Projekt-Teams auf fixe Planung, klar definierte Arbeitsschritte und starre Hierarchien bauen, gehen agile Teams andere Wege:

• Statt exakt festgelegter Roadmaps und Projektphasen setzt agiles Projektmanagement auf kurze Arbeitszyklen (“Sprints”) mit festen Zielen.
• Statt ausführlicher Dokumentation kleinster Details erfassen agile Teams nur das Nötigste und sparen sich den Verwaltungskram, wo es nur geht.
• Statt langwieriger Statusmeetings treffen sich agile Teams immer nur kurz und bündig, dafür aber so gut wie täglich.
• Anstelle einer zentralen Projektleitung organisieren sich agile Teams selbstständig und arbeiten auf Augenhöhe. #gemeinsam!

Hier wird nicht jeder Prozess durchgezogen, “weil es schon immer so gemacht wurde”. Wenn Verbesserungen möglich sind, werden sie auch umgesetzt. Und zwar sofort. Agile Projektarbeit setzt auf ständige Optimierung von Arbeitsprozessen und kann sich so an (fast) jede Situation anpassen. Veränderungen sind im klassischen Projektmanagement ein Risiko und Todfeind; für agile Teams dagegen ein natürlicher Verbündeter.

Welche Vorteile bietet agiles Projektmanagement?

Größter Vorteil agiler Methoden ist die namensgebende Schnelligkeit (“Agilität”). Gemeint ist die Fähigkeit, auf Veränderung, neue Kundenwünsche und Bedingungen zu reagieren.

Es gibt neue Technologien, die dein Projektteam schnell in Arbeitsabläufe integrieren muss? Mit agilen Prozessen kein Problem! Neue Wettbewerber verändern den Markt? Mit agilen Methoden kannst du schnell reagieren und Produkte so anpassen, dass sie wieder konkurrenzfähig sind.

Hier sind einige der größten Vorteile agiler Arbeitsprozesse:

Wie du siehst: Insgesamt ist agiles Projektmanagement deutlich weniger anfällig für Veränderungen.

Es mag paradox klingen, weil Projektmanagement natürlich viel mit Planung zu tun hat. Aber agile Teams begreifen Veränderungen eben nicht grundsätzlich als Störfaktor. Der Clou ist einfach: indem Veränderungen fester Bestandteil der Planung werden, ist der (Projekt-)Plan resistenter.

Aber, und das ist wichtig zu verstehen: Agiles Projektmanagement ist kein Wundermittel und schon gar nicht die Lösung aller Probleme!

Es gibt Projekte, die sich viel besser mit konventionellen und bewährten Methoden bewältigen lassen. Klassisches Projektmanagement liefert dann auch schlichtweg die besseren Ergebnisse. Es geht also nicht darum, dass du auf Krampf agil arbeitest, nur weil es hip ist!

Für welche Anwendungsbereiche agile Prozesse grundsätzlich (besser) geeignet sind, erfährst du im nächsten Abschnitt.

Für welche Projekte ist agiles Projektmanagement sinnvoll?

Agile Prozesse eignen sich vor allem für Anwendungsbereiche in sich ständig ändernden Umgebungen und Marktbedingungen. Ursprünglich für die Software-Entwicklung erdacht, ist agiles Projektmanagement heute in zahlreichen weiteren Branchen anzutreffen, z.B.:

• Software-Entwicklung
• Produkt-Entwicklung und Design
• Marketing und Werbung
• Forschung und Entwicklung
• Start-ups und innovative Unternehmen
• Medizintechnik
• Bildung und Training
• Kundenservice
• Eventmanagement

Die Notwendigkeit von agilen Modellen

Agile Methoden sind kein Selbstzweck. Die Einführung agiler Konzepte war schlichtweg notwendig und es gibt gute Gründe, warum agiles Projektmanagement im Trend liegt:

Mit der Digitalisierung und Globalisierung hat sich unsere Art zu Wirtschaften rapide verändert. Neue Geschäftsmodelle, Technologien und Produkte schießen wie Pilze aus dem Boden. Wer hier mithalten will, darf sich nicht ausruhen und in alten Mustern verharren.

Unternehmen, die mithalten wollen, müssen in der Lage sein, auf all diese Veränderungen Antworten zu finden - und zwar schnell. Das gilt umso mehr für Firmen, die nicht nur mitspielen wollen, sondern den Anspruch haben, den Markt anzuführen. Ein wichtiger Faktor ist hier die Kommunikation. Denn agile Teams können auf Veränderungen vor allem deshalb schneller reagieren, weil sie Transparenz und Austausch als essenziell betrachten.

Es ist kein Drama, wenn das Projekt nicht nach Plan läuft. Es ist ein Drama, wenn der Projektmanager nichts davon weiß.

Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Kundenzufriedenheit. Mit den heute vorhandenen Möglichkeiten ist nämlich auch der Anspruch an Produkte und Dienstleistungen gestiegen.

Unternehmen, die auf Kundenwünsche nicht eingehen und vielleicht sogar kritisches Feedback nicht ernst nehmen, werden es schwer haben, sich zu behaupten. Dafür gibt es mittlerweile einfach zu viele Alternativen.

Agiles Projektmanagement setzt genau hier an und erlaubt durch seine Konzeption eine kundenorientierte Projektarbeit, bei der Transparenz und Kommunikation eine Schlüsselfunktion einnehmen.

Agiles vs. klassisches Projektmanagement

Um dir die Unterschiede zwischen dem agilen und dem klassischen Vorgehen im Projektmanagement zu verdeutlichen, wie wäre es mit einem Beispiel? Stellen wir uns vor, wir planen eine Reise.

Der klassische Ansatz könnte z.B. so aussehen:

Die Reisegruppe plant akribisch bis ins kleinste Detail. Dazu gehören nicht nur die Ankunft und die Auswahl eines passenden Hotels. Die Gruppe kann dank Stadtplan und Reiseführern sogar exakte Routen für Tagesausflüge festlegen sowie Sehenswürdigkeiten, Attraktionen und Restaurants markieren.

Für Städtereisen, bei denen die Orte, Straßen und Buslinien in Stadtplänen verzeichnet und daher bekannt sind, ist dieses Vorgehen möglich. Und in vielen Fällen auch sinnvoll.

Eine Städtereise lässt sich in der Regel gut mit einem klassischen Ansatz planen

Quelle: trusted.de

Ganz anders sieht das bei einer Expedition auf eine weitgehend unbekannte Schatzinsel aus. Hier ist erstmal nur das Projektziel bekannt (nämlich den Schatz zu finden). Das Expeditionsteam kann sich gut vorbereiten, passendes Equipment einpacken und die Verpflegung durch entsprechende Rationen sicherstellen.

Aber die Reise lässt sich nicht exakt planen! Schon der Weg zur Insel ist ein Abenteuer: Es gibt unbekannte Klippen, gefährliche Untiefen. Und auch auf der Schatzinsel selbst ist das Abenteuer nicht beendet. Vielleicht ist eine Route wegen Steinschlags nicht passierbar und das Team muss einen anderen Weg finden. Und ob das Nachtlager besser hier oder dort aufgeschlagen wird, lässt sich erst entscheiden, wenn die Umgebung bekannt ist.

Statt Wegpunkten, Stadtplan und öffentlichen Verkehrsmitteln muss sich das Team also auf Kompass, Fernglas und die Erkundung der Insel verlassen, um zum Ziel zu gelangen.

Die Expedition auf eine unbekannte Schatzinsel erfordert agile Konzepte und Methoden

Quelle: trusted.de

Genauso ist es auch im agilen Projektmanagement. Besonders Teams mit komplexen, also weitgehend unbekannten Herausforderungen, profitieren von den Möglichkeiten agiler Ansätze. Statt sich an Plan 0815 zu halten, der ggf. eh nicht funktioniert, stellt sich ein agiles Team auf ständige Veränderungen ein - sie sind gewissermaßen Teil der Planung!

In dieser Tabelle findest du noch einmal einige der wichtigsten Unterschiede von agilen bzw. klassischen Projekten:

Mein (unwissenschaftliches) Fazit: Statt mit leeren Händen heimzukommen, können agile Teams mit der richtigen Arbeitsweise tatsächlich Schätze heben, die anderen verwehrt bleiben.

Das ist schön und gut; aber wie funktioniert agiles Projektmanagement denn nun eigentlich? Schauen wir uns das mal im Detail und Schritt für Schritt an:

Wie führe ich agiles Projektmanagement für mich und mein Team ein? In 4 Schritten zur Agilität

Grundsätzlich ist die Einführung agiler Methoden kein Hexenwerk. Agiles Projektmanagement läuft immer – mehr oder weniger – nach den gleichen Schritten ab:

1. Projektanforderungen definieren (ggf. mit Kund:innen oder der Geschäftsleitung)
2. Team zusammenstellen (5 bis 10 Personen, die am Projekt arbeiten können)
3. Sprint planen (Ein Zeitraum von 1 bis 4 Wochen, in denen gearbeitet wird)
4. Sprint durchführen (aka: am Projekt arbeiten)
5. Ergebnisse des Sprints diskutieren (Was wurde erreicht, was noch nicht?)
6. Teilergebnisse den Kund:innen bzw. der Geschäftsleitung präsentieren
7. Nächsten Sprint planen

Je nachdem, wie dein Team bisher gearbeitet hat – und was ihr eigentlich genau tut – gibt es nur feine Unterschiede. “Agil” kann vieles bedeuten. Deswegen stelle ich dir erstmal die beliebtesten Methoden vor und zeige dir, welche für dich und dein Team am besten geeignet ist.

Wichtig: Agiles Projektmanagement ist hip und viele springen auf den Zug auf. Das ist schön, aber auch gefährlich. Nicht jedes Team ist fit für agile Methoden und nicht überall, wo “agil” draufsteht, wird auch tatsächlich agil gearbeitet. Es ist daher wichtig, erst einmal selbst ein agiles Mindset zu entwickeln. Dazu gehört die ständige Überprüfung, was für dich und dein Team funktioniert. Du musst also nicht auf Teufel komm raus an einer dieser Methoden festhalten, wenn dein Team nicht damit zurechtkommt.

1. Agile Projektmanagement-Methode finden

Die Einführung agiler Methoden bzw. von agilem Projektmanagement ist kein Pappenstiel und wird die bisherige Arbeitsweise und Kommunikation über den Haufen werfen.

Das ist ja auch Sinn der Sache; trotzdem solltest du dir der Risiken bewusst sein. Im schlimmsten Fall verzettelst du dich mit deinem Team in ungeübten Prozessen und verlierst das Wichtigste aus den Augen: den erfolgreichen Projektabschluss.

Deshalb ist es wichtig, dass Projekt-Manager und Team zu einer Methode finden, die tatsächlich auch passt. Im folgenden Abschnitt stelle ich dir die wichtigsten agilen Methoden und ihre Anwendungsbereiche vor.

So findest du mit Sicherheit eine zu dir und deinen Projekten passende Arbeitsweise:

Kanban

Den Anfang macht eine der wohl bekanntesten Methoden des agilen Projektmanagements: Kanban.

Kanban wurde vor allem für agiles Aufgabenmanagement entwickelt und eignet sich hervorragend für ein strukturiertes und flexibles Vorgehen.

Hauptwerkzeug ist das Kanban-Board. Hier werden einzelne Aufgaben als Karten abhängig von ihrem Status durch die Spalten des Boards geschoben. Das sorgt dafür, dass jedes Teammitglied konstant mit Aufgaben versorgt, aber gleichzeitig nie überlastet ist. Außerdem lassen sich einzelne Tasks priorisieren, indem bereits aktive Aufgaben kurzzeitig gestoppt werden. Das gibt Teams mehr Flexibilität und Freiraum.

Ein Beispiel für ein Kanban-Board eines Marketing-Projektes siehst du hier:

Kanban-Boards und agiles Projektmanagement sind ein gutes Team

Screenshot: trusted.de

Quelle: monday.com

Richtig eingesetzt, steigert Kanban die Produktivität im Team und gibt dennoch genügend Freiraum, spontan auf neue Prioritäten oder Probleme zu reagieren.

Kanban steht exemplarisch für das 4. agile Prinzip, das besagt, dass die schnelle Reaktion auf Veränderungen wichtiger ist, als das Festhalten an einem ursprünglichen Projektplan. Wenn du also vor allem eine Methode suchst, um deine Workflows besser zu strukturieren, ist die Arbeit mit Kanban eine gute Wahl.

Wie läuft Kanban ab?

• Alle Projektaufgaben landen auf dem Kanban-Board im Status “In Planung”
• Die Aufgaben werden ans Team verteilt und Verantwortlichkeiten zugewiesen
• Das Team arbeitet an den Tasks und verschiebt sie über das Board
• Von “Planung” in “Bearbeitung” (ggf. über “Prüfung”) und schließlich in “Erledigt”
• Alle Im Team wissen immer, wie weit das Projekt gediehen ist
• Stehen alle Tasks auf “Erledigt” ist das Projekt abgeschlossen

Nicht nutzen solltest du Kanban, wenn deine Projekte komplex sind und viele Abhängigkeiten haben. In dem Fall ist es schwierig, auf dem Kanban-Board den Überblick zu behalten.

Und auch das muss klar sein: Disziplin und Transparenz sind ausschlaggebend! Alle im Team können auf das Board zugreifen; deswegen sollten auch alle eine Ahnung davon haben, wie das Ganze abläuft. Sonst werden Aufgaben willkürlich verschoben oder gehen verloren. Oder neue Tasks, die im Laufe des Projekts dazukommen, werden nicht dokumentiert und ins Board übernommen. Dann hat Kanban seinen Sinn verfehlt!

Scrum

Einer der absoluten Stars am agilen Projekthimmel ist Scrum.

Die Methode steht wahrscheinlich am deutlichsten für die agilen Prinzipien und Werte. Im Mittelpunkt steht das Team, das interdisziplinär und kooperativ an einem Projektziel arbeitet. Wichtige Voraussetzungen für Scrum sind Transparenz, eine offene Kommunikation und das Arbeiten in kurzen Sprints mit klar definierten (Sprint-)Zielen.

Ziel ist es, nicht das Projektziel als Ganzes zu erreichen, sondern nach jedem Sprint ein fertiges Teilergebnis oder Teilprodukt zu liefern, das für sich genommen schon funktioniert. Das ist das sogenannte (Product) Increment.

Damit stellt Scrum sicher, dass Kunden und Stakeholder in den Entwicklungsprozess eingebunden sind und ihr Feedback in die weitere Entwicklung einbringen können. Dieses Feedback fließt in die nächste Sprintplanung ein und steigert Produktqualität und Kundenzufriedenheit.

Wie läuft Scrum ab?

• Die Stakeholder (wie Kund:innen, Geschäftsleitung, etc.) geben ein Projekt in Auftrag
• Ein Team aus maximal 10 Personen wird zusammengestellt und Rollen verteilt
• Der Product Owner kümmert sich um die Vision des Produkts und die Stakeholder
• Der Scrum Master überwacht die Prozesse und Abläufe
• Die Developer arbeiten operativ am Projekt/Produkt
• In täglichen Meetings (“Daily Scrums”) wird der Projektfortschritt besprochen
• Nach jedem 1- bis 4-wöchigen Sprint werden Ergebnisse geprüft (“Sprint Review”)
• und Probleme diskutiert, um den nächsten Sprint zu planen (“Sprint Retrospective”)
• Am Ende steht das fertige Produkt

Möchtest du mehr über Scrum erfahren? Kein Problem, denn in meinem großen Scrum-Ratgeber habe ich mich schon en détail mit dieser Methode beschäftigt!

Scrum vs. Kanban – Wo liegt der Unterschied?

Während Scrum Projekt-Teams vor allem unterstützt, indem es Werte, Rollen und Sprintziele definiert, eignet sich Kanban besonders, um eine gute Verteilung von Aufgaben und damit optimale Teamauslastung zu erreichen. Außerdem lassen sich einzelne Tasks mit Kanban-Boards sehr einfach priorisieren.

Scrumban

Es ist nicht schwer zu erraten, was es mit “Scrumban” auf sich hat, oder?

Die Methode kombiniert wesentliche Aspekte von Scrum und Kanban zu einer Hybrid-Lösung. Eigentlich wurde Scrumban entwickelt, um reinen Kanban- bzw. Scrum-Teams den Übergang zur jeweils anderen Vorgehensweise zu erleichtern. Einige Teams haben dann festgestellt, dass die Mischung aus Kanban- und Scrum-Elementen ideal für sie funktioniert und sind einfach dabei geblieben. So jedenfalls der Mythos.

Scrumban pickt sich einfach das beste der beiden Methoden heraus: Als Struktur dient der Aufbau nach Scrum, das Team arbeitet also in kurzen Sprints an klar definierten Zielen. Auch die Meeting-Routine wird von Scrum übernommen. Die Arbeit erfolgt dann aber mit der für Kanban üblichen Visualisierung in Boards und nach dem Work-in-Progress-Prinzip.

Aber Vorsicht! Für (klassische) Projektteams, die bisher weder mit Scrum noch mit Kanban gearbeitet haben, ist die Einführung von Scrumban nicht zu empfehlen. Dein Team sollte vorher die Abläufe, Mindsets und Arbeitsweisen mindestens einer der beiden Methoden verinnerlicht haben!

Design Thinking

Design Thinking beruht genau wie Scrum auf ständiger Anpassung und kurzen Arbeitszyklen. Im Vergleich zum Vorbild ist diese Methode aber noch komprimierter und klar durchgetaktet.

Ein Design Thinking kann ein Meeting von wenigen Stunden sein – oder ein Workshop von 1 bis 3 Tagen. Ein ganzes Projekt, das mit Design Thinking bearbeitet wird, kann bis zu 3 Monate dauern – je nachdem, in welcher Branche oder Abteilung du arbeitest.

Design Thinking läuft immer nach genau denselben 5 Phasen ab:

Je nachdem, was entwickelt werden soll, kann Design Thinking auf den ersten Blick ein echter Zeitkiller sein. Allein die ersten Phasen bedeuten viel Zeitaufwand, weil das Team viele Perspektiven einbeziehen und bewerten muss.

Am Ende steht dafür – im Idealfall – aber echte Innovation nah am Kundenbedürfnis. Ein bisschen eine high risk, high reward Geschichte. Ob sich der Aufwand lohnt, musst du immer selbst abschätzen! Ein bisschen Erfahrung im Projektmanagement solltest du daher mitbringen.

Extreme Programming

Die Extremsportart für Entwickler:innen!

Extreme Programming (kurz: XP) ist eine agile Methode, um schnell Software zu entwickeln. Der Fokus deines Teams liegt dabei auf der Lösung eines Problems – nicht auf einer formalisierten und unnötig komplizierten Umsetzung.

Kommunikation, Einfachheit und Feedback sind die Grundwerte. Ziel von XP ist es, dem Wunsch deiner Kund:innen entsprechend möglichst schnell eine funktionierende Software zu liefern und dabei Kosten und Dauer gering zu halten.

Das bedeutet stetige Tests und Reviews, und das nicht nur monatlich oder wöchentlich, sondern täglich, minütlich, sekündlich.

Wie läuft Extreme Programming ab?

• Die Anforderungen an die fertige Software werden definiert
• Darauf basierend entstehen ein Releaseplan (= jeder Monat ein neuer Release)
• ein Iterationsplan (= jede Woche eine fertige Anpassung an der Softwareversion)
• ein Meetingplan (= jeden Tag ein Standup-Meeting mit allen Beteiligten)
• ein Plan für die Integration neuer Komponenten (mehrmals täglich/”stündlich”)
• die Fertigstellung eines UNIT-Tests, um Code permanent (“minütlich”) zu überprüfen
• und Paare von Entwickler:innen, die im 4-Augen-Prinzip (“sekündlich”) den Code kontrollieren

Die Taktung ist also viel engmaschiger, als z.B. in Scrum, weil permanent eine Überprüfung stattfindet. Insbesondere im Coding und in der Software-Entwicklung sind ständige Tests ein entscheidender Faktor! In den meisten anderen Projekten wäre ein Vorgehen nach XP dagegen viel zu viel Mikro-Management.

Design Sprint

Der Design Sprint schnappt sich das Beste aus zwei Methoden: Das “Design” des Design Thinking und die “Sprints” aus Scrum.

Die Unterschiede zum Design Thinking: Dort gibt es keinen fixen zeitlichen Rahmen, beim Design Sprint aber schon, nämlich einen festen Wochenzyklus. Jede (Arbeits)Woche mit 5 Tagen wird zum Sprint nach dem immer gleichen Muster.

Wie läuft Design Sprint ab?

• An Tag 1 schafft ihr ein gemeinsames Verständnis für das Problem und die Ziele
• An Tag 2 entwickelt ihr mögliche Lösungen
• Anforderungen ans Produkt werden durch User Storys und Storyboards anschaulich
• An Tag 3 einigt ihr euch auf einen Lösungsvorschlag und verfolgt diesen weiter
• An Tag 4 erstellt ihr einen Prototyp, der unter realen Bedingungen getestet wird
• An Tag 5 erfolgt dann eine Analyse und Feedbackrunde

Der Design Sprint 2.0 arbeitet nach demselben Muster, verkürzt den Zyklus jedoch auf 4 Tage und versucht damit, noch agiler und kundenorientierter zu arbeiten.

Lean Start-up

Lean Start-up ist eine agile Methode zur Entwicklung von Unternehmen und Produkten. Hintergrund ist das Scheitern zahlreicher Start-ups nach Platzen der Dotcom-Blase. Lean Start-up soll die Risiken für neue Unternehmen minimieren und durch schlanke Prozesse (“lean”) die Entwicklung neuer Technologien und Produkte beschleunigen.

Lean Start-up kommt hauptsächlich im Hightech-Bereich zur Anwendung, da hier die Marktumgebung besonders unsicher ist. Niemand weiß so richtig, ob neue Technologien und innovative Produkte wirklich einschlagen oder nicht doch eher als Rohrkrepierer enden.

Mit kurzen Entwicklungszyklen, Produkttests und weiteren Methoden will Lean Start-up also sicherstellen, dass Geschäftsmodelle umsetzbar und tragfähig sind.

Das Konzept: jede Geschäftsidee ist eine Hypothese und Wette auf die Zukunft. Und eine Hypothese muss immer anhand gewisser Erfolgskriterien geprüft werden.

Wie macht Lean Start-up das genau?

Minimum Viable Product (kurz MVP): Damit ist die Entwicklung einer Produktversion gemeint, die bei minimalem Aufwand und Kosten die größtmögliche Menge an Kundenerfahrungen und Meinungen sammeln soll. Einfach gesagt: statt das Produkt bis ins letzte Detail zu entwickeln, wird eine Art Testballon auf den Markt geschmissen. Funktioniert das Produkt, weiß das Unternehmen, dass sich der Aufwand lohnt und entwickelt entsprechend weiter.

A/B-Tests: Mit verschiedenen Produktversionen kann ein Unternehmen kostengünstig herausfinden, welche Produkteigenschaften bei verschiedenen Kundengruppen besonders geschätzt werden. So bekommt ein Unternehmen unmittelbar einen Eindruck davon, welche Produktversion weiterentwickelt werden sollte - und welche nicht.

Überprüfungen: Lean Start-up setzt auf ständige Überprüfungen von Produkten, Dienstleistungen und Geschäftsideen unter realen Bedingungen. Gibt es keine Zielgruppe für Entwicklungen, wird die Geschäftsidee überdacht oder sogar verworfen. Wichtig hierbei: die Prüfungsphase sollte so schnell und kostengünstig wie möglich erfolgen, damit das Start-up seine Ressourcen nicht in letztlich unmögliche Vorhaben investiert.

Weitere agile oder halb-agile Methoden

DSDM

DSDM ist keine neue deutsche Casting-Show, sondern die Abkürzung für “Dynamic System Development Method”.

Das Ganze ist eher ein agiles Rahmenwerk, als eine exakte Methode. DSDM stützt sich auf 8 Prinzipien und hat den gesamten Projektverlauf im Blick. Der Fokus liegt auf der Umsetzung realistischer Ziele unter Zeitdruck und/oder mit begrenztem Budget.

Damit es konkreter wird, habe ich dir die 8 Prinzipien von DSDM hier anschaulich aufgelistet:

Diese Prinzipien machen DSDM insgesamt sehr regelbasiert; dafür hast du auch mehr Kontrolle über das Projekt. Wichtige Faktoren dafür: Prioritäten und eine strenge Bewertung des Nutzens. Keine Kompromisse!

DSDM hat starke Ähnlichkeiten zu Scrum. Der Unterschied liegt vor allem im breiteren Anwendungsgebiet, weil DSDM weniger auf operative Entwicklerteams ausgelegt ist, sondern auch weitere Rollen wie zum Beispiel den Projektmanager mit einschließt.

Crystal

Crystal, oder genauer die “Crystal Family”, ist eine Gruppe von miteinander verwandten agilen Frameworks, die hauptsächlich in der Software-Entwicklung zum Einsatz kommen. Eigentlich ist Crystal keine klar definierte Methode, sondern eine Gruppe von Ansätzen, die in verschiedensten agilen Methoden zum Einsatz kommen können.

Die wichtigsten Merkmale:

Grundsätzlich liegt der Fokus also weniger auf einzelnen Abläufen oder Schritten, sondern auf der Arbeitsweise des Teams. Prinzipien von Crystal stecken bereits in vielen anderen agilen Methoden – oder können dort integriert und zu einem Wert erhoben werden.

Die Grundannahme: Transparenz und ein enger und offener Austausch sind der Schlüssel zum Erfolg!

2. Das richtige Projektmanagement-Tool finden

Kein Projektmanagement ohne ein passendes Projektmanagement-Tool.

Klar, du kannst Projekterfolge auch in Excel tracken. Das ist aber weder übersichtlich noch zielführend, gerade bei komplexen Projekten. Vor allem – aber nicht nur – wenn dein Team remote arbeitet.

Glücklicherweise gibt es eine ganze Reihe von großartigen Projektmanagement-Tools, die sich super für agile Prozesse eignen. Ein paar Tipps habe ich dir hier mitgebracht.

monday.com

Zum Anbieter

monday eignet sich hervorragend für agile Projekt-Teams, die nicht gänzlich auf klassische Ansätze verzichten wollen. Das Tool bildet gekonnt agile Prozesse wie Kanban ab, eignet sich aber auch für Gantt-Charts und Tabellen. Zusätzlich hat monday Funktionen für das Aufgaben- und Workload-Management. Ein flexibler Allrounder, der viele Freiheiten bietet und mit smarten Automations punkten kann!

Wrike

Zum Anbieter

Wrike ist ähnlich gestellt wie monday, kann ein bisschen weniger, kommt aber in der Bedienung dafür auch weniger komplex daher. Perfekt für den Einstieg. Insgesamt ist Wrike ein fähiger Allrounder, der sich vor allem durch flexible Anwendungsbereiche und ein grundsolides Reporting auszeichnet. Top, wenn du Ergebnisse deinen Kund:innen oder dem Management vorstellen willst!

Asana

Zum Profil

Asana ist wie geschaffen für kleine bis mittelgroße agile Teams und zeigt seine Vorteile vor allem in der Arbeit mit Kanban-Boards. Vorteile gegenüber monday und Co. sind die intuitive Benutzeroberfläche und die geringe Einarbeitungszeit. Wenn du ein Tool suchst, mit dem du sofort durchstarten kannst, ist Asana zu empfehlen.

PLANTA project

Zum Anbieter

PLANTA ist eine kombinierte Projektmanagement-Lösung aus den Anwendungen PLANTA project und PLANTA pulse. Das Tool eignet sich insbesondere für Unternehmen, die sowohl klassisch als auch agil planen, und mehrere Projekte parallel koordinieren wollen. Das Tool überzeugt mit Funktionsstärke und Leistung und lässt sich auf so ziemlichen jeden Anwendungsbereich zuschneiden.

factro

Zum Profil

factro ist auch ein guter Allrounder und gibt Usern genug Freiheiten, agile wie klassische Ansätze zu verfolgen. Das Interface ist vielleicht nicht ganz so chic und modern wie in monday, aber die Funktionen überzeugen. Ob Kanbans, Gantt-Diagramme oder Tabellen: factro kann so ziemlich alles.

Trello

Zum Profil

Trello ist eine abgespeckte Version von Jira aus dem Hause Atlassian und eignet sich vor allem für kleine Teams in der Software-Entwicklung. Während Trello seine Stärken mit Kanban-Boards voll ausspielen kann, gerät das Tool für hybrid arbeitende Teams schnell an seine Grenzen. Aber: Finger weg, wenn du viele Teams oder Projekte gleichzeitig koordinieren willst; dafür ist Trello einfach zu schlank.

3. Agiles Projektmanagement einführen und agile Projekte durchführen

Nachdem du jetzt alle wichtigen Werkzeuge und deine Methode gefunden hast, noch einmal ein Wort der Warnung: Die Umstellung auf agiles Projektmanagement ist – auch mit der schönsten Methode und den besten Tools – eine Herausforderung!

Damit deine Einführungsphase so glatt wie möglich abläuft, habe ich dir hier einige Tipps zusammengestellt, die dir und deinem Projektteam helfen sollen, die ersten agilen Schritte zu meistern!

Ich zeige dir hier anhand eines fiktiven Unternehmens, wie die Einführung von Scrum aussehen könnte. trusted DESIGNZ ist eine kleinere Werbeagentur, die Crossmedia-Kampagnen für diverse Kundenfirmen erstellt. Weil bisher viele Projekte nur mit Verzögerung und deutlichem Mehraufwand zufriedenstellend beendet werden konnte, hat sich das Unternehmen entschieden, in Zukunft Scrum-Methoden zu nutzen.

Planung

Die Projekt-Planung steht am Anfang und kann als Grundsteinlegung begriffen werden. Hier erstellen du und dein Team die eigentlichen Projekt-Anforderungen. Klar, du brauchst eine Vision. Aber Visionen lassen sich eben verdammt schlecht in konkrete Aufgaben übertragen. Deshalb solltest du zu Beginn aus deiner Vision ein klar definiertes Projektziel entwickeln, das die Kundenerwartungen befriedigt.

Außerdem dient die Planung der Erstellung eines zeitlichen Rahmens und der Zusammenstellung eines Projekt-Teams, das alle für das Projekt benötigten Kompetenzen mitbringt.

Und bei aller Agilität: dein Team arbeitet nicht nur von Luft und Liebe. Vergiss also nicht rechtzeitig an das benötigte Budget und weitere Ressourcen zu denken. Vielleicht benötigt dein Team externe Dienstleistungen oder Expertisen? An all diese Punkte solltest du denken.

Ein Hersteller von Outdoor-Kleidung möchte das Image der Marke durch eine Werbekampagne verjüngen. Das Unternehmen beauftragt trusted DESIGNZ mit dem Entwurf eines passenden Konzeptes. Die benötigten Ressourcen sind bekannt und entsprechend wird das Kampagnen-Team zusammengestellt. Neben mehreren Grafik-Designern, Textern und einem Kontaktverantwortlichen holt sich das Team noch eine Ansprechpartnerin des Auftraggebers ins Boot: Sie soll in die Kampagnen-Entwicklung einbezogen werden und ihre fachliche Expertise aus dem Outdoor-Sport beisteuern.

Konzeption

In der Planung wird aus einer zunächst noch vagen Vision bereits ein definierter Rahmen entwickelt. In der Konzeption füllen du und dein Team diesen Rahmen dann durch konkrete Anforderungen an das eigentliche Produkt bzw. Projektziel.

Hier arbeitet das gesamte Team zusammen und erstellt gemeinsam die wichtigsten Produktmerkmale und Eigenschaften. Auch eine Roadmap kann hilfreich sein. Versteife dich hier aber nicht zu sehr auf einzelne Meilensteine. Anders als in klassischen Projekten legst du nämlich eben nicht genau fest, wie und wann du das Ziel erreichst. Qualität des Ergebnisses und die Akzeptanz durch Stakeholder und Kund:innen steht über der Einhaltung von Zeit- oder Budgetplänen!

Das Team von trusted DESIGNZ entwickelt in mehreren Meetings und Brainstorming-Sessions erste Ansätze für eine Kampagne. Weil es für alle eine neue Arbeitsweise ist, hat sich das Team entschieden, diese Meetings in Form mehrerer Workshops abzuhalten. Die Anforderungen der Kundenfirma sind bekannt, und entlang der Vorgaben (junge Zielgruppe, modernes und frisches Design) werden die Merkmale der Kampagne konkretisiert. Während die Grafik-Designer für den Look der Kampagne zuständig sind, werden die Texter passende Slogans entwerfen.

Durchführung

In dieser Phase beginnt die eigentliche Projektarbeit. Je nach gewählter Methode arbeitet dein Team in Sprints die hierfür ausgewählten Produktmerkmale und Anforderungen ab. Gleichzeitig zeigt sich hier auch, wie ernst du und dein Team es mit der agilen Projektarbeit meint. Klar, der Impact von agiler Planung und Konzeption sollte nicht unterschätzt werden. Aber erst im Projektalltag zeigt sich, welche agilen Prozesse wirklich funktionieren und wie gut dein Team damit zurechtkommt. Worauf du besonders achten solltest:

Das Team von trusted DESIGNZ beginnt mit der eigentlichen Projektarbeit. Das Team hat sich übereinstimmend auf kurze 2-Wochen Sprints geeignet, damit die einzelnen Etappenziele des Projektes greifbar bleiben. Es trifft sich täglich zu einem 15-minütigem Daily, und bespricht und koordiniert die anstehenden Aufgaben. Besonders die Texter und Designer profitieren von den kurzen Briefings, und können ihre Arbeit gut aufeinander abstimmen.

Test

Die Testphase ist wichtig, um zu überprüfen, ob die gelieferten Arbeitsergebnisse eines Sprints auch den ursprünglichen Anforderungen entsprechen. Je nach Bedarf kann der Test intern oder auch unter Einbezug von Kunden und Stakeholdern erfolgen. Testphasen sollten regelmäßig stattfinden, und zwar nicht nur als bloße Routine oder Pflichtprogramm, sondern weil sie wichtig sind, um ein bestmögliches Endprodukt für die Kunden zu erzielen.

Das Team kann sich so außerdem vergewissern, dass es auf dem richtigen Weg ist. Falls nicht, können alternative Lösungen gesucht werden, ohne dass gleich das gesamte Projekt gefährdet ist.

Transparenz: Beziehe Kunden und Stakeholder mit ein. So erfährst du frühzeitig, ob dein Projekt auf dem richtigen Weg ist und kannst Feedback und Änderungswünsche rechtzeitig berücksichtigen. Davon profitieren nicht nur die Auftraggeber, die ein besseres Produkt erhalten, sondern auch du und dein Team, die ihre Kapazitäten in erfolgreiche Projekte investieren.

Nach 2 Wochen stehen bereits erste Kampagneninhalte fest und es liegen 3 verschiedene Entwürfe für das Design vor. Die Auftraggeber sind mit zwei Vertretern aus der Marketing-Abteilung vertreten und lassen sich die Ergebnisse vorführen. Nach einer längeren Erörterung einigt man sich auf einen Favoriten, der mit nur kleinen Änderungen das Kampagnenbild bestimmen soll.

Abschluss

Am Ende eines Projektes steht auch im agilen Projektmanagement der Projektabschluss. Diese Phase solltest du in ihrer Bedeutung nicht unterschätzen, weil sie den nötigen Raum für die Optimierung deiner Projekte liefert. Hier werden also nicht nur die Ergebnisse anhand der Ausgangskriterien gemessen, sondern vor allem auch Probleme und Fehlerquellen analysiert.

Gab es Prozesse, die unnötig Zeit gekostet haben? Gab es Schwierigkeiten, bspw. in der Kommunikation? Wenn diese Punkte offen thematisiert werden, kann dein Team nach Lösungen suchen und das nächste Projekt besser gestalten.

Offenheit: Signalisiere deinem Team, dass es völlig in Ordnung ist, auch vermeintliche negative Dinge anzusprechen. Die Wahrheit ist manchmal unbequem und das Aussprechen erfordert Mut. Schaffe einen Rahmen, indem sich jeder traut, auch Probleme offen zu thematisieren.

Lernorientierung: Betrachte Fehler als Chance zum Lernen und zur Verbesserung. Halte retrospektive Meetings ab, um Erfahrungen zu reflektieren und Best Practices zu identifizieren.

Der erste Sprint ist beendet und das Team kommt intern zusammen, um die vergangenen zwei Wochen ausführlich zu besprechen. Anders als in den Daily Sprints wurde für dieses Meeting kein Zeitrahmen gesetzt, weil nicht absehbar ist, wie ausführlich einzelne Themen besprochen werden. Ein Großteil der Teammitglieder zeigt sich positiv überrascht und ist vor allem mit den Ergebnissen des Sprints zufrieden: Die Kundenfirma hat das Konzept aufgenommen und die Kampagne mit kleinen Änderungen abgesegnet. Aber es gibt auch Kritik: Nicht jedes Teammitglied hat seinen Aufgabenstatus aktualisiert, sodass mehrfach nachgefragt werden musste. Das hat unnötig Zeit gekostet und soll in Zukunft besser werden. Die Agentur überlegt, ob sie sich ein passendes Projektmanagement-Tool zulegen wird, mit dem die Nachverfolgung von Aufgaben einfacher werden soll. Bisher wurde hierfür eine Wandtafel im Meetingraum genutzt, in Zukunft soll eine digitale Variante verfügbar sein.

Du hast sicherlich gemerkt: agiles Projektmanagement setzt nicht nur auf Techniken und bestimmte Methoden, sondern verlangt auch ein besonderes Mindset. Was damit gemeint ist, erfährst du im nächsten Abschnitt!

4. Die 12 Grundprinzipien des agilen Projektmanagements beachten

Werden wir mal kurz ein bisschen theoretischer!

Denn bei allen Methoden, Tools und Instrumenten ist einer der wichtigsten Schritte für agiles Denken das passende Mindset.

Um das zu definieren, hat eine Gruppe von Entwickler:innen 2001 das “Agile Manifest” aufgebaut und darin 12 klar definierte Prinzipien fixiert:

1. Die Kundenzufriedenheit hat die höchste Priorität und soll durch frühe und kontinuierliche Auslieferung sichergestellt werden.
2. Veränderte und aktualisierte Anforderungen sind auch zu einem späten Entwicklungsstand jederzeit willkommen. Agile Prozesse begreifen die Änderungen als Wettbewerbsvorteil im Sinne des Kunden.
3. Fertige Produkte (oder Dienstleistungen) sollten innerhalb kurzer Zeitspannen (wenige Wochen) an den Kunden ausgeliefert werden.
4. Spezialisten und Entwickler kommunizieren regelmäßig während des Projektes.
5. Motivierte Mitarbeiter:innen sind für Projekte von Vorteil. Schaffe daher ein angenehmes Umfeld und gebe die Unterstützung, die sie benötigen.
6. Der effektivste Weg, Information auszutauschen, ist die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht.
7. Das wichtigste Fortschrittsmaß ist ein funktionierendes Produkt oder eine funktionierende Dienstleistung.
8. Agile Prozesse fördern die nachhaltige Entwicklung, die Auftraggeber, Entwickler und Benutzer im gleichmäßigen Tempo halten können.
9. Der ständige Blick auf technische Exzellenz und ein gutes Design erhöht die Agilität.
10. Einfachheit, die Kunst, die Menge nicht getaner Arbeit zu maximieren, ist essenziell.
11. Die besten Anforderungen und Entwürfe entstehen durch selbst organisierte Teams.
12. In regelmäßigen Abständen reflektiert das Team, wie es effektiver werden kann und passt sein Verhalten entsprechend an.

So. Passt doch. Jetzt müssen sich nur alle einmal diese 12 Punkte durchlesen, und zack! Schon ist dein Team agil. Richtig?

Falsch!

Es reicht nicht, die Theorie zu verstehen. Die Umstellung auf agile Projektarbeit fordert von allen Beteiligten ein hohes Maß an Selbstdisziplin und Reflexion. Und als Führungskraft kannst und solltest du auch unterstützend wirken und dein Team anleiten.

Aber: Du sollst dein Team nicht zum Jagen tragen. Es geht darum, dass alle Teammitglieder erkennen, welche Vorteile agiles Projektmanagement hat. Du bist also weder Vortänzer:in noch Motivator:in vom Dienst. Deine Aufgabe ist es vielmehr, die Kunde von Agilität in dein Team zu tragen und dann die Arbeitsumgebung so zu optimieren, dass die Sache Wurzeln schlagen kann.

Fazit: Passt agiles Projektmanagement zu meinen Projekten und meinem Team?

Vor Einführung agiler Methoden solltest du dir zuerst die Frage stellen, was du mit agilen Prozessen eigentlich erreichen möchtest. Agil heißt ja nicht automatisch “besser”.

Ein Plan, der nicht geändert werden kann, ist schlecht.

Wenn deine bisherigen Projekte wegen fehlender Flexibilität und Kundennähe gescheitert sind, könnten agile Ansätze natürlich eine vielversprechende Lösung sein. Agile Methoden sind aber eben auch kein Wundermittel, die dir in allen Projekten den Erfolg garantieren.

Außerdem: Nicht jeder Mensch ist für agiles Arbeiten geeignet. Manch eine schätzt vielleicht klare Arbeitsanweisungen und definierte Deadlines - und leistet dann sogar deutlich mehr, als in selbstorganisierter Arbeit.

Als Projektleiter bzw. Führungskraft solltest du also zuallererst dein Team kennen und analysieren, ob sich dein Team wirklich für agile Arbeit eignet. Und nicht zuletzt gilt: Werte wie Offenheit, Transparenz und Selbstorganisation kann man nicht einfach verordnen, man muss sie vorleben und auf Nachahmung hoffen.

Agiles Projektmanagement FAQ